淺談林業(yè)規(guī)劃中信息化檔案管理的重要性

文/河北省木蘭圍場國有林場管理局 黃威娜

淺談林業(yè)規(guī)劃中信息化檔案管理的重要性

文/河北省木蘭圍場國有林場管理局 黃威娜

筆者以在國有林場規(guī)劃局多年的工作經(jīng)驗，對林場檔案管理信息化的重要性進行分析，文章從林業(yè)規(guī)劃對于信息化檔案管理的需要，信息化管理本身的益處這兩方面出發(fā)進行探討，深入分析了當今時代下信息化管理逐漸深入的原因，進一步明晰林業(yè)規(guī)劃管理不得不引入信息化體系的原因，對信息化檔案管理的重要性做出說明，期望為我國國有林場管理的進一步完善有所裨益。

林業(yè)規(guī)劃；信息化；檔案管理；重要性

木蘭圍場國有林場管理局是河北省內(nèi)面積最大的國有林場管理局，對全省的林業(yè)規(guī)劃工作具有引領(lǐng)性作用，是全國十佳林場，因此林場管理十分重要。而由于河北地理位置的特殊性，其臨海且靠近首都，除了一般性的林業(yè)管理工作外，更重要的是考慮林場的防護作用，這對于林場的檔案管理也提出了更高的要求，規(guī)劃局所做出的規(guī)劃管理首先依靠的就是檔案庫中的信息，因此，信息管理極其重要。

一、林業(yè)規(guī)劃引入信息化檔案管理的必要性

（一）檔案管理對林業(yè)規(guī)劃不可或缺。眾所周知，一個大型國有林場管理局，往往管轄著一定數(shù)量的小林場及其他單位，對于各類事項，無論是日常管理需要還是匯報工作的進行，都需要一個完備的記錄，這便形成了大量的檔案。對于林業(yè)規(guī)劃進行檔案管理是林場工作順利開展、合法高效運行的必要前提，檔案是人們獲取信息最直接、最權(quán)威的途徑。大量的檔案使得林場管理顯得更為規(guī)范化，也正是因為需要進行檔案管理，才會有檔案信息化管理的可討論性，傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)，其記錄、儲存、查閱都極為不便，不僅影響管理效率，也延誤了林場效益的實現(xiàn)，不利于林場規(guī)劃管理。

（二）信息化時代的來臨及深入?；ヂ?lián)網(wǎng)計算機的發(fā)展使得人們生活生產(chǎn)發(fā)生了巨大的變革，各行各業(yè)都開始引入信息化工作方式，信息化管理逐漸成為管理的主要方式，在這樣的背景下，林業(yè)規(guī)劃與信息化管理結(jié)合是大勢所趨，是不可逆轉(zhuǎn)的歷史洪流。以木蘭圍場為例，其下的十個國有林場，位于河北，因此往往占地大，林場面積廣，對于國家的林業(yè)發(fā)展十分重要，隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式隨著管理的要求擴展、數(shù)據(jù)類型的擴展等已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實需要，因此需要互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息網(wǎng)絡(luò)來進行管理。

（三）林業(yè)規(guī)劃的信息復(fù)雜系統(tǒng)龐大。木蘭林管局管理著十個國有林場，還包括規(guī)劃設(shè)計院、物業(yè)公司、材料管理局等部門。林業(yè)規(guī)劃管理涉及對多個林場的管理路線規(guī)劃、林場運行情況匯總、林場人員管理等諸多方面，是對林木、動植物、人員、管理等的全方位控制與規(guī)劃，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足這種繁復(fù)的工作。林業(yè)規(guī)劃局的工作可分為信息收集與管理、情況核實及抽取檢查、路線分析及路線設(shè)計，這幾個方面對于信息的整合要求極高，信息化檔案管理雖然錄入信息較為復(fù)雜，但對林業(yè)總體規(guī)劃而言意義斐然。

二、信息化檔案管理的優(yōu)越之處

（一）電子化運行，損耗空間及資源較少。21世紀的電子信息化逐漸占據(jù)人們的生活主旋律，信息化有其超然的優(yōu)越性，傳統(tǒng)的檔案管理為紙質(zhì)化管理，信息依附于紙張，而信息化管理使得大量信息的存儲以電子化運行，那么就減少了空間的損耗，不需要占據(jù)大量的存儲空間。同時，信息化的檔案管理還規(guī)避了傳統(tǒng)方式對檔案的自然損耗，更加有利于信息的完整化儲存，也減少了對檔案定期修護與保養(yǎng)所帶來的資源消耗，減少了實體化檔案管理的成本，為林業(yè)規(guī)劃管理工作的順利進行提供了保障，有利于后續(xù)管理工作的開展。

（二）信息檔案調(diào)取信息極其便利。木蘭林業(yè)規(guī)劃局的管理工作是針對其管理下的十個國有林場和一些職能部門，筆者在工作之中，經(jīng)常需要為他人調(diào)取檔案信息，或者接收林場的匯報，這些都需要在檔案庫中抽取信息或者歸檔進入檔案庫。這項工作極其復(fù)雜，因為傳統(tǒng)管理方式下，信息檔案多且雜，完全無法在浩如煙海的卷宗中快速完成信息抽取，這給規(guī)劃局各部門之間工作的協(xié)調(diào)配合帶來一定難度。而信息化檔案管理完全解決了這個問題，只需要信息錄入后在系統(tǒng)內(nèi)進行自動查找篩選，很容易就能調(diào)閱資料，有利于規(guī)劃局工作的進行，也減少了檔案管理人員的負擔(dān)。

（三）實現(xiàn)了林業(yè)規(guī)劃的系統(tǒng)分析與管理。林業(yè)規(guī)劃局肩負著對整個地區(qū)林區(qū)總體情況的規(guī)劃與控制，也肩負著環(huán)境的保護責(zé)任，河北地區(qū)的林區(qū)有著防風(fēng)固沙的作用，林區(qū)內(nèi)許多珍稀動植物需要保護，林木的砍伐與培植，這些涉及方針政策的東西，需要結(jié)合全區(qū)的林場情況進行統(tǒng)一部署與規(guī)劃。在此之前，需要對數(shù)據(jù)進行分析，信息化數(shù)據(jù)能夠較為簡捷地實現(xiàn)這一過程，在檔案庫中利用計算機技術(shù)制作各種圖標、進行數(shù)據(jù)的計算，對各類形態(tài)的數(shù)據(jù)信息進行綜合處理，找出最合乎效益，又能最大程度上保護資源與環(huán)境的發(fā)展策略。

三、結(jié)語

以筆者數(shù)十年的管理工作經(jīng)驗以及對林業(yè)管理的分析來看，林業(yè)規(guī)劃的檔案信息化管理不僅具有重要性，而且具有急迫性，不僅在于其能夠促進林業(yè)規(guī)劃管理的進一步發(fā)展，更在于隨著社會與科技的進步。不進行信息化管理，長期下去林業(yè)規(guī)劃必將與現(xiàn)實、與社會需求脫節(jié)，影響工作效率及效益。因此，筆者以此文章為引，以期使信息化管理受到社會及領(lǐng)導(dǎo)層面的廣泛重視，為林業(yè)規(guī)劃管理的進一步發(fā)展進行革新。

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［2］李愛妹.加快信息化建設(shè)不斷創(chuàng)新林業(yè)規(guī)劃檔案管理工作的重要性［J］，上海林業(yè)，2014（1）.

［3］周毅.全面準確地認識認識檔案信息化建設(shè)［J］.檔案學(xué)通訊，2013（4）.