基于網(wǎng)絡(luò)化視閾探討高校檔案管理機(jī)制和體系構(gòu)建

文/寧夏大學(xué)　夏剛

基于網(wǎng)絡(luò)化視閾探討高校檔案管理機(jī)制和體系構(gòu)建

文/寧夏大學(xué)夏剛

在信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境中，互聯(lián)網(wǎng)及其端口技術(shù)的應(yīng)用提高了人們的信息傳播速度，并且有效實現(xiàn)了信息共享，是當(dāng)前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的重要貢獻(xiàn)。基于網(wǎng)絡(luò)化視閾來看，高校檔案管理機(jī)制和體系的構(gòu)建，更有助于提高高校檔案管理質(zhì)量，滿足高校教育發(fā)展需求。本文基于網(wǎng)絡(luò)化視閾分析了高校檔案管理機(jī)制和體系構(gòu)建。

網(wǎng)絡(luò)化；高校檔案管理；體系構(gòu)建

當(dāng)今是一個信息爆炸的時代，尤其是在網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，人們的信息需求量不斷加大，對于信息服務(wù)的要求也隨之有顯著提高，檔案資料則屬于是高校的重要信息資源，在信息時代具有重要應(yīng)用價值。網(wǎng)絡(luò)化的核心思想也就是在數(shù)據(jù)共享基礎(chǔ)上借助于信息技術(shù)有效實現(xiàn)資源和信息共享，以此顯著提高信息有效利用率。但是就目前而言，高校檔案管理過程還比較落后，雖然已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)，但是不管是其操作流程還是內(nèi)容均相對繁瑣，無法將網(wǎng)絡(luò)化核心價值真正體現(xiàn)，同時也沒有完善的高校檔案管理研究，各項檔案管理信息化改革及轉(zhuǎn)變也均沒有足夠規(guī)模及規(guī)范體系。從這一角度來看，必須要從網(wǎng)絡(luò)化視閾分析高校檔案管理機(jī)制和體系的有效構(gòu)建。

一、基于網(wǎng)絡(luò)化視閾下高校檔案管理體系構(gòu)建原則

網(wǎng)絡(luò)化核心理念也就是有效實現(xiàn)軟件、硬件以及數(shù)據(jù)資源的共享，從這一點(diǎn)上來看高校檔案管理體系主要也就是實現(xiàn)信息共享，同時也必須要顯著提高信息化建設(shè)中的安全性及科學(xué)性等?；谛畔⒐芾硪曢摲治龈咝n案管理，本身其工作流程也就是體系外的信息流，有助于顯著提高檔案管理集中度，在管理過程中檔案則也就被認(rèn)為是信息資源，并不是檔案本身的管理工作。信息是網(wǎng)絡(luò)時代的第一特點(diǎn)，檔案管理的信息化建設(shè)，則也就是應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念和管理策略實現(xiàn)檔案信息的生成、檢索、儲存以及利用等等，從而構(gòu)建完善的檔案信息管理體系。高校檔案不但要實施固定資產(chǎn)檔案、人員檔案以及資源檔案管理，同時也必須要實現(xiàn)學(xué)校重要科研和教學(xué)結(jié)果管理，所以實現(xiàn)檔案信息共享也就是高校檔案管理的重要方向，同時也能夠充分發(fā)揮信息共享的重要性。信息共享實現(xiàn)中也有一定的注意事項，首先要明確檔案類型，還要對檔案信息合理分類，以便于顯著提升檔案管理利用便利及有效性。另外在檔案資源共享中也必須要注重提高信息安全性，實現(xiàn)信息閱覽者民主性，以此有效實現(xiàn)信息共享。

二、基于網(wǎng)絡(luò)化視閾的高校檔案管理機(jī)制及體系構(gòu)建策略

（一）構(gòu)建高校檔案信息服務(wù)中心。首先需要對檔案信息服務(wù)中心職能進(jìn)一步明確，主要作用也就是實現(xiàn)檔案管理體系機(jī)構(gòu)、組織和信息服務(wù)受眾的有效連接，對于服務(wù)中心來講則一定要實現(xiàn)檔案保存、檔案檢索以及檔案利用等功能，并且各項工作的開展必須要基于服務(wù)中心職能開展，構(gòu)建和服務(wù)密切相關(guān)的職能部門，以此促進(jìn)高校檔案管理體系構(gòu)建。檔案信息中心在檔案管理體系中具有重要作用，因此在構(gòu)建時必須要注意以下幾點(diǎn)：明確服務(wù)中心工作內(nèi)容，一定要對高校日常管理相關(guān)的具有保存價值的信息資源全部包括，并且還要科學(xué)合理地整理這些檔案信息資源；最大化地簡化服務(wù)方式，不但要顯著提高檔案信息采集和管理便捷性，同時也要提高訪問者的操作便利，以此顯著提高服務(wù)質(zhì)量；最后也必須要提升服務(wù)層次，將網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)縱向延伸，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，將高校檔案資源轉(zhuǎn)化成為真正的社會效益，提高檔案信息價值，

（二）構(gòu)建高校檔案用戶反饋系統(tǒng)。高校檔案用戶反饋系統(tǒng)主要是針對檔案利用問題展開的，關(guān)于反饋系統(tǒng)的構(gòu)建可以從以下環(huán)節(jié)著手：其中第一和用戶類型、用戶需求及檔案資源特色密切相關(guān)，也就是在對用戶和資源特點(diǎn)詳細(xì)分析的基礎(chǔ)上，逐漸構(gòu)建反饋系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及自身特色。第二則是依照高校檔案資源管理特色展開，必須要保障有效的信息輸出。其中反饋系統(tǒng)的主要特色是：在用戶意見和建議的基礎(chǔ)上，合理評價檔案管理人員及服務(wù)人員的工作態(tài)度和工作技能；針對檔案利用效率，也就是借助于反饋系統(tǒng)評價用戶的檔案利用情況，以為高校檔案管理體系完善提供參考依據(jù)。

（三）構(gòu)建檔案信息集成系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，信息通信技術(shù)的發(fā)展對信息共享發(fā)展具有一定的推動作用，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下有效實現(xiàn)信息的快速瀏覽。對于高校檔案管理體系建設(shè)不能只是單純的集中在本校，需要在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境和其他高校檔案管理密切相連，以此實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺融合，以此構(gòu)建完善的高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息體系。比如說兩個工科類高校，如果在專業(yè)設(shè)置中也具有一定相似，那么在高校檔案管理體系中必定具有一定相似，那么在信息集成系統(tǒng)建設(shè)中也就能夠顯著提高高校檔案信息資源利用廣度，信息集成也需要不斷整合各類信息環(huán)節(jié)和層次，因此信息整合還能夠顯著提高檔案管理信息化水平，促進(jìn)信息流和業(yè)務(wù)流的有效集成。

三、結(jié)語

本文則是從網(wǎng)絡(luò)化視閾對高校檔案管理重要作用有所分析，并且對高校檔案管理體系構(gòu)建原則分析基礎(chǔ)上，詳細(xì)探討了高校檔案管理機(jī)制及體系構(gòu)建，為當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化視閾下的高校檔案管理提供了相應(yīng)的參考意見。

[1]周莉文.高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)探究[J].科技信息,2012（17）:205.206-209.

[2]李勤姣,王鳳秀. 基于高校檔案管理工作中信息化、網(wǎng)絡(luò)化的探索[J]. 科技傳播,2014（18）:211-212.