檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點(diǎn)思考

文/河北省邯鄲市邯鄲縣檔案局 裴海霞

檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點(diǎn)思考

文/河北省邯鄲市邯鄲縣檔案局 裴海霞

隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理也開始使用信息化技術(shù)。目前，檔案數(shù)字化建設(shè)中依然存在許多問題，需要對(duì)這些問題進(jìn)行深入分析。要想在檔案數(shù)字化建設(shè)中運(yùn)用好信息化，符合信息時(shí)代發(fā)展規(guī)律，就必須掌握好信息化建設(shè)。筆者根據(jù)目前的形式，認(rèn)真分析了檔案信息化建設(shè)的情況，并針對(duì)其在現(xiàn)實(shí)中存在的問題做出分析。

檔案；數(shù)字化；建設(shè)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理也開始運(yùn)用信息化技術(shù)。所謂的檔案數(shù)字化主要是運(yùn)用高科技手段，將以前的各種信息輸入到電腦中，并把這些文件按照不同的種類，分別歸置不同的地方，為以后的查找提供方便。信息化技術(shù)的滲透使得檔案管理開始走向正規(guī)化。盡管目前信息化技術(shù)已經(jīng)在我國(guó)的檔案管理中占據(jù)一定的地位，但是還存在很多問題，因此，筆者認(rèn)真分析了檔案管理中存在的問題，并指出該如何解決。這項(xiàng)工作的開展對(duì)檔案管理工作有很大的意義。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個(gè)問題

（一）檔案軟件管理功能不能絕大多數(shù)。就目前我國(guó)在檔案管理上使用的電腦而言，存在的問題是，計(jì)算機(jī)的型號(hào)各種各樣，而各自開發(fā)的軟件也千差萬別，很難統(tǒng)一起來。因此，出現(xiàn)的問題就是沒有一個(gè)通用的軟件可以適用于全部的檔案管理部門，這就為檔案管理工作帶來一定的困難，也使得檔案管理的進(jìn)程受到一定的限制。

（二）檔案信息目前還沒有信息庫(kù)。盡管信息化技術(shù)已經(jīng)使用了很長(zhǎng)時(shí)間，但是截止到目前為止，還沒有建立一個(gè)可以共同使用的信息庫(kù)。因此，檔案信息管理軟件還需要進(jìn)一步的改進(jìn)，以適用的范圍更加廣泛。

（三）檔案管理工作需要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。數(shù)字化管理的第一要?jiǎng)?wù)就是要把工作做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但是，目前我國(guó)的檔案管理工作，由于各種原因的制約，離這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)還有很長(zhǎng)的一段距離，特別是各個(gè)館藏的信息不同，又沒有統(tǒng)一的信息庫(kù)，這就給數(shù)字化管理提出更高的要求。

（四）文件資料的歸檔問題難以解決。由于目前正是一個(gè)過渡的階段，信息化檔案管理還沒有正規(guī)化，而文件檔案管理又即將被淘汰，因此，出現(xiàn)了很多難以解決的問題。比如，在文件檔案管理的過程中，出現(xiàn)了很多的管理方法，這些方法非常適用于文件的紙質(zhì)管理。但是這些方法與計(jì)算機(jī)的管理工作有很大的出入，這個(gè)問題就很難解決。

（五）檔案信息管理人員必須任用專業(yè)人士。隨著檔案信息化管理的深入，檔案管理人員也必須要聘用具有專業(yè)水準(zhǔn)的人員，這些工作人員既要具備紙質(zhì)版檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，還要具備信息化管理的水平。也就是說這些工作人員既要精通計(jì)算機(jī)，又要懂如何進(jìn)行檔案管理，二者缺一不可。但是，就目前的情況而言，很多工作人員都不專業(yè)，根本無法勝任這項(xiàng)工作。在糊涂的工作中，就帶來了許多麻煩，因此，檔案管理者一定要進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)習(xí)，不得安于現(xiàn)狀。相關(guān)部門為了這項(xiàng)工作能夠順利的開展，也要對(duì)工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。

二、針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點(diǎn)思考

（一）把檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化作為推進(jìn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)?，F(xiàn)在，檔案信息數(shù)字化還存在很多問題。比如，檔案信息數(shù)字化不標(biāo)準(zhǔn)；檔案信息方面沒有使用統(tǒng)一的軟件等，這些問題都嚴(yán)重影響了信息化技術(shù)的提高。因此，檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是檔案管理工作的基礎(chǔ)。當(dāng)這些工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的時(shí)候，檔案數(shù)字化也就取得了一定的發(fā)展。因此，這兩者是互相依存的、不可分割的。

（二）整體水平的提高關(guān)系著數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。對(duì)目前的檔案數(shù)字化建設(shè)來講，應(yīng)該把工作的重點(diǎn)放到整個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)方面。努力使系統(tǒng)走向正規(guī)化。并經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)把各個(gè)節(jié)點(diǎn)連接在一起，發(fā)揮出系統(tǒng)和數(shù)字化的整體優(yōu)勢(shì)。另一方面，某些節(jié)點(diǎn)因?yàn)楦鞣N原因會(huì)成為系統(tǒng)連接的障礙，在一定程度上妨礙了系統(tǒng)的連通性。因此，要實(shí)現(xiàn)所有的節(jié)點(diǎn)裝備水平與應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)的目標(biāo)對(duì)目前水平來說是不可能的，要繞過一些障礙節(jié)點(diǎn)，不要在某區(qū)域進(jìn)行齊步并進(jìn)的戰(zhàn)略。要不斷鼓勵(lì)和支持某些先進(jìn)單位逐步提升水平，也可以在某些單位實(shí)施高水平的數(shù)字化建設(shè)試點(diǎn)，這樣能夠獲得經(jīng)驗(yàn)和解決問題的策略，對(duì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)非常有好處。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理。數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)檔案管理工作不斷取得新的成績(jī)，但是，還有一部分工作做得不到位，那就是還沒有建立一個(gè)完備的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和管理，要應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫(kù)。另一方面我們也要看到數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)的、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過程，而要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理必須要求單位上下要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中要突出重點(diǎn)，打破傳統(tǒng)思想的束縛能夠由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。數(shù)據(jù)庫(kù)管理過程中要能夠重點(diǎn)面向應(yīng)用，建立活庫(kù)，可以應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的使用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的活性等。

（四）要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件。因?yàn)槟壳暗臋n案管理軟件有許多，生成的電子文件有多種格式，造成在不同的檔案管理軟件中不能打開其他格式的電子文件情況，這就使得很多文件在其他電腦上無法顯示，給檔案信息化管理帶來一定的麻煩。為了解決這一難題，相關(guān)部門要配備專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行管理，幫助檔案管理人員把檔案信息化工作走向正規(guī)化，建立統(tǒng)一的檔案電子文檔格式。并且在電腦上要建立一個(gè)通用的數(shù)據(jù)庫(kù)，保證做到資源的共享。

三、結(jié)束語

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作也開始納入到信息化管理中。在檔案管理工作中開展信息化建設(shè)，是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要多方面的努力。目前這項(xiàng)工作的開展還存在很多問題。沒有統(tǒng)一的軟件，檔案管理工作人員的水平低，檔案信息管理不專業(yè)等問題都還沒有得到徹底地解決。因此，筆者在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上提出了一系列改進(jìn)的方案，以期能夠?qū)n案信息化管理的健康、快速發(fā)展起到一定的作用。

［1］宋冰.檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2014（05）.

［2］姚蓬.淺談對(duì)高校檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考［J］.無線互聯(lián)科技，2013（12）.

［3］孫萬和.對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2014（04）.