事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)分析

文/山東省煙臺市教育局辦公室　姜濤

事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)分析

文/山東省煙臺市教育局辦公室姜濤

事業(yè)單位在檔案管理的過程中，如何才能切實(shí)推動檔案管理的信息化建設(shè)，成了較為關(guān)注的問題。為此，本文對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)意見。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國事業(yè)單位也得到了較大的發(fā)展，在這種背景下，事業(yè)單位的檔案也越來越多，如何對其進(jìn)行有效的管理就成了檔案管理人員較為關(guān)注的問題。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代下，檔案管理信息化建設(shè)也成了必然的趨勢，但是，要如何才能更好地推動檔案管理的信息化建設(shè)呢？帶著這個問題，筆者對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，以及事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施作出了以下的分析。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理信息化建設(shè)主要指的是在管理過程中利用相關(guān)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，以此來使檔案管理更加合理，從而能更好地服務(wù)社會。在之前傳統(tǒng)的檔案管理過程中，其存在著較多的問題，管理工作十分地繁瑣，管理人員的工作量也十分地大，并且由紙張進(jìn)行管理的方式也十分落后，在保存的時候較為費(fèi)力，很有可能造成信息資源的損壞。但是，采用信息化管理方式就能夠有效地改善傳統(tǒng)管理方式所存在的問題，并且優(yōu)勢也十分的明顯，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)就能有效地改善紙張不能長期保留的問題，信息化檔案管理只需要對其進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，建立電子檔案，就能對其進(jìn)行長期的保存和使用。二是檔案管理信息化建設(shè)，在對檔案進(jìn)行查詢時會更加方便，只要在數(shù)據(jù)庫中輸入相應(yīng)的查找詞就能對檔案進(jìn)行閱讀和查詢，十分快捷，并且操作也十分的簡單。三是對檔案管理信息化建設(shè)能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是非常重要的，為此，事業(yè)單位可以對檔案管理人員的計算機(jī)技術(shù)水平進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，以此來提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)信息化檔案管理人才，這樣就能在一定程度上推動檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理人員還需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，在工作過程中盡心負(fù)責(zé)。

（二）配置相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)施。要想更好地對檔案資料進(jìn)行保存，使其性能更加穩(wěn)定，相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)施也是必要的。因此，檔案管理部門需要完成相關(guān)的信息化硬件建設(shè)，單位領(lǐng)導(dǎo)者加大資金的投入就能配置相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)施，將高水平的信息技術(shù)加入到檔案管理的過程中，這樣就能使其硬件設(shè)施更加完善，從而就能促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）制定相應(yīng)的信息化建設(shè)總體規(guī)劃。為了更好地推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，單位還需要制定相應(yīng)的總體規(guī)劃，使其建設(shè)過程更加合理化。在制定的過程中，事業(yè)單位一定要加強(qiáng)對信息化系統(tǒng)的靈活性以及可擴(kuò)展性建設(shè)，結(jié)合單位實(shí)際情況以及人才需求制定出符合本單位發(fā)展的管理模式，這樣才能保證所制定的總體規(guī)劃是符合事業(yè)單位實(shí)際的規(guī)劃，從而才能更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（四）建立起實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位在建設(shè)信息化檔案管理的過程中，可以在網(wǎng)上建立起一個實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站，將其作為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要手段，從而就能真正地實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。在建立的過程中，其主要是以網(wǎng)站的形式提供給相關(guān)人員檔案信息服務(wù)，這樣檔案管理人員不僅能在網(wǎng)上查詢到相關(guān)的檔案信息，還能在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案歸檔、檔案管理等工作，除此之外，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。為了更好地實(shí)驗檔案資源共享，事業(yè)單位可以選擇一些值得開發(fā)并且具備升級能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這樣就能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。除此之外，如果條件允許，還可以與具有一定實(shí)力的軟件公司進(jìn)行合作，開發(fā)出相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，這樣就能有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息的更新和換代，對檔案的管理也會更加地方便。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作是十分重要的，會對單位人才的培養(yǎng)和考核造成直接的影響，因此，相關(guān)工作人員一定要加強(qiáng)對檔案管理的重視，而檔案管理信息化建設(shè)能夠有效地提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，所以一定要加強(qiáng)對檔案管理工作的信息化建設(shè)，從各個方面促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

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