試論企業(yè)檔案管理問題及解決辦法

文/中鹽東興鹽化股份有限公司 宋傳學

試論企業(yè)檔案管理問題及解決辦法

文/中鹽東興鹽化股份有限公司 宋傳學

企業(yè)檔案包括企業(yè)文書資料、基礎建設規(guī)劃、財務消費賬單、人力資源檔案、信用憑證說明等等，這對于企業(yè)今后的發(fā)展和與外界的溝通都是非常重要的文案資料，都需要完整、真實的記錄并保存下來，為今后企業(yè)在面對實際問題時能夠提供相應的歷史依據(jù)。企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作順利進行的基礎保障，企管辦的相關工作人員一定要認識到企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性和意義，為企業(yè)生存和企業(yè)之間的溝通做足基礎工作。

企業(yè)檔案管理；存在問題；解決方法

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理觀念的滯后。目前，一部分企業(yè)對于檔案管理工作并沒有一個明確的概念，也沒有專門的管理人員。而檔案管理水平的高低決定著企業(yè)發(fā)展的快慢，檔案管理水平高，企業(yè)對于檔案的重視度就高，檔案給企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營所帶來的收益就高，對企業(yè)的支撐作用也會增大，相反，如果企業(yè)管理檔案的水平不高，沒有檔案管理的觀念，這將導致在企業(yè)面對問題時，不能及時的拿出理論依據(jù)和歷史證明，自然也降低了企業(yè)的地位，不利于企業(yè)的發(fā)展。

（二）企業(yè)對檔案管理的重視度不夠。企管辦工作人員對檔案管理工作的重視程度決定著檔案管理的質量，企管辦對檔案管理的重視度越高，檔案管理水平也會有所提高，企業(yè)工作也會變得更加簡單，如果企管辦不重視檔案的管理工作，則檔案管理水平也會受到影響，企業(yè)檔案工作的開展也會變得更加困難。

（三）檔案管理人員素質問題。檔案管理人員自身的素質問題是導致檔案管理工作難的主要原因，檔案管理人員自身素質的好壞直接影響著檔案管理水平的高低以及檔案利用質量，當前，很多企業(yè)中從事檔案管理工作的人員較少，相互學習、相互溝通的機會少，很多工作人員缺乏對計算機技術、圖像分析技術、情報、法律等一些復合型知識的運用能力，沒有相關管理經(jīng)驗，素質水平良莠不齊。

二、企業(yè)檔案管理問題的解決方法

（一）規(guī)范、科學的管理流程。21世紀是知識和信息時代，對于企業(yè)的發(fā)展來說，信息儼然已經(jīng)成為比經(jīng)濟更加重要的企業(yè)基礎，檔案是企業(yè)信息的核心，是企業(yè)發(fā)展和管理的重要依據(jù)。作為企業(yè)發(fā)展、生產(chǎn)和進步的理論基礎，同時還是企業(yè)最珍貴的無形資產(chǎn)，檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著至關重要的作用。

企業(yè)要想做好檔案管理，首先要具備相對完善的硬件系統(tǒng)，嚴格按照我國頒布的《檔案法》來進行安排，根據(jù)企業(yè)中各個部門的具體情況科學合理的設置檔案管理專用的房間，并為其配備專用的辦公用具，為檔案管理工作的順利開展做好充分的準備工作。

（二）提高檔案管理工作自覺性，積極補充企業(yè)檔案信息資源。增強企業(yè)檔案管理工作人員的自覺性，提高其對檔案管理工作的認識，盡快突破企管辦初級檔案管理制度，實行行政、人事統(tǒng)一化管理的布局，在規(guī)范檔案的過程中，積極根據(jù)實時情況擴展檔案資料的信息資源，這同樣也是當前檔案管理工作中的一個重點。

例如，當前很多企業(yè)檔案資料都是在當年年底來進行整合，首先是每個季度或者每個月由各個部門對其工作的總結和匯報，其次是企業(yè)在這一時期所進行的人力資源交換，各種貿(mào)易交流，企業(yè)文化宣傳等工作的總結和匯報，最后在年底或者是第二年年初對這些資料進行整合分析并記錄企業(yè)檔案，在此筆者認為，該檔案處理方法并不利于企業(yè)基礎資料的保存和整理，應該在每次企業(yè)會議或者每個部門對工作進行總結之后都要及時地進行資料整理并及時記錄檔案，還要有相關的工作人員根據(jù)實際情況綜合企業(yè)各種業(yè)務情況和理論知識對匯報的工作進行考察和實地分析，并為其添加客觀的評價性言論，這樣在后期對檔案的翻看過程中能夠更加清楚明確的了解企業(yè)工作發(fā)生的時間和意義。同時，還要求企管辦管理人員要及時處理檔案編號和排放的整理工作，從細處做起，以便于今后對檔案的利用，為解決企業(yè)發(fā)展所需要的各種問題提供理論依據(jù)。

（三）提高業(yè)務技能，適應檔案工作要求。努力提高企管辦檔案管理工作人員管理能力和業(yè)務技能，適應檔案管理工作的要求，認真研究檔案管理工作中遇到的新情況和新問題，完善檔案管理制度，加強檔案管理規(guī)范性研究和建設，健全檔案管理各方面的制度，這是當前新形勢下對于檔案管理工作的要求，也是對工作人員管理技能的要求。

檔案管理工作是一項需要業(yè)務性較強的工作，也是一項服務于管理的工作，需要定期地對工作人員進行培訓和監(jiān)督，要讓工作人員從心里提高對檔案管理的重視度，提高工作人員對檔案管理資料收集的意識和能力，要讓工作人員充分的了解到參加培訓的作用和目的，就是要將理論知識和實際的操作相互結合，提高工作人員對檔案管理的能力和對檔案管理的意識，這才是檔案管理培訓工作的最終目的。

三、結論

企業(yè)檔案管理工作是一個企業(yè)發(fā)展和進步的根本出發(fā)點，如果企業(yè)連自己的基礎文案整理和管理工作都做不好，那么它在發(fā)展的路上也走不了多久，目前，雖然很多企業(yè)都有了自己的企管辦和專門的檔案存放室，但是對于檔案管理工作的重視度仍然不夠，很多企業(yè)沒有明確檔案管理工作的要求，企業(yè)管理人員對于企業(yè)檔案管理工作也是睜一只眼閉一只眼，這不僅使檔案管理部門形同虛設，還在一定程度上遏制了企業(yè)的發(fā)展，不利于企業(yè)的進步。該文針對當前企業(yè)檔案管理工作中存在的三點問題分別做出了相應的解決方案，希望能夠為企業(yè)檔案的管理工作提供一些建議。

［1］劉莉.企業(yè)檔案管理存在的問題及解決途徑［D］.第四屆世紀之星創(chuàng)新教育論壇文集，2016-03-12.

［2］何夢吉.企業(yè)檔案信息化建設對策研究［D］.山東大學，2012-04-15.