論建立醫(yī)院電子人事檔案的必要性

文/河北省復(fù)員軍人醫(yī)院人事科 石曉東 張婧

論建立醫(yī)院電子人事檔案的必要性

文/河北省復(fù)員軍人醫(yī)院人事科 石曉東 張婧

隨著科技的發(fā)展與社會(huì)信息化，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)的電子信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案管理也由以前的紙質(zhì)檔案過(guò)渡到電子檔案，本文論述電子人事檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，指出醫(yī)院建立電子人事檔案的必要性并提出合理性對(duì)策。

醫(yī)院；人事電子檔案；必要性；對(duì)策

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與信息化的普及，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案電子化越來(lái)越受到檔案管理者的關(guān)注，其必要性也得到廣泛認(rèn)同。

一、紙質(zhì)檔案的弊端

（一）占用空間大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的最大弊端是占用很大的空間，并且隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，檔案的數(shù)量逐漸增多。醫(yī)院設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，手工管理、手工分類(lèi)，耗費(fèi)大量的人力、物理、財(cái)力，容易出現(xiàn)人為原因的差錯(cuò)?？紤]到樓層的安全因素，大量沉重的檔案柜還要注重位置分布、轉(zhuǎn)移重心，對(duì)保管條件提出更多的要求。

（二）安全性差。保管紙質(zhì)檔案，人的因素影響很大，易發(fā)生無(wú)意的人為損壞，例如人事檔案的丟失、損壞、篡改等。存放的物理環(huán)境對(duì)紙質(zhì)檔案影響很大，比如溫度濕度，防潮防蛀，防火防水災(zāi)等。

二、電子人事檔案的概念及優(yōu)點(diǎn)

人事電子檔案是指隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展形成、處理人事檔案過(guò)程中具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，其相對(duì)于紙質(zhì)檔案具有以下優(yōu)點(diǎn)：

（一）提高工作效率，解決了人為的損壞因素。電子檔案用數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，形成檔案信息庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，可以隨時(shí)檢索、調(diào)閱，降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率與質(zhì)量。

（二）有利于最大限度地保護(hù)原件。紙質(zhì)人事檔案隨著利用次數(shù)的增加，紙張老化、字體氧化，原件易受到破壞和傷害。人事電子檔案在復(fù)印、打印、查閱過(guò)程中，原件不會(huì)有損傷，數(shù)據(jù)可以完好地保存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中。

（三）節(jié)能環(huán)保。電子人事檔案不需要大量的紙張編寫(xiě)、復(fù)印，節(jié)約紙張，節(jié)約辦公空間，節(jié)約保管費(fèi)用，創(chuàng)造了無(wú)形的價(jià)值。

三、管理醫(yī)院電子人事檔案的對(duì)策

（一）加大投入，科學(xué)管理。要實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，醫(yī)院需要加大對(duì)高科技信息化設(shè)備的投入力度，購(gòu)買(mǎi)設(shè)計(jì)完善的管理軟件，打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等輔助辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子人事檔案的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

（二）完善制度、規(guī)范管理。建立電子人事檔案利用制度，規(guī)范利用程序。查閱、利用電子人事檔案必須獲得主管部門(mén)同意，使用保管部門(mén)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)授權(quán)，進(jìn)行加密處理，方可查閱。對(duì)所使用的密碼要及時(shí)更改，避免信息泄露帶來(lái)的損失。規(guī)范管理包括登記、歸檔、整理、移交、接受、保管、遷移、鑒定銷(xiāo)毀、查閱借閱、備份恢復(fù)等各環(huán)節(jié)的管理。

（三）提高電子人事檔案管理者的綜合素質(zhì)。電子人事檔案管理者需要具備基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)，熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及人事檔案操作流程，比如人事檔案的編寫(xiě)、分類(lèi)、檢索等。要提高人事檔案管理者的保密意識(shí)，保證人事檔案管理過(guò)程中的安全性，保證人事電子檔案的隱私性，并且做到電子檔案的及時(shí)更新。電子人事檔案管理者必須具有忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度。

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案電子化是發(fā)展的必然趨勢(shì)，不僅有助于提高醫(yī)院人事檔案管理的效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化，在一定程度上還能促進(jìn)醫(yī)療水平的發(fā)展。

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[3]呂顯斌.淺析計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].信息保準(zhǔn)前研究.2016，7（13）1-2.