淺議血站財務檔案的規(guī)范化管理

文/安陽市中心血站 朱紅娟

淺議血站財務檔案的規(guī)范化管理

文/安陽市中心血站 朱紅娟

血站的財務檔案既是血站檔案的重要組成部分，又是記錄和反映血站采供血業(yè)務活動、財務狀況的重要史料和證據(jù)。財務檔案管理水平的高低體現(xiàn)了血站的整體管理水平，并直接決定了財務工作和檔案管理工作的優(yōu)劣。因此，發(fā)現(xiàn)當前血站財務檔案規(guī)范化管理過程中存在的問題，并對其進行改進和解決就顯得至關重要。

血站財務檔案；規(guī)范化；管理

近年來，隨著采供血量的不斷增加，服務水平有效提升，血站得到了前所未有的發(fā)展。當前，加強血站的內涵建設，提高綜合管理水平成了血站健康、持續(xù)發(fā)展的主要內容，其中，加強血站財務檔案管理是一個重要的方面。因此，了解血站財務檔案管理的特點，發(fā)現(xiàn)當前管理中存在的問題，完善與改進血站財務檔案管理顯得至關重要。

一、當前血站財務檔案管理的特點

(一)血站財務檔案來源的分散性。血站的財務檔案主要包括以下幾個方面：一是血站為維護采供血工作正常開展所需要的各類開支，如用于購買試劑、耗材、紀念品以及血液運輸、冷鏈保存、人工費用和各項科研活動等開支。二是血站日常管理開支，如用于辦公費用、安全生產(chǎn)投資、隨著獻血隊伍的不斷擴大和改善業(yè)務科研條件，擴建或改建已有的業(yè)務區(qū)、辦公區(qū)和優(yōu)化獻血環(huán)境等，同時還包括為了更好規(guī)范地開展業(yè)務工作而添置的大型儀器設備，這些都是血站進一步發(fā)展所必須的投資。三是血站用于獻血者來往交通補助和還血報銷等開支。四是血站的各項收入以及上級機關部門的撥款收入，血站作為社會公益部門按照省物價部門核準的收費標準，在提供社會服務的同時收取適當?shù)馁M用，以及政府部門對血站的各項財政撥款等。

(二)血站財務檔案管理模式的特殊性。許多血站財務實行集中統(tǒng)一管理，即血站資金管理模式是“收支兩條線”，即血站在供血后的收入與發(fā)生與采血、檢驗、分離、儲存、運輸?shù)戎С雒撱^，收入上繳國庫或財政專戶，支出由財政部門根據(jù)履行職能的需要按標準核定，做到收是收、支是支的資金管理模式。由于收入戶和支出戶分屬于兩個賬戶，且在形成財務檔案的過程中，收入和支出的檔案更為明晰，更富有鮮明的特點。

(三)血站財務檔案劃分的層次性日益復雜。近年來隨著血站的財務活動呈現(xiàn)多元化趨勢：血站的投資改造建設、血站科研開發(fā)和使用、業(yè)務活動的開展和行政活動的日益頻繁與多樣性，這些都導致血站財務檔案劃分的層次性日益復雜。一方面血站財務檔案相當一部分數(shù)量來自血站日常的管理與業(yè)務活動及科研活動。另一方面還涉及到血站大量的儀器設備購進、各種耗材、紀念品的招標采購各項支出和與各供血單位的來往賬目及上交財政賬目等。

(四)血站財務檔案管理手段的現(xiàn)代性。目前血站借助現(xiàn)代化的設備和手段，財務檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，歷年的財務數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。借助于一系列現(xiàn)代化的設備和手段，其檔案管理和提供利用的工作效率高，信息傳遞速度快，也有效地防止了查閱、審閱檔案材料過程中可能出現(xiàn)的私自涂改或丟失、損壞現(xiàn)象。

二、當前血站財務檔案管理存在的問題

(一)檔案管理意識淡薄，管理制度不完善。財務檔案是血站采供血業(yè)務發(fā)展的歷史記錄、連接當前業(yè)務并作為未來財務預算的重要依據(jù)，是財務管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為血站的財務人員，在意識上普遍地對財務檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠，對財務檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的管理制度來規(guī)范財務檔案日常的管理。

(二)財務檔案人員素質有待提高。目前許多血站沒有專職的財務檔案管理人員，許多出納人員兼管會計檔案，2016年1 月1日執(zhí)行的《會計檔案管理辦法》中明確指出，出納人員不得兼管會計檔案。相當一部分會計從業(yè)人員沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，使得整理出來的財務檔案案卷質量不高，裝訂不規(guī)范，難以保證檔案的完整性和安全性。另外，由于會計人員工作量大，內部人事變動頻繁，都是各自保管自己經(jīng)手的年度財務檔案，沒有統(tǒng)一規(guī)劃管理，導致有若干年的財務檔案資料沒有及時向綜合檔案室移交。嚴重違背了財務檔案管理辦法的相關規(guī)定，不能算一個合格的財務檔案工作者。

（三）財務檔案管理硬件環(huán)境惡劣。血站財務檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在財務辦公室，很多財務資料隨處亂放、存放零亂，有的容易潮濕、破損，本部門財務人員未經(jīng)權限許可就隨意翻閱。有的財務部門因辦公條件有限，存放財務檔案的地方其他人員也可以隨意進出，與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠，缺乏檔案資料存放的安全性，從而難以保證財務檔案的真實性和完整性。

