論“集中統(tǒng)一”在企業(yè)檔案管理中的實踐

文/中國石油四川銷售分公司 陳晶

論“集中統(tǒng)一”在企業(yè)檔案管理中的實踐

文/中國石油四川銷售分公司 陳晶

“集中統(tǒng)一”是企業(yè)檔案管理長期遵循的基本原則。隨著企業(yè)發(fā)展的客觀需要，其具體實踐形式也在悄然發(fā)生著變化。對過去的完全統(tǒng)一管理和現(xiàn)在“大集中、小分散”模式分別進行分析，有助于提出實踐中需要亟待完善和解決的方法和措施。

集中統(tǒng)一；檔案管理；分級管理；實踐

企業(yè)沉睡的“檔案庫”若要變成活的“思想庫”，更好地為企業(yè)決策管理提供參考，就勢必要對檔案“集中統(tǒng)一”的管理原則進行靈活運用。近年來，企業(yè)根據(jù)實際情況從完全統(tǒng)一向“大集中、小分散”的嘗試，正是對此原則的一種新的實踐，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、企業(yè)檔案“集中統(tǒng)一”管理模式的歷史意義

企業(yè)檔案管理是企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，其主要職責(zé)是將企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、科研管理等各項活動中所產(chǎn)生的真實資料進行收集、整理和保存，方便以后的利用和查詢。良好的企業(yè)檔案管理模式能夠為企業(yè)發(fā)展提供決策依據(jù)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)，也是企業(yè)提升綜合競爭力的重要手段。

按照《檔案法》的相關(guān)要求，企業(yè)在現(xiàn)代化檔案管理中，一直遵循“集中統(tǒng)一”的管理原則，將企業(yè)形成的各種門類、各種形式的檔案材料由專門設(shè)立的綜合檔案工作機構(gòu)統(tǒng)一進行整理歸檔，并集中進行保管和開發(fā)利用。實踐證明，這種管理模式具有其發(fā)展必然性，主要體現(xiàn)在四個方面。首先，它保證了企業(yè)檔案工作機構(gòu)的長期穩(wěn)定。企業(yè)根據(jù)自身情況設(shè)立了不同級別的檔案工作機構(gòu)，對本企業(yè)檔案實行專人、專門管理。檔案工作的相對獨立化，能夠有效規(guī)避企業(yè)在改革轉(zhuǎn)型中將檔案工作隨意劃轉(zhuǎn)或忽視的風(fēng)險，保證了企業(yè)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定和健康發(fā)展。其次，它體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作的應(yīng)有職能。實行檔案“集中統(tǒng)一”管理，可以實現(xiàn)企業(yè)文件材料在收集、歸檔、整理、保管等工作流程中的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為整體提升檔案管理水平，深度開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。第三，它保障了企業(yè)檔案工作所需的人力、物力和財力。檔案工作離不開基本的物質(zhì)條件和人力條件。將檔案進行集中統(tǒng)一管理，可以達到所需人力、物力和財力的統(tǒng)一申請和科學(xué)調(diào)配，滿足檔案工作的正常需要。最后，它促進了企業(yè)檔案各項業(yè)務(wù)的開展。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)對檔案工作提出了更多、更新的要求。比如如何進行深度開發(fā)，使檔案資料的利用更加立體化、多樣化，就需要企業(yè)進行科學(xué)編研。而編研成果的質(zhì)量，在很大程度上卻又直接受集中管理的程度所制約。

二、企業(yè)檔案“集中統(tǒng)一”管理模式的現(xiàn)實運用

隨著全面深化改革的不斷推進，企業(yè)檔案也呈現(xiàn)出了一些新的發(fā)展趨勢。由此，《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中也對企業(yè)檔案的管理要求進行了適度的調(diào)整：檔案工作堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。這種“大集中、小分散”的管理模式是企業(yè)自身條件的客觀反映，是企業(yè)利用需要的真實體現(xiàn)，也是對企業(yè)檔案“集中統(tǒng)一”管理模式的靈活運用。具體來說，大多數(shù)企業(yè)選擇在檔案工作機構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，對綜合管理類檔案實行統(tǒng)一管理，對某些在專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動中所產(chǎn)生的專項檔案實行分散管理。但是，“大集中、小分散”的企業(yè)檔案管理在實踐中也存在自身的局限：

