改進(jìn)人事檔案管理服務(wù)職能的探究

文/ 河南省理工中等專(zhuān)業(yè)學(xué)?！⊥跷蝶?/p>

改進(jìn)人事檔案管理服務(wù)職能的探究

文/ 河南省理工中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校王蔚麗

在人力資源管理現(xiàn)代化背景下，如何改進(jìn)人事檔案管理服務(wù)職能，已經(jīng)成為人力資源管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵。本文首先對(duì)國(guó)內(nèi)人事檔案管理服務(wù)職能存在的問(wèn)題展開(kāi)探討，并對(duì)如何改進(jìn)人事檔案管理服務(wù)職能進(jìn)行探究，為人事檔案管理服務(wù)職能的改進(jìn)和創(chuàng)新提供資料參考。

人事檔案；管理服務(wù)；職能；改進(jìn)

隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，人力資源管理工作日益受到人們關(guān)注。人事檔案管理服務(wù)作為人力資源管理的基礎(chǔ)工作和重點(diǎn)內(nèi)容，其服務(wù)職能的發(fā)揮直接影響著人力資源管理工作效率和質(zhì)量。我國(guó)現(xiàn)代人力資源管理起步較晚，人事檔案管理服務(wù)職能也存在一定問(wèn)題，如何解決這些問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)我國(guó)人事檔案管理服務(wù)職能的改進(jìn)和創(chuàng)新，顯然已經(jīng)成為我國(guó)人力資源管理技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新的關(guān)鍵。

一、人事檔案管理服務(wù)職能存在的問(wèn)題

（一）人事檔案材料內(nèi)容準(zhǔn)確性不足。人事檔案是對(duì)企業(yè)內(nèi)職工資料記錄和管理的重點(diǎn)工作，人事檔案資料的完整性、客觀性和全面性不僅影響著企業(yè)關(guān)鍵崗位的人才任免，還對(duì)員工個(gè)人的職業(yè)發(fā)展影響深遠(yuǎn)。我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理比較粗獷，人事檔案材料內(nèi)容準(zhǔn)確性根本達(dá)不到現(xiàn)代人力資源管理的要求。這導(dǎo)致企業(yè)單位在崗位人員任免時(shí)無(wú)法對(duì)職工的詳細(xì)信息準(zhǔn)確把握，導(dǎo)致員工檔案難以對(duì)號(hào)入座，影響了企業(yè)對(duì)員工業(yè)績(jī)的評(píng)定和能力的判斷，使人力資源管理部門(mén)的職工管理和崗位任免工作缺乏客觀性。

（二）人事檔案材料不夠完整。完整的人事檔案應(yīng)該包括學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱(chēng)、獎(jiǎng)懲、年度考核等一系列材料。只有保證認(rèn)識(shí)檔案材料的完整性，才能在關(guān)鍵崗位職業(yè)任免時(shí)對(duì)職工的履歷、經(jīng)驗(yàn)和能力全方位判斷。然而由于我國(guó)人事檔案材料管理比較落后，導(dǎo)致我國(guó)當(dāng)前人事檔案材料完整性不足。不僅初期的學(xué)歷信息、獎(jiǎng)罰記錄等不全面，對(duì)于職工在崗工作業(yè)績(jī)也缺乏動(dòng)態(tài)的記錄，造成人事檔案材料無(wú)法為崗位任免提供資料參考，降低了人事檔案材料的使用率。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)偏低。由于我國(guó)常年對(duì)人事檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致人事檔案管理崗位在企業(yè)和事業(yè)單位中受到忽視。正因如此，我國(guó)人事檔案管理專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)無(wú)法滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作的需求，很多企業(yè)單位的人事檔案管理員只能由其他崗位職工兼職。這不僅影響了人事檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，還不利于企業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新。在企業(yè)用工人數(shù)不斷擴(kuò)大的背景下，企業(yè)對(duì)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)要求越來(lái)越高，但低素質(zhì)的人事檔案管理人員根本無(wú)法完成企業(yè)人事檔案管理服務(wù)工作。

