水利工程勘察設(shè)計電子檔案的管理和利用研究

文/攀枝花市水利水電勘測設(shè)計院 付娟

水利工程勘察設(shè)計電子檔案的管理和利用研究

文/攀枝花市水利水電勘測設(shè)計院 付娟

科學技術(shù)的發(fā)展，促進了信息化的發(fā)展，為了促進水利工程行業(yè)得到良好的發(fā)展，應(yīng)該意識到電子檔案對水利工程行業(yè)的重要性，需要將信息化融入水利工程行業(yè)中來，確保電子檔案管理的合法性和合理性，強化管理的職能，使電子檔案得到良好的應(yīng)用。本文對水利工程勘察設(shè)計電子檔案面臨的問題進行深入地分析，提出了強化管理和利用的方法。

水利工程；勘察設(shè)計；電子檔案；管理

水利工程勘察設(shè)計電子檔案是水利工程內(nèi)部重要的管理資料，里面記錄著水利工程行業(yè)的發(fā)展情況，主要是通過文字、圖形、圖像和表格的形式進行表達。能夠?qū)τ嬎銠C信息系統(tǒng)中的各項數(shù)據(jù)進行快速地識別和管理，能夠?qū)⑿畔Υ嬖诖疟P和光盤上，通過移動網(wǎng)絡(luò)進行快速地傳播，并且支持軟件產(chǎn)品和軟硬件功能。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，具有保存時間長，查找快速的特點，能夠滿足當前水利工程行業(yè)的檔案記錄需求。

一、水利工程勘察設(shè)計電子檔案面臨的問題

（一）管理模式不規(guī)范。由于電子檔案在水利工程行業(yè)應(yīng)用的時間相對較短，沒有形成統(tǒng)一的檔案管理模式，電子檔案管理的內(nèi)容不符合水利工程檔案管理的要求。盡管水利工程行業(yè)已經(jīng)意識到了電子檔案管理對水利工程行業(yè)發(fā)展的重要性，并且也在企業(yè)內(nèi)部運用了該系統(tǒng)進行檔案管理，但是對各項功能了解得不全面，電子檔案的優(yōu)越性沒能充分地展現(xiàn)出來，相關(guān)的檔案管理模式不規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案在應(yīng)用過程中出現(xiàn)檔案破損、失效和泄密問題。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)差。電子檔案管理相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著較大的差異，對管理人員的專業(yè)技能要求較高。但是水利工程行業(yè)的電子檔案管理人員卻普遍存在著專業(yè)技能差的情況，還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，不能理解電子檔案的管理內(nèi)容，沒能充分發(fā)揮出電子檔案管理的優(yōu)勢，造成檔案管理的工作效率低下，沒能將企業(yè)的資料及時計入電子檔案中，阻礙了電子檔案的發(fā)展。

（三）電子檔案缺乏系統(tǒng)性、完整性。水利工程勘察設(shè)計與其它行業(yè)的工程設(shè)計存在著較大的差異性，設(shè)計的主要內(nèi)容是由勘測、規(guī)劃、施工圖設(shè)計和竣工圖設(shè)計組成的，規(guī)劃的時間相對較長。在進行檔案管理時，通常將檔案管理的時間設(shè)置在工程結(jié)束階段，日積月累，會造成檔案的大量堆積，增加檔案整理的時間，給檔案整理造成較大的困難。在檔案整理過程中，一旦遇到機器出現(xiàn)故障，就會造成檔案保存不完整，檔案資料丟失現(xiàn)象的產(chǎn)生，會給企業(yè)造成較大的損失。

二、水利工程勘察設(shè)計電子檔案的管理和利用

（一）電子檔案收集管理。加強對水利工程勘察設(shè)計電子檔案的管理，能夠確保電子檔案的完整性和可靠性，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有易丟失和容易更改等特點，為了確保電子檔案的真實性，應(yīng)該加強對電子檔案的控制工作。電子檔案主要是記錄水利工程勘察設(shè)計的數(shù)據(jù)信息，能夠?qū)⒐こ淘O(shè)計中的各項數(shù)據(jù)信息進行有效的保管，促進信息的合理歸檔，在進行數(shù)據(jù)信息收集整理的過程中，需要確保數(shù)據(jù)信息的完整性和齊全性，不允許出現(xiàn)信息遺留現(xiàn)象。

（二）電子檔案鑒定管理。加強對工程勘察電子檔案的鑒定，能夠確保電子檔案的真實性，防篡改，提升電子檔案的價值。電子檔案的鑒定與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案鑒定內(nèi)容具有一致性，需要確保對內(nèi)容和形式進行深入地分析，明確里面存在的主要內(nèi)容。應(yīng)該利用職能鑒定法對電子檔案進行鑒定，能夠確保鑒定的合理性和合法性，展現(xiàn)出電子檔案的應(yīng)用價值。

（三）電子檔案的保管。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的保管具有復(fù)雜性的特點，對計算機系統(tǒng)的依賴性相對較大，需要計算機保持可以隨時進行信息存儲的狀態(tài)。同時，還需要對電子檔案的庫房設(shè)備、計算機軟件，以及庫房溫濕度、防塵防磁性等進行綜合考慮，將其作為電子檔案管理中一項重要的工作內(nèi)容。

（四）電子檔案的利用。電子檔案相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，具有查詢迅速的特點，檔案管理人員只要在計算機上輸入相關(guān)的主題詞，便可以進行數(shù)據(jù)的查找，能夠提高電子數(shù)據(jù)查找的效率，確保電子數(shù)據(jù)的充分利用，符合當前信息化技術(shù)的要求，能夠確保企業(yè)電子檔案管理的有效性。

三、結(jié)論

伴隨著科學技術(shù)的發(fā)展和檔案數(shù)字化進程的加快，水利工程行業(yè)電子檔案管理水平也在不斷地提高，檔案管理人員需要提高自身的專業(yè)技能，明確電子檔案的管理方法，嚴格按照電子檔案的管理原則開展各項檔案管理工作，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建合理的檔案管理制度，確保檔案管理方法的合理性和合法性，為水利工程勘察設(shè)計的檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)，為水利工程的發(fā)展提供信息保障。

[1]張燕.水電工程勘察設(shè)計電子檔案的管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,N o.15821:41.

[2]陳芳.小議水利水電科技檔案的科學管理[J].蘭臺世界,2015（S3）:59-60.