數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用

文/上虞區(qū)濱江小學(xué)　葛水文

數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用

文/上虞區(qū)濱江小學(xué)葛水文

檔案的開發(fā)利用工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的進(jìn)一步深化，檔案信息數(shù)字化也得到進(jìn)一步發(fā)展，這在促進(jìn)檔案開發(fā)利用不斷發(fā)展的同時(shí)，也對(duì)檔案開發(fā)利用工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。本文嘗試從數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵、現(xiàn)狀、實(shí)現(xiàn)前提、要求及方法等方面作些初步探討。

數(shù)字檔案；信息資源；開發(fā)利用

數(shù)字檔案是伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生、發(fā)展而誕生并逐步豐富起來的，現(xiàn)已成為當(dāng)前國內(nèi)外信息存貯與傳播的主導(dǎo)介質(zhì)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，用戶可在網(wǎng)上檢索利用大量信息資源，這促使傳統(tǒng)的收集檔案資源觀念發(fā)生了巨大變化，即對(duì)檔案資源由重保存向重利用發(fā)展，對(duì)檔案資源的利用，由封閉型向開發(fā)型過渡，對(duì)檔案信息的服務(wù)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變。當(dāng)今，人們不再注重檔案信息載體的差別和津津樂道于館（室）藏規(guī)模，而是重視從檔案館獲得信息的能力和服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率。因此，網(wǎng)絡(luò)化的信息時(shí)代，檔案信息不僅是紙質(zhì)信息檔案，而且包括多種多樣的、不同載體有著多種渠道、多種路徑的信息檔案。也就是說現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)中的概念已不是單純的資料提供，范圍狹窄，形式單一呆板的服務(wù)形式，而是采用高科技手段在開發(fā)利用上做文章，吸引更多的用戶，全方位地向社會(huì)提供政治、經(jīng)濟(jì)、法律、科學(xué)、技術(shù)等方面的高質(zhì)量服務(wù)。

一、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵

數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用是在對(duì)數(shù)字檔案信息研究的基礎(chǔ)上，按一定的需求或主題將數(shù)字檔案承載的相關(guān)信息集中、加工成各種形式的數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，有效地向社會(huì)各方面提供優(yōu)化、系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

一是信息的線索與途徑，形成數(shù)字檔案信息檢索體系，盡快引導(dǎo)利用者對(duì)館（室）藏?cái)?shù)字檔案信息認(rèn)識(shí)、了解、熟悉，使數(shù)字檔案信息迅速而廣泛地得到利用。二是以協(xié)助利用者利用數(shù)字檔案信息為目的的開發(fā)利用工作，即由數(shù)字檔案存貯部門根據(jù)對(duì)社會(huì)需求的預(yù)測(cè)，對(duì)數(shù)字檔案信息通過篩選、綜合、歸納和提煉，進(jìn)行若干次加工，加工成文化產(chǎn)品、科技產(chǎn)品，包括政治的、法律的、經(jīng)濟(jì)的等方面的知識(shí)信息產(chǎn)品，為社會(huì)各方面的利用個(gè)體或群體提供系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，以節(jié)省利用者查找、鑒別，數(shù)字檔案信息的時(shí)間，最大限度地提高數(shù)字檔案信息的利用效益。三是以參與利用者的信息研究為目的的數(shù)字檔案信息的開發(fā)利用工作，即針對(duì)利用需求，同利用者根據(jù)共同研究開發(fā)利用數(shù)字檔案信息，分析加工數(shù)字檔案信息，提供數(shù)字檔案信息的綜合研究成果，為利用者的決策、科技攻關(guān)、市場(chǎng)謀劃、經(jīng)濟(jì)統(tǒng)籌、指導(dǎo)生產(chǎn)提供第一信息支持、服務(wù)于利用對(duì)象，使數(shù)字檔案信息的持有者既是提供者同時(shí)又是利用者。這三層的第一層是不可或缺的基礎(chǔ)性開發(fā)利用工作要求，有很強(qiáng)的導(dǎo)向性，后兩層是“活化”數(shù)字檔案信息，向社會(huì)各方面提供實(shí)用而系統(tǒng)的信息產(chǎn)品，使數(shù)字檔案信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，將電子檔案信息潛在價(jià)值變?yōu)橹苯雍同F(xiàn)實(shí)的、社會(huì)的、經(jīng)濟(jì)的、生態(tài)的和技術(shù)的等效益。是檔案開發(fā)利用由低到高漸進(jìn)發(fā)展的過程，也是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案工作目標(biāo)推動(dòng)數(shù)字檔案工作深入發(fā)展的動(dòng)力，具有廣闊的前景和拓展挖掘的潛力。