二、人事檔案管理服務(wù)職能的改進(jìn)策略

（一）擴(kuò)大人事檔案管理服務(wù)范圍。目前，人事檔案管理部門(mén)除了應(yīng)管理包括干部、工人、學(xué)生等類(lèi)型人員檔案外，對(duì)于其他一些勞動(dòng)群體，如政府、企事業(yè)單位招聘的工人，民營(yíng)、私營(yíng)企業(yè)者，農(nóng)民等，隨著時(shí)間的推移和歷史的沉淀，他們?cè)趨⑴c學(xué)習(xí)工作后也會(huì)形成許多有價(jià)值的檔案材料， 這部分檔案材料也應(yīng)納入各單位的人事檔案管理范圍。擴(kuò)大人事檔案管理服務(wù)范圍，不僅是激發(fā)人事檔案管理服務(wù)職能的關(guān)鍵，也是現(xiàn)代人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的具體要求。

（二）擴(kuò)大人事檔案管理服務(wù)對(duì)象。傳統(tǒng)的企業(yè)單位人事檔案主要是為人力資源管理部門(mén)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，我國(guó)現(xiàn)階段人事檔案管理服務(wù)的主要對(duì)象也如此。但隨著民主管理理念和信息化管理技術(shù)在企事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用，人事檔案管理服務(wù)的對(duì)象必須擴(kuò)大化，才能激發(fā)人事檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用。為此，企業(yè)單位人事檔案管理不僅要為人力資源管理部門(mén)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供服務(wù)，還需要為單位職工和社會(huì)公民積極提供服務(wù)，從而滿足不同人群對(duì)人事檔案信息的合法利用需求。

（三）擴(kuò)大人事檔案管理的服務(wù)內(nèi)容。在人力資源管理技術(shù)和理論不斷創(chuàng)新發(fā)展的今天，人事檔案管理工作必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作的要求。傳統(tǒng)的人事檔案管理崗位工作人員正面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而擴(kuò)大人事檔案管理的服務(wù)內(nèi)容，則是應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的必要措施。為此，現(xiàn)代的人事檔案管理不僅要完成傳統(tǒng)的檔案資料收集、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等基礎(chǔ)智能，還需要主動(dòng)采集、加工、充足和調(diào)研人事檔案，從而為人力資源管理部門(mén)、單位領(lǐng)導(dǎo)和其他合法需求人士提供更加科學(xué)、客觀、準(zhǔn)確的人事檔案資料。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。由于我國(guó)人事檔案管理工作常年受到忽視，使國(guó)內(nèi)人事檔案管理專(zhuān)業(yè)人才缺口較大。為了適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)發(fā)展對(duì)人事檔案管理服務(wù)的需求，必須加大人才培養(yǎng)力度，為人事檔案管理崗位儲(chǔ)備充足的人才。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，就需要社會(huì)力量和企事業(yè)共同參與到人才培養(yǎng)計(jì)劃中。首先，企業(yè)要積極與高等院校溝通和聯(lián)系，建立人事檔案管理人才培養(yǎng)的合作機(jī)制，加大人事檔案管理人才的培養(yǎng)效率。其次，企業(yè)單位要積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，通過(guò)人才的引進(jìn)來(lái)優(yōu)化自身人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)質(zhì)量。最后，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，提高其技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)人力資源管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展打下基礎(chǔ)。

綜上所述，改進(jìn)人事檔案管理服務(wù)職能，已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)企業(yè)和政府部門(mén)人力資源管理創(chuàng)新和改革的關(guān)鍵。想要實(shí)現(xiàn)改進(jìn)人力資源管理服務(wù)職能的目的，就一定要擴(kuò)大人事檔案管理的服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)對(duì)象，并加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。

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