事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究

文/吉林省高速公路管理局長(zhǎng)春管理分局　丁亞楠

事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究

文/吉林省高速公路管理局長(zhǎng)春管理分局丁亞楠

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠使檔案管理更加便利，提高檔案管理的效率。本文就事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行分析和研究。

事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

任何單位中，檔案是十分重要的資源，檔案信息資源對(duì)于事業(yè)單位的內(nèi)部管理與發(fā)展有著重要的作用。在事業(yè)單位的日常工作中需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)利用。當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際需要，因此必須要積極借鑒和使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，解決檔案管理中的問題，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的高效發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要意義

（一）有助于經(jīng)濟(jì)效益的提升。當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息量逐漸增多，事業(yè)單位的信息儲(chǔ)存量也逐漸增多，但是傳統(tǒng)管理方式使得信息的管理和儲(chǔ)存受到了極大的影響。傳統(tǒng)事業(yè)單位使用的是紙質(zhì)檔案，管理方式比較粗放，要使檔案管理效率得到提升，就需要增加管理費(fèi)用和工作人員，使得事業(yè)單位的成本支出增多。新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理有著明顯的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)閱讀管理檔案，能夠減少管理成本的支出，減少紙質(zhì)檔案放置占用的空間，查閱更加便利，使用檔案時(shí)不再需要大量的復(fù)印紙質(zhì)檔案資料，減少紙張的使用，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）實(shí)現(xiàn)高效的檔案利用率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案儲(chǔ)存，但是管理中還存在著較多的問題，由于紙質(zhì)檔案的數(shù)量比較多，如果著急尋找檔案資料時(shí)不能精準(zhǔn)地找到，查找的效率不高，工作效率不高。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的事業(yè)單位檔案管理能夠減少檔案查找時(shí)間，使檔案管理實(shí)現(xiàn)時(shí)空上的解放，能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理資料利用率的提升。

（三）促進(jìn)辦公效率大幅度提升。事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，能夠在比較短的時(shí)間內(nèi)歸納檔案信息，能夠及時(shí)提供給使用者使用。當(dāng)前我國的行政事業(yè)單位中員工有一定的流動(dòng)性，員工的入職、辭職、調(diào)動(dòng)以及退休等是隨時(shí)都有的，需要對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理，并且查找到具體的信息，能夠節(jié)省查找時(shí)間，提高查找效率。事業(yè)單位檔案信息具有時(shí)間和空間上的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理，能夠轉(zhuǎn)變單一的信息管理方式，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位工作人員的檔案信息需求提供服務(wù)，使事業(yè)單位的辦公效率得到提高。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理對(duì)策

（一）進(jìn)一步重視事業(yè)單位檔案管理工作。要想使事業(yè)單位檔案管理工作高效有序開展，首先要提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的重視程度，這是檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)和前提。當(dāng)前我國的管理體制下，需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)提高重視，才能夠使檔案管理工作的效率得到全面提升，并給予人財(cái)物等方面的支持與輔助。主管人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳力度，提高檔案管理的影響力，有效協(xié)調(diào)各部門實(shí)現(xiàn)檔案信息收集與管理，提高檔案管理工作人員的積極性與主動(dòng)性，提高檔案管理的效果。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度進(jìn)行檔案管理。事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作不只是檔案管理部門的工作，不僅要對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的掃描，建立檔案表格，還需要將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息、員工信息以及發(fā)展規(guī)劃等檔案信息分類進(jìn)行電子錄入。從事業(yè)單位的實(shí)際需要出發(fā)，對(duì)各種檔案的提交格式、時(shí)間等進(jìn)行明確規(guī)定，使檔案能夠順利、高效地歸檔。因此應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度規(guī)范檔案管理工作，依據(jù)檔案信息的來源、種類以及儲(chǔ)存位置等設(shè)置檔案資料的范本，然后將范本下發(fā)到各個(gè)部門，使其按照標(biāo)準(zhǔn)范本提交檔案信息。在查找、應(yīng)用檔案信息資料時(shí)也應(yīng)滿足標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程，提高工作效率。

（三）對(duì)事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行安全管理。數(shù)字化的檔案管理相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式有著自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，因此需要在數(shù)字化管理同時(shí)還需要檔案信息的安全管理，這是數(shù)字化檔案管理過程中十分重要的內(nèi)容。事業(yè)單位建設(shè)數(shù)字庫時(shí)，需要認(rèn)真細(xì)致地挑選設(shè)備的生產(chǎn)廠家以及供應(yīng)商，保證依據(jù)嚴(yán)格的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及硬件上的建設(shè)與選擇，為今后數(shù)據(jù)庫功能提升奠定基礎(chǔ)。事業(yè)單位需要依據(jù)檔案信息的重要程度選擇合適的保護(hù)方式，保證檔案信息得到科學(xué)高效地處理與儲(chǔ)存，提高事業(yè)單位檔案信息的安全性。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員的工作素質(zhì)水平。檔案管理工作其實(shí)是一個(gè)專業(yè)性、連續(xù)性比較強(qiáng)的工作，事業(yè)單位檔案管理工作的開展需要有專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行，并保證管理人員的持續(xù)性，減少管理人員的流動(dòng)。為了避免出現(xiàn)一崗多職的現(xiàn)象，需要建立專門的檔案管理職位，保證檔案管理效率以及水平的提升。檔案管理人員需要具備專業(yè)化的檔案管理學(xué)科知識(shí)，在實(shí)現(xiàn)了電子化、信息化的管理系統(tǒng)建設(shè)后，還需要保證管理人員的學(xué)歷水平，建設(shè)學(xué)歷高、專業(yè)素質(zhì)水平強(qiáng)，熟練操作計(jì)算機(jī)的人才隊(duì)伍，保證事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位改革日漸深入，檔案管理工作面臨的要求和挑戰(zhàn)逐漸增多，怎樣實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理就成為新時(shí)期事業(yè)單位管理工作中需要解決的問題。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，努力實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，滿足事業(yè)單位發(fā)展需要。

[1]何杏儀.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的探討[J].南方論刊,2012（04）:78-79.

[2]毛羽豐.試析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2013（01）:104.

[3]王祥薇.提高事業(yè)單位檔案管理的具體途徑及方法探析[J].經(jīng)營管理者,2015（12）:291.