（一）權(quán)責(zé)不明，缺乏制度保障。檔案管理是以利用為最終目的。對于專項檔案來說，其產(chǎn)生和利用都是由專業(yè)部門操作。為了減少查詢和利用的煩瑣流程，有些企業(yè)根據(jù)實際情況，將專項檔案直接存放在本專業(yè)部門的資料室，該部門也因此被默認為是這些檔案的保管機構(gòu)。而企業(yè)在制定檔案管理制度時，為了突出“集中統(tǒng)一”的原則，往往對集中管理的內(nèi)容有明確界定，但對于實際工作中分散管理的專項檔案的標(biāo)準(zhǔn)卻較少涉及，如專業(yè)部門的檔案管理權(quán)限，專項檔案在檔案工作機構(gòu)的備案管理、檔案工作機構(gòu)對專業(yè)部門的監(jiān)管職責(zé)等，使得分散管理的專項檔案沒有制度保障，檔案被看作是資料進行保存，專項檔案管理互相推諉的現(xiàn)象也就不足為怪。

（二）檢索系統(tǒng)和檢查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。企業(yè)的專項檔案主要涉及工程建設(shè)、人力資源、合同等內(nèi)容。對于規(guī)模較大的企業(yè)，檔案的數(shù)字化管理常常“各自為政”，專業(yè)部門擁有自己的一套網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，負責(zé)對本專業(yè)資料的數(shù)字化進行保存和運用；檔案管理系統(tǒng)則主要負責(zé)對綜合管理類檔案進行數(shù)字化保存和運用。由于兩者業(yè)務(wù)聯(lián)系較少，所以企業(yè)在開發(fā)時，忽視了系統(tǒng)之間的電子信息資源共享，使得專項檔案和綜合檔案需要從不同系統(tǒng)進行查詢，增加了查詢成本。而專業(yè)部門側(cè)重從專業(yè)性角度對本專業(yè)的專項檔案進行指導(dǎo)，檔案部門又從檔案的規(guī)范性加以干預(yù)，使得檔案管理“令出多門”，讓專項檔案的管理人員無所適從。

（三）硬件設(shè)施無法達到要求。企業(yè)在文件資料庫房規(guī)劃時，除了檔案工作機構(gòu)所管轄的綜合類庫房按照檔案庫房建設(shè)外，其他由專業(yè)部門管理的專項檔案的存放地點卻是按照一般資料室的標(biāo)準(zhǔn)進行設(shè)計和修建的。標(biāo)準(zhǔn)的差異，也讓這些專項檔案存放庫房大部分不符合“八防”要求，檔案就可能因蟲蛀、潮濕等不同因素的影響而減少壽命，無法作為長遠和重要參考價值的歷史資料。

（四）信息保密安全難以保證。相比過去的集中統(tǒng)一管理，“大集中，小分散”的管理模式可能因檔案的分散保管，其信息安全得不到保證。無論是實體專項檔案，還是數(shù)字化專項檔案，在進行管理時，都沒有以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)專人專管，致使本部門員工可以隨意對專項檔案的內(nèi)容進行查閱、復(fù)制，甚至相互傳閱，檔案信息的擴散范圍難以得到監(jiān)控，可能出現(xiàn)重要信息外泄的隱患。

（五）重復(fù)歸檔，信息資源無法優(yōu)化。出于對各個全宗檔案系統(tǒng)完整性的強調(diào)，一些企業(yè)在實際工作中可能不顧整體檔案的宏觀管理狀況，將檔案進行重復(fù)歸檔，浪費了管理資源，增加了管理成本。如聲像類檔案的直接形成機構(gòu)一般為企業(yè)的黨群機構(gòu)，它擁有完整、全面的企業(yè)聲像類檔案。當(dāng)聲像類檔案進行移交時，出于“自己使用自己方便，移交只為形式需要”的心理，黨群機構(gòu)只是象征性的移交部分檔案應(yīng)付了事。這就造成聲像類檔案同時在檔案工作機構(gòu)和黨群機構(gòu)雙保存的現(xiàn)象，長此以往將會大大占據(jù)檔案的管理空間。