（四）缺少統(tǒng)一管理標準，管理混亂。雖然國家為檔案管理制定了相關法規(guī)，但都是宏觀原則性的規(guī)定。具體涉及到財務檔案管理上，尚無統(tǒng)一的具體的管理標準，這就導致血站財務檔案管理出現(xiàn)各行其是的局面，雖然有的具有一定的科學性、創(chuàng)造性，但更多的是管理粗放甚至混亂。如，各種表冊紙張沒有統(tǒng)一規(guī)格要求，裝釘后參差不齊，外觀很難看；檔案登記表項目和格式也五花八門，有的很不便于查閱、檢索。還有，檔案借閱、移交、銷毀等制度也不統(tǒng)一，有的制度行文很不嚴密，給檔案管理造成流失隱患。再有，很多血站雖然財務工作已經(jīng)是電算化模式，但是檔案管理仍采用全手工管理方式，沒有利用計算機或網(wǎng)絡等現(xiàn)代化手段進行管理，檢索信息費時費力。這些都是由于沒有統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求造成的。

三、 加強血站財務檔案規(guī)范化管理的措施

（一）增強管理意識，加強財務檔案管理。血站財務檔案管理是提高內涵建設的重要組成部分，是衡量血站綜合管理水平的標志之一。血站領導應該提高認識，把檔案管理工作納入血站整體發(fā)展規(guī)劃，高度重視血站檔案管理工作，明確領導責任制，建立和完善檔案管理網(wǎng)絡，根據(jù)需要明確專(兼)職人員負責有關文書工作，處理文件的收發(fā)、整理、歸檔，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

（二）強化財務檔案管理人員素質。檔案工作要適應不斷發(fā)展的新形勢需要，人員素質是關鍵。一開始就要挑選文化素質高、工作能力強的人員負責檔案管理工作，并保持人員相對穩(wěn)定，在工作中，財務檔案管理人員要摒棄名利觀念，要有甘為人梯的奉獻精神，有腳踏實地、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。同時要對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育，不斷更新他們的知識結構。組織到先進單位參觀學習，提高檔案管理人員的實際工作能力，提高他們的檔案管理責任；使檔案管理人員熟悉本部門的職責，熟悉不同文件材料，能按照管理標準進行科學的分類、整理、編目、立卷。對檔案管理人員的培訓要不斷深入，使其具有信息意識、市場意識、現(xiàn)代化意識和法紀意識。一方面，要及時了解并熟悉國家的各項財務法規(guī)、方針、政策，嚴格貫徹執(zhí)行和遵守經(jīng)濟法、會計法、稅法、審計法等相關法律，強化法律意識，提高自身修養(yǎng)。另一方面，還應掌握時事政策、財政稅務、電腦操作等相關知識。

（三）完善財務檔案管理的軟硬件建設。財務檔案管理的硬件主要是指檔案保管的硬件設施，包括房屋、柜架、箱盒等。建立財務檔案室，要本著方便實用、簡捷明快、因地制宜的原則對檔案室進行合理布局，要達到防火、防潮、防塵、防壓、防光、防鼠、防盜、防磁的標準要求，使檔案硬件設施逐步配套完善。根據(jù)實際需要與可能配置相關器材，可配備適用于各種檔案資料和物品存放的資料架柜，資料架柜不僅要滿足存取方便、存儲量大、分合隨意的要求，還要能節(jié)省占地面積。統(tǒng)一檔案室的器材和硬件設施，明確相關的技術、安全指標，通過完善財務檔案室硬件設施建設，創(chuàng)造良好的財務檔案管理硬件環(huán)境，為財務檔案的規(guī)范化管理打下基礎。

財務檔案管理的軟件環(huán)境主要是指相關的管理規(guī)章制度，如崗位的設置規(guī)則、人員的選聘辦法、人員的職責分工等，這里主要指財務檔案的管理工作制度。要想完善財務檔案管理工作制度，首先就要抓住基本環(huán)節(jié)。檔案歸檔環(huán)節(jié)足檔案管理的起點，不僅要保證財務檔案管理齊全完整、信息準確，還要保證質量。在整理過程中，要區(qū)分各類檔案歸檔的范圍、時間、要求和手續(xù)，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅實、整齊、美觀。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同財務檔案保管。檔案保管環(huán)節(jié)要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，保證財務檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉爛、不被蟲蛀等。要安排專人負責保管財務檔案，有關單位、人員要定期不定期地檢查財務檔案的保存情況，嚴格按規(guī)定程序和技術方法處理檔案保管中的問題。檔案的查詢要嚴格，需有規(guī)定的程序，經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門財務檔案，要出具單位介紹信，并經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準。

（四）加快財務檔案管理信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平。財務檔案信息化是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎業(yè)務建設的重心必須向檔案信息化建設轉移，以不斷提高檔案的信息化程度。首先，要加強規(guī)劃。檔案信息化的規(guī)劃是檔案信息化建設的關鍵，積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設的重要內容主動納入建設規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺整合檔案信息資源。其次，要加快檔案數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)檔案信息資源共享。再次，要加強檔案網(wǎng)站建設，加速檔案數(shù)字化進程，檔案網(wǎng)絡是實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡化、服務現(xiàn)代化的必要條件和重要步驟。

總之，財務檔案管理是加強血站內涵建設不可缺少的一個方面，在建設現(xiàn)代化血站中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以，根據(jù)財務檔案管理的特點，改進管理現(xiàn)狀，才能從根本上保證財務檔案的安全和完整，促進輸血事業(yè)健康發(fā)展。

[1]張娜.血站財務檔案管理.中外醫(yī)療，2013(33).

[2]魯文章.財務檔案管理中的幾個問題[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計2008（08）.