二、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用從總體上看還處于剛剛起步階段，盡管有紙質(zhì)檔案信息開發(fā)利用的理論與實(shí)踐可以借鑒，但直接用于數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用的理論尚未形成。在有關(guān)數(shù)字檔案的規(guī)章制度中，雖然也規(guī)定了要開發(fā)利用數(shù)字檔案信息，但多為原則要求，對(duì)開發(fā)利用的形式、方法、成品的具體規(guī)定很少。有些數(shù)字檔案管理者借鑒紙質(zhì)檔案信息開發(fā)利用中的經(jīng)驗(yàn)，將紙質(zhì)的文件目錄等線索性檢索工具存入計(jì)算機(jī)，并將數(shù)字檔案信息按利用者所需，下載至光盤，提供給用戶使用，雖不失為簡單開發(fā)，但實(shí)為原件提供。要說鉆研與數(shù)字檔案信息開發(fā)利用相適應(yīng)的業(yè)務(wù)，擴(kuò)展計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)利用功能，加工研制創(chuàng)新數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，系統(tǒng)規(guī)模而有針對(duì)性的地提供數(shù)字檔案信息則處于摸索階段。數(shù)字檔案信息開發(fā)利用理論的滯后，規(guī)范制度的欠缺，形式途徑的匱乏，方式方法的呆板，與目前先進(jìn)的電子信息技術(shù)矛盾突出，如何改變這種狀態(tài)，有效發(fā)揮數(shù)字檔案信息功能，是我們面臨的挑戰(zhàn)。

三、實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的前提

既要方便查閱利用，又要保證安全，是數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則，要做到這一點(diǎn)，必須從兩方面入手：

（一）建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)在于快速便捷地檢索和利用。這靠人工是無法實(shí)現(xiàn)的，只有借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和科學(xué)設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)、齊全完備的檔案數(shù)據(jù)庫才能實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)庫至少應(yīng)建立兩個(gè)：檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫相互聯(lián)系互為一體，數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫其實(shí)只是檔案的數(shù)據(jù)倉庫，其管理調(diào)用離不開目錄數(shù)據(jù)庫。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過檢索目錄數(shù)據(jù)庫判斷確定所要查詢檔案的地址和代碼后，再按檢索到的地址到檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫調(diào)出相應(yīng)的檔案文獻(xiàn)原文。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理現(xiàn)代化，這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃、同時(shí)建設(shè)。

（二）建立新的“利用規(guī)則”。與紙質(zhì)文件檔案相比，數(shù)字檔案利用中最突出的問題是信息安全。一方面，數(shù)字信息的易變性使利用活動(dòng)中潛藏著對(duì)信息原始性的威脅；另一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電子文件的利用窗口將從檔案閱覽室分散到四面八方的計(jì)算機(jī)屏幕上，使以往許多行之有效的控制手段變得無能為力，所以必須重新思考，建立專門的數(shù)字檔案利用制度。

1.建立多套備份制度。電子檔案應(yīng)制作三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。封存的那套一般只用于與拷貝件的對(duì)照校驗(yàn)，不能對(duì)外提供利用，以保證電子文件的原始性。對(duì)外提供利用的電子文件應(yīng)為只讀件文件。

2.對(duì)需要控制使用的電子文件用密碼技術(shù)、用戶身份證技術(shù)等方法進(jìn)行加密管理。檔案工作人員無法面對(duì)身在各處的利用者，對(duì)其利用權(quán)限的管理只能靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)鑒別和控制。我們的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)盡可能地使用先進(jìn)的技術(shù)加強(qiáng)對(duì)用戶權(quán)限的管理，確保檔案信息的安全。

3.采取相應(yīng)的措施，保證提供利用時(shí)光盤不受損壞。提供利用時(shí)數(shù)字檔案不可隨意復(fù)制和傳播，要規(guī)定嚴(yán)格的查閱程序，不得超越權(quán)限利用。注意保密檔案不得上互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，只可在內(nèi)部使用。