三、對策與思考

把檔案從全部集中到一個地方保管，到“大集中，小分散”的逐漸轉(zhuǎn)變，是企業(yè)對檔案“集中管理”的具體實踐。在這一過渡轉(zhuǎn)型時期，企業(yè)原有的管理機制、技術(shù)手段都需要進行相應(yīng)的調(diào)整，才能避免管理的失控。

（一）建立科學(xué)化的管理機制。以企業(yè)實際情況為基礎(chǔ)，建立行之有效的檔案管理機制，是加強企業(yè)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的必然保證。尤其是在涉及業(yè)務(wù)門類較多的企業(yè)，檔案工作部門更要提早介入，制定檔案收集的范圍和流程，明確業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員收集聯(lián)動網(wǎng)絡(luò)，將檔案的事后補救變?yōu)槭虑邦A(yù)防。在重大活動或重大項目開展后隨時進行跟蹤，并對過程中涉及的檔案規(guī)范整理問題提供監(jiān)督和制導(dǎo)，保證結(jié)束后檔案整理基本完成。

（二）納入考評體系，實行監(jiān)督權(quán)力。將檔案管理納入部門工作范圍和工作職責(zé)進行考評，并簽訂層級式檔案工作責(zé)任書，有利于檔案工作的全面開展和檔案要求的深入貫徹。檔案工作部門作為企業(yè)檔案管理的主管部門，要行使對業(yè)務(wù)部門檔案宏觀管理的權(quán)力，以物質(zhì)激勵和精神激勵雙結(jié)合的方式更好地履行其監(jiān)督、指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力，促進企業(yè)檔案工作的開展。

（三）建立互聯(lián)的檢索目錄。實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和專項檔案管理系統(tǒng)間的目錄信息互顯，并對存放的具體地方等細節(jié)內(nèi)容進行標(biāo)注，既方便了該專業(yè)部門的使用，提高了工作效率，又實現(xiàn)了檔案工作部門對分散管理的專項檔案的宏觀監(jiān)管，更節(jié)省了檔案庫房空間。

（四）加強內(nèi)部控制管理。對劃定為專項檔案的資料室，應(yīng)提高庫房硬件水平，保證“八防”管理標(biāo)準(zhǔn)，使專項檔案能夠與綜合類檔案以同等標(biāo)準(zhǔn)進行保管。對分散管理的檔案，要依據(jù)企業(yè)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行收集、整理、保管和利用，保證檔案標(biāo)準(zhǔn)的一致性、歸檔的規(guī)范性、利用的科學(xué)性和信息的安全。

（五）提升檔案管理人員隊伍素質(zhì)。加強對專項檔案隊伍綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容要突出針對性，將檔案管理理論與專項業(yè)務(wù)的實際相結(jié)合，使檔案培訓(xùn)能夠真正學(xué)以致用。培訓(xùn)形式要體現(xiàn)靈活性，開展自學(xué)與輔導(dǎo)相結(jié)合，講座與網(wǎng)絡(luò)指導(dǎo)相結(jié)合，切實提高檔案管理隊伍水平。

［1］宮曉東.企業(yè)檔案管理學(xué)［M］.高等教育出版社，1999.

［2］薛愛玲.企業(yè)檔案的“分散”管理與集中利用［J］.蘭臺世界， 2014（8）:115-116.

［3］張建莉.高校檔案分散管理與集中管理模式分析［J］.云南檔案，2007（1）:34-35.

［4］吳春霞.做好企業(yè)專項工作檔案的收集整理［J］.中小企業(yè)管理與科技旬刊，2012（6）:7-8.

［5］姜淑文.企業(yè)檔案集中管理的作用［J］.繼續(xù)教育研究，2002（1）:111-112.