新形勢下高校檔案“三個體系”建設(shè)淺析

文/ 廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭紅霞

新形勢下高校檔案“三個體系”建設(shè)淺析

文/ 廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭紅霞

淺析新形勢下高校建立覆蓋全校的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和檔案安全保密的檔案安全體系。

新形勢；高校檔案；檔案體系

2014年2月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號），文中提出要“建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、建立健全方便人民群眾的檔案利用體系、建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”。這是繼2008年中央檔案館館長、國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案工作會議上提出檔案工作要建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”戰(zhàn)略任務(wù)和2010 年5月，全國檔案安全體系建設(shè)工作會議在四川召開，部署“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”后出臺的一個重要文件。

一、高校檔案資源體系

檔案資源，是指保障一個國家或社會檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展的，各種社會條件以及由檔案事業(yè)和檔案工作自身對社會產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總合。高校建立覆蓋全校的檔案資源體系，一要完善歸檔制度。二要加大檔案收集歸檔力度，保障檔案歸檔及時、齊全。

（一）完善歸檔制度。根據(jù)國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、國家檔案局第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》和教育部國家檔案局第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》及時修訂各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，并報檔案行政管理部門審核后實施。

（二）加大檔案收集歸檔力度。在學(xué)校成立專項工作的同時確保建立檔案與開展專項工作同步進行，加強對各學(xué)校職能部門對檔案歸檔工作的指導(dǎo)，特別是重點工作、重大活動、重大事件等，檔案部門要及時對各部門兼職檔案員進行指導(dǎo)，必要時開展培訓(xùn)。

二、高校檔案利用體系

隨著學(xué)校的發(fā)展以及社會的不斷進步，檔案的數(shù)量也在不斷地增多，辦公自動化乃至無紙化辦公的實現(xiàn)，檔案利用作為檔案工作的出發(fā)點和歸宿，面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案工作人員要改變“等客上門”等被動的利用服務(wù)方式，在做好來室查閱接待工作的同時，主動圍繞學(xué)校發(fā)展，有計劃地開發(fā)檔案信息資源，在更大范圍內(nèi)去實現(xiàn)檔案的價值。

（一）提高服務(wù)意識。自覺主動做好服務(wù)工作的一種觀念和愿望，它發(fā)自服務(wù)人員的內(nèi)心。服務(wù)意識的內(nèi)涵是：它是發(fā)自服務(wù)人員內(nèi)心的；它是服務(wù)人員的一種本能和習(xí)慣；它是可以通過培養(yǎng)、教育訓(xùn)練形成的。具有服務(wù)意識的人，能夠把自己利益的實現(xiàn)建立在服務(wù)別人的基礎(chǔ)之上，能夠把利己和利他行為有機協(xié)調(diào)起來，常常表現(xiàn)出“以別人為中心”的傾向。因為他們知道，只有首先以別人為中心，服務(wù)別人，才能體現(xiàn)出自己存在的價值，才能得到別人對自己的服務(wù)。服務(wù)意識也是以別人為中心的意識。

（二）做好檔案文件匯編。文件匯編是根據(jù)一定的工作需要，按照確定的題目，收集并選擇有參考價值的檔案原件的復(fù)制件或重份件，依據(jù)一定的體例和要求進行加工編排而組成的文件集合，在規(guī)定范圍內(nèi)使用或公開出版的參考資料。可按照學(xué)校發(fā)文、檔案使用率較高的文件按專題做成匯編方便利用。如學(xué)校的發(fā)文、規(guī)章制度、教師評優(yōu)評先、學(xué)生評優(yōu)評先、精品課程建設(shè)、重點專業(yè)建設(shè)、教學(xué)成果獎、畢業(yè)生就業(yè)率等檔案文件做成文件匯編。這樣，一來可保護檔案原件避免遭到磨損、損壞。二來查閱速度快，不需去庫房，直接查閱文件匯編就可使用。

（三）開發(fā)檔案信息資源。提供檔案原件用作憑證，但大多數(shù)情況下，人們利用檔案只是獲取信息內(nèi)容就能解決問題，不一定非要接觸到檔案原件。比如每年的年終考核、教師的評優(yōu)評先，只需知道每一年都有哪些人獲得優(yōu)秀，以便參考；精品課程、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)成果等情況也只需知道國家級、省級、市級有哪些獎、獲得年份、具體項目。這些在日常工作中常常需要參考的（特別是每年的申報職稱、工資晉升等工作），檔案工作人員如把這些檔案的信息統(tǒng)計出來，并通過網(wǎng)絡(luò)放在學(xué)院網(wǎng)站或者辦公自動化網(wǎng)站上，教師們隨時就可查閱，無需到檔案室查閱。

（四）推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。由于學(xué)校經(jīng)費的限制，不可能一下把原有檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息直接提供利用，只有采取先文書檔案后專門檔案或者先利用率高后利用率低兩種形式逐步將傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化融為一體使教職工通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用開放檔案，不受時間、地域和文件數(shù)量的限制。

三、高校檔案安全體系

檔案安全體系建設(shè)包含三個層面：一是確保檔案實體的安全；二是確保檔案信息的安全；三是確保檔案的完整齊全并盡量延長檔案實體和信息的保存時限。

（一）建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。人防，建立健全各項檔案安全保密制度，用制度管人，靠制度辦事。出臺多種管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，建立健全檔案的接收、整理、保密、保管、借閱、查閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、安全保衛(wèi)等制度。 物防，切實改善檔案保管保密的硬件條件。安裝自動消防、自動溫濕度控制系統(tǒng)、消毒柜、防磁柜等現(xiàn)代化設(shè)施。 技防，綜合運用技術(shù)手段確保檔案的安全保密。實行對每一查閱人從查閱登記到查閱完結(jié)進行全程跟蹤記錄。數(shù)據(jù)安全上，采取了數(shù)據(jù)庫備份、異地備份等，確保檔案的數(shù)據(jù)安全。

（二）建立完善檔案安全應(yīng)急管理制度。建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機制和檔案安全應(yīng)急管理制度，制定應(yīng)急預(yù)案，把檔案館(室)列入重點保護范圍，確保檔案安全受到危害時得到優(yōu)先搶救和妥善處置，把損失降到最低限度。

[1]郭紅霞.新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展[J].讀與寫.2016(4):357.

[2]中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》.中國檔案報.2014-5-5.

[3]王爾歡.檔案“三個體系”建立探析.重慶檔案信息網(wǎng).