如何提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)土地調(diào)查規(guī)劃院 塔娜

如何提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)土地調(diào)查規(guī)劃院 塔娜

人事檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容，在新的社會(huì)發(fā)展時(shí)期，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和要求。本文主要對(duì)如何提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性展開了探討，并提出了幾點(diǎn)針對(duì)性的改進(jìn)建議。

事業(yè)單位；人事檔案管理；有效性

人事檔案是人才信息的資源庫(kù)，對(duì)于事業(yè)單位來說，人事檔案是單位管理人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位的一種專門的檔案，它為事業(yè)單位進(jìn)行人員管理、配置等提供了依據(jù)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)給事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了新的要求。事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際情況不斷改善人事檔案管理工作模式，提升檔案管理工作效率，使人事檔案切實(shí)發(fā)揮作用，為事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展提供支持和保障。

一、新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)給事業(yè)單位人事檔案管理工作提出的新要求

（一）內(nèi)容要擴(kuò)大。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理當(dāng)中，主要的工作內(nèi)容就是進(jìn)行各類人員歷史檔案資料的收集、整理和保存，基本上都是紙質(zhì)檔案。在新時(shí)期，信息化時(shí)代的到來促使事業(yè)單位人事檔案管理工作要向信息化的方向發(fā)展，工作對(duì)象和工作內(nèi)容也要由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理擴(kuò)展到對(duì)電子檔案的收集整理，以便單位更好地利用人事檔案資源進(jìn)行人才資源的開發(fā)利用。人事檔案除了要記錄職工崗位變動(dòng)、學(xué)歷變化等內(nèi)容之外，還要加強(qiáng)對(duì)人員能力變化、進(jìn)修培訓(xùn)等內(nèi)容的記錄管理，為單位職工的考核評(píng)價(jià)工作提供依據(jù)。

（二）職能要轉(zhuǎn)變。由于長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，我國(guó)大部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作都沒有足夠的重視，人事檔案管理處于被動(dòng)狀態(tài)，沒有注重人事檔案資源的價(jià)值挖掘，導(dǎo)致檔案資源的利用率低。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，事業(yè)單位也面臨著競(jìng)爭(zhēng)，這時(shí)候加強(qiáng)對(duì)人事檔案資源的開發(fā)利用是十分必要的，充分發(fā)揮人事檔案管理的服務(wù)職能，為單位各項(xiàng)工作的開展以及領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的依據(jù)和數(shù)據(jù)參考。

（三）模式要改進(jìn)。長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位人事檔案管理工作并沒有納入單位的整體規(guī)劃當(dāng)中，缺乏科學(xué)的管理制度作為指導(dǎo)。新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)要求事業(yè)單位要改變過去那種“庫(kù)房加柜子”的落后管理模式，加大力度引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和管理技術(shù)，以適應(yīng)新時(shí)期市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的要求。

二、提升事業(yè)單位人事檔案管理工作有效性的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)電子人事檔案的開發(fā)力度，豐富人事檔案管理內(nèi)容。在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容和方式已經(jīng)不能滿足人們對(duì)檔案信息資源的需求，這就需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)電子人事檔案的開發(fā)力度，豐富人事檔案管理內(nèi)容。開發(fā)電子人事檔案，可以將原有的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這樣不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期保存，避免紙質(zhì)檔案資源由于長(zhǎng)期翻閱被損壞，還能夠有效提高檔案管理效率，方便人們查閱和使用人事檔案資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享。

（二）強(qiáng)化人事檔案管理的服務(wù)職能。事業(yè)單位人事檔案管理工作的根本目的就是要為檔案信息資源使用者提供服務(wù)。隨著信息時(shí)代的到來，人們對(duì)信息的需求越來越多樣化和個(gè)性化，這就需要事業(yè)單位人事檔案管理要明確發(fā)展目標(biāo)，強(qiáng)化服務(wù)職能的發(fā)揮，致力于實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享和價(jià)值的挖掘。事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、管理制度等內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和完善，保障人事檔案管理工作能夠按照流程和標(biāo)準(zhǔn)有序規(guī)范開展。有條件的單位還可以加大電子人事檔案的開發(fā)力度，并建立一套完善的數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)，完善基本功能需求，保證人事檔案資源信息的暢通傳輸，從而強(qiáng)化人事檔案管理工作的服務(wù)效能。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)。在信息化時(shí)代，為了促進(jìn)人才資源的高效利用，事業(yè)單位有必要加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)。經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得社會(huì)對(duì)檔案信息的需求日益增強(qiáng)，要想更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，促進(jìn)人事檔案信息的高效傳輸，事業(yè)單位就必須改進(jìn)管理現(xiàn)狀。進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)首先需要事業(yè)單位利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化，然后利用特定的人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)這些數(shù)字化的信息進(jìn)行存儲(chǔ)管理，并配備相應(yīng)的檢索服務(wù)系統(tǒng)以供人事檔案人員查閱檔案信息，從而提高管理效率，同時(shí)人事檔案資源的價(jià)值也得以實(shí)現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)人事檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)對(duì)于人事檔案管理的效果起著決定性的作用，因此事業(yè)單位要加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理人員招聘時(shí)除了要保證其具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和技能之外，還要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，做到工作勤勤懇懇、作風(fēng)正派、忠于職守、嚴(yán)守秘密，避免人事檔案信息被隨意泄露，保證人事檔案管理工作能夠規(guī)范有序開展，切實(shí)提高工作效率。

[1]王娟.淺論事業(yè)單位人事檔案管理及其對(duì)策[J].中國(guó)外資,2014,02:247-248.

[2]馮向陽(yáng).事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理,2014,03:86-87.