紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)探析

文/中國電子科技集團公司第28研究所 鄒璇

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)探析

文/中國電子科技集團公司第28研究所 鄒璇

文章對紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)進行分析和研究，為我國檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考和借鑒。

紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；前期整理內(nèi)容；標(biāo)準(zhǔn)

信息時代下，檔案管理將朝著數(shù)字化方向發(fā)展。作為檔案信息化整體水平提升的具體表現(xiàn)，檔案數(shù)字化管理憑借大容量、靈活性等優(yōu)勢成為檔案管理的關(guān)鍵。但是在轉(zhuǎn)變過程中，針對紙質(zhì)檔案的整理成為該項工作的難點，因此加強對該項工作前期整理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)的研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理內(nèi)容

就本質(zhì)層面上來看，檔案數(shù)字化工作是一項綜合性工作，是將原有檔案內(nèi)容由紙質(zhì)載體上轉(zhuǎn)換到技術(shù)載體基礎(chǔ)之上，確保檔案內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)不發(fā)生任何變化。通過對現(xiàn)有檔案內(nèi)容的分析來看，整理內(nèi)容主要體現(xiàn)在三個方面，詳細(xì)如下：

（一）目錄方面。針對目錄的整理主要表現(xiàn)在整體建庫、補充著錄方面。在實踐中，只有對目錄進行相應(yīng)的整理，完成編目后，才能夠確保紙質(zhì)與數(shù)字化二者的銜接，實現(xiàn)對象審批、檔案出庫等工作目標(biāo)。在實踐中，針對已經(jīng)建成的數(shù)據(jù)庫，但是缺少條目信息的，應(yīng)對缺失、錯誤等信息進行相應(yīng)的糾正和調(diào)整，提高信息完整性，為后續(xù)檔案資源利用做好充分的準(zhǔn)備。如針對人名、地名及附件等著錄項目的補充。

（二）核對內(nèi)容。檔案具有政治性、權(quán)威性及保密性特點。為了突出檔案工作嚴(yán)肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態(tài)度，認(rèn)真核對各項內(nèi)容，如拆除裝訂、實體檢查及數(shù)量清查等。其中針對拆除裝訂，是為了提高數(shù)字化效率的關(guān)鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內(nèi)容是否完整，是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進行，確保數(shù)據(jù)庫中的各個條目對應(yīng)要素與實體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯誤，應(yīng)立即糾正。

（三）實體修整。如果案卷、文件存在規(guī)格不一、紙張破損等問題，應(yīng)啟動實體修整工作，保證檔案實體平整、清潔，為數(shù)字化轉(zhuǎn)換提供支持。在修整實踐中，應(yīng)確保檔案材料的清潔，如灰塵清掃、去除裝訂物等，提高設(shè)備掃描有效性。另外，針對非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格檔案、破損檔案，可以加強對檔案的保護，以此來延長實體壽命。

（四）記錄管理過程。受到程序復(fù)雜、工程量較大等因素的影響，紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作，常常會出現(xiàn)過程不明、銜接不暢等問題。因此應(yīng)重視對檔案的檢查及驗收，兼顧檔案版權(quán)、安全等方面。條件允許的情況下，應(yīng)對整個整理過程進行記錄，為檔案數(shù)字化審批、出入庫等工作提供一定支持，促使表單能夠隨著數(shù)字化工作深入而充實。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理標(biāo)準(zhǔn)分析

不同于實體檔案整理，檔案數(shù)字化前期整理工作要按照相應(yīng)原則，并將原有檔案整理結(jié)果作為核心，圍繞著數(shù)字化目標(biāo)開展工作。

（一）實體標(biāo)準(zhǔn)。檔案實體作為數(shù)字化復(fù)制及保護的主要載體，是數(shù)字化設(shè)備的直接對象。因此在實踐工作中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案實體狀態(tài)，堅持最小干預(yù)、真實還原原則，確保原始檔案完整性、真實性。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：頁碼標(biāo)記要完整、不能夠缺頁跳頁；檔案案卷或者文件要保持整潔干凈，不能夠出現(xiàn)卷邊、折頁等情況。針對非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格檔案通過接邊、襯紙等方式進行加工、處理，為快速掃描提供支持。

（二）著錄標(biāo)準(zhǔn)。人類社會進入到新時期，檔案載體不斷發(fā)展，傳統(tǒng)著錄標(biāo)注已經(jīng)無法滿足檔案發(fā)展需求。因此針對檔案內(nèi)容的選擇、分析，不僅要尊重檔案真實性，且需要關(guān)注數(shù)字化手段、背景記錄等，以此來滿足檔案使用要求。針對著錄標(biāo)準(zhǔn)來說，應(yīng)確保各要素完整性、項目全面，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)則，以此來豐富檔案著錄項目，增強檔案著錄檢索價值。針對與技術(shù)相關(guān)的檔案，應(yīng)對其背景、時間及色彩空間等進行完善，促使檔案轉(zhuǎn)型有序進行。

（三）檢查標(biāo)準(zhǔn)。轉(zhuǎn)化作為檔案數(shù)字化的基本手段，主要為了延長檔案使用壽命。因此為了避免數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中不良因素的影響，加強對檔案實體、邏輯及著錄狀態(tài)等方面的仔細(xì)審核勢在必行。檢查標(biāo)準(zhǔn)需要遵循以下標(biāo)準(zhǔn)：審批手續(xù)是否完整、數(shù)字化清單是否準(zhǔn)確、頁碼頁數(shù)是否一致、邏輯頁號是否連續(xù)等，提高檢查有效性。

（四）管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化作為一項系統(tǒng)性工作，需要對版權(quán)涉及的文字、圖像進行數(shù)字化處理。而這一環(huán)節(jié)涉及一定的法定事項、所有權(quán)等。因此加強對檔案數(shù)字化管理顯得尤為必要，不僅能夠確保檔案信息安全性，且能夠提高數(shù)字化轉(zhuǎn)化水平。針對管理標(biāo)準(zhǔn)來看，應(yīng)注意以下幾項內(nèi)容：如是否擁有法人簽字認(rèn)可的審批表、數(shù)字化行為是否授權(quán)、是否具備加工流程單等。在實踐中，積極落實責(zé)任制，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平，從而促進紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作順利開展。隨著紙質(zhì)檔案工作不斷發(fā)展，還需要加強對內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)的研究，逐步完善檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，提升檔案數(shù)字化工作品質(zhì)，為我國經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)。

三、結(jié)論

根據(jù)上文所述，面對海量紙質(zhì)檔案，要想開展數(shù)字化工作難度非常大。加之檔案工作具有特殊性。因此出于確保紙質(zhì)檔案合法性、合理性，應(yīng)充分做好前期準(zhǔn)備工作，從全局出發(fā)，分析整理工作內(nèi)容，并制定嚴(yán)格的整理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案數(shù)字化前期整理工作做好充分的準(zhǔn)確，不斷提高檔案數(shù)字化工作的有效性，從而促使檔案積極作用的充分發(fā)揮。

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