多媒體軟件在檔案管理中的應(yīng)用

文/山西省臨汾市廣播電視臺(tái) 楊秀紅

多媒體軟件在檔案管理中的應(yīng)用

文/山西省臨汾市廣播電視臺(tái) 楊秀紅

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件和電子檔案在國(guó)內(nèi)外都已普遍存在，檔案資料的數(shù)字化、光盤(pán)存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)上檢索查詢(xún)利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。 應(yīng)用了多媒體軟件技術(shù)的檔案影像化管理系統(tǒng)嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適用于政府機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的檔案管理。檔案管理系統(tǒng)中集成了主題詞自動(dòng)標(biāo)引、影像圖像的壓縮與動(dòng)態(tài)解壓、多媒體檔案存儲(chǔ)、根據(jù)分類(lèi)靈活設(shè)置不同的著錄信息等高新技術(shù)。通過(guò)系統(tǒng)的建設(shè)，方便了檔案的查閱，大大提高檔案利用的效率，規(guī)范了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。本文就多媒體軟件在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了相關(guān)的分析。

多媒體軟件；檔案管理；應(yīng)用

一、檔案管理中應(yīng)用多媒體軟件的必要性

在當(dāng)前檔案管理工作來(lái)看，沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，檔案信息還是采用人工記錄，檔案存儲(chǔ)還是通過(guò)紙質(zhì)的檔案袋，在這樣的環(huán)境下，檔案信息很容易失真，查詢(xún)與保管困難，從而難以發(fā)揮檔案的真正作用。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求，檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)改革已成為必然。

二、多媒體軟件在檔案管理中的有效應(yīng)用策略

（一）檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變。多媒體軟件是科技發(fā)展的產(chǎn)物，代表著先進(jìn)的生產(chǎn)力，在檔案管理工作中，要充分認(rèn)識(shí)到多媒體軟件的優(yōu)越性。嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)編制的檔案管理多媒體系統(tǒng)，可以集成主題詞自動(dòng)標(biāo)引、影像圖像的壓縮與動(dòng)態(tài)解壓、多媒體檔案存儲(chǔ)、根據(jù)分類(lèi)靈活設(shè)置不同的著錄信息等高新技術(shù)。方便了檔案的查閱，大大提高檔案利用的效率，規(guī)范了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。因此在實(shí)際工作中，要不斷學(xué)習(xí)，不斷了解多媒體軟件的性能、作用，從而更好地開(kāi)展檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

（二）加大投入。要想更好地發(fā)揮多媒體軟件的作用，提高檔案管理效率，檔案管理部門(mén)就必須大投入。一方面，資金是多媒體軟件應(yīng)用的保障，要加大資金投入，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的多媒體軟件設(shè)備，從而為檔案管理信息化發(fā)展提供保障；另一方面，要加大人力資源的投入，多媒體軟件的應(yīng)用需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行操作，故此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)層的支持，為檔案管理配置專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和能力。

（三）要確立利用多媒體軟件進(jìn)行檔案信息記錄的制度。信息是檔案形成的前提，以前，在人工記錄的時(shí)候，很容易出現(xiàn)檔案信息失真，一旦檔案信息不能真實(shí)地反映實(shí)際情況，就容易引起矛盾糾紛。而通過(guò)多媒體軟件，直接取代人工記錄方式，檔案信息的記錄過(guò)程直接在計(jì)算機(jī)中完成，從而避免人工失誤的發(fā)生，提高檔案信息記錄效率，保證檔案信息的真實(shí)性、精確性。

（四）利用多媒體軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存。當(dāng)前檔案儲(chǔ)存方式最多的就是檔案袋，然而這種存儲(chǔ)方式存在很大的弊端，就是檔案袋中的檔案信息很容易被篡改。而通過(guò)媒體軟件，利用計(jì)算機(jī)來(lái)存儲(chǔ)檔案，計(jì)算機(jī)有著較大的存儲(chǔ)容量，且安全性較高，可以利用多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，從而避免檔案信息被篡改，提高檔案信息的安全性。

（五）利用多媒體軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)用。通過(guò)多媒體軟件，所有的檔案信息就在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，而計(jì)算機(jī)有著傳播速度快的特點(diǎn)，在多媒體環(huán)境下，檔案信息可以實(shí)現(xiàn)共享，實(shí)現(xiàn)無(wú)距離障礙的檔案信息共享，方便檔案信息的調(diào)用。例如，在查找音像檔案信息時(shí)，過(guò)去都是借助錄音機(jī)、放像機(jī)，竊取信息十分煩瑣，而通過(guò)多媒體軟件，通過(guò)設(shè)計(jì)相關(guān)界面，只需要輸入相關(guān)信息，進(jìn)入到頁(yè)面，調(diào)用相關(guān)檔案信息。同時(shí)，通過(guò)多媒體軟件，可以用題名檢索，也可用里邊人物說(shuō)的話檢索，還可用某個(gè)特定的鏡頭來(lái)檢索。

（六）建立靈活的著錄信息。無(wú)論是對(duì)文件和案卷的著錄，都可以按檔案分類(lèi)配置對(duì)應(yīng)的著錄要素，用戶在著錄時(shí)，將根據(jù)所設(shè)置的內(nèi)容，靈活動(dòng)態(tài)顯示對(duì)應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行著錄，隨需而變，完全自定義。

（七）建立界面美觀，操作簡(jiǎn)便易行的使用系統(tǒng)。在多媒體軟件的支持下，檔案管理系統(tǒng)支持彈出式菜單，所有功能通過(guò)層次鮮明、簡(jiǎn)潔、高效的“功能樹(shù)”向用戶提供。整個(gè)系統(tǒng)操作簡(jiǎn)便易行，檔案工作者和用戶不需經(jīng)過(guò)復(fù)雜培訓(xùn)，就能立即使用。

（八）建立全程的計(jì)算機(jī)管理，構(gòu)筑完備的檔案信息流系統(tǒng)。通過(guò)區(qū)分全宗、分類(lèi)、排列案卷等方法，系統(tǒng)將不同來(lái)源、不同內(nèi)容的檔案統(tǒng)一成為有序的有機(jī)整體。檔案人員可在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等操作，劃分檔案的保管期限，及時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值和保管期滿的檔案，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，伴隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也顯得越來(lái)越重要。而多媒體軟件作為科技發(fā)展的產(chǎn)物，將其應(yīng)用檔案管理中可以更好地推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

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