四、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的要求

第一，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用工作，應(yīng)以數(shù)字檔案信息為開發(fā)主體，但同時(shí)也應(yīng)吸收相關(guān)圖書、資料、情報(bào)等方面的信息，及時(shí)補(bǔ)充有關(guān)信息，以保證數(shù)字檔案信息產(chǎn)品的實(shí)用性、延續(xù)性和動(dòng)態(tài)性。

第二，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用，應(yīng)以加工、研究為基本手段，由現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行智能控制，加工與研究要互為作用、互為基礎(chǔ)、相互促進(jìn)。

第三，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)主動(dòng)滿足社會(huì)各方面的需要，面向社會(huì)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，貼近群眾生活，應(yīng)用現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，向個(gè)體或群體提供信息支持。

第四，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)以加工研制創(chuàng)新科技含量高的知識(shí)型電子檔案信息產(chǎn)品為標(biāo)志，通過智力生產(chǎn)，將電子檔案信息加工研制為不同載體形式的檔案信息成品。

第五，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用要堅(jiān)持開放并兼顧保守國家機(jī)密和保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私，加工研制的電子檔案信息產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)將有關(guān)國家機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或隱私部分的內(nèi)容分離出去、避開或隱去，把可開放的數(shù)字檔案信息資源加工成新的產(chǎn)品及時(shí)輸向社會(huì)，發(fā)揮應(yīng)有的作用。

五、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用方法

（一）匯編。根據(jù)選定的主題，直接對(duì)館（室）藏范圍的數(shù)字檔案信息進(jìn)行鑒定、篩選、組織，在忠于事實(shí)、保持原文原貌的前提下制成產(chǎn)品，如《勞動(dòng)保障文件匯編》《職務(wù)任免文件匯編》。

（二）濃縮輯錄。按某一需求選題，定向“濃縮”過濾相關(guān)的數(shù)字檔案信息，組成的產(chǎn)品，是只針對(duì)某一定向選題的需要的輯錄，擇要下載，忠于原文中某個(gè)方面的本意。

（三）撰述。對(duì)數(shù)字檔案信息研究的基礎(chǔ)上，由數(shù)字檔案信息開發(fā)人員根據(jù)選題需要，運(yùn)用不同的表述形式重新撰寫的具有一定創(chuàng)新性價(jià)值的產(chǎn)品。它脫離原文，忠于事實(shí)，但高于原文。如專題研究報(bào)告、學(xué)術(shù)評(píng)述、專業(yè)史料等。

（四）轉(zhuǎn)化。一種是將不同載體的檔案信息有選擇地運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息產(chǎn)品；一種是將研制的電子檔案信息產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為其他載體；一種是對(duì)圖書、史料等動(dòng)態(tài)的信息收集，錄入至數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，為我所用。

六、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)注意的問題

第一，數(shù)字檔案未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得私自復(fù)制、拷貝、修改或轉(zhuǎn)送他人。

第二，數(shù)字檔案可在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權(quán)限之內(nèi)的數(shù)字檔案，如需查閱超越權(quán)限的數(shù)字檔案，需經(jīng)有關(guān)部門同意，并遵守保密規(guī)定。

第三，已批準(zhǔn)為“使用權(quán)限保護(hù)的”數(shù)字檔案，要在目錄、載體上標(biāo)識(shí)。檔案部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的“使用權(quán)限保護(hù)”和密鑰管理規(guī)定。

第四，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。如上網(wǎng)傳送，只有經(jīng)過檔案部門的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)用戶使用權(quán)認(rèn)可后，方能提供利用。

在當(dāng)今信息時(shí)代，信息資源的積極開發(fā)顯得尤為重要，特別是檔案信息部門更應(yīng)該發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，從更深層次更多途徑挖掘信息資源，變被動(dòng)為主動(dòng)，變靜態(tài)為動(dòng)態(tài)，從而使信息資源得到充分開發(fā)與利用，變單一信息為綜合信息，變無序信息為有序信息，變淺層信息為深層次信息，以適應(yīng)信息社會(huì)的需要，發(fā)揮檔案部門的職能作用。