淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

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淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

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【摘要】檔案管理的工作內(nèi)容十分的繁雜，需要管理人員有著高度的耐心程度和管理才能。因此，為了迎合當(dāng)今飛速發(fā)展的社會(huì)，保證檔案管理工作順利完成，這就要求工作人員必須要提高自身工作能力，提高檔案管理工作的規(guī)范化程度。本文主要分析當(dāng)今社會(huì)下我國(guó)檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，繼而針對(duì)這些問(wèn)題提出了一些措施。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代；檔案管理；規(guī)范化；現(xiàn)代化隨著我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展，各種檔案信息內(nèi)容越來(lái)越多，給檔案管理工作也提出了越來(lái)越高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前飛速發(fā)展的社會(huì)的需要，并且檔案管理的工作人員也開(kāi)始承受著越來(lái)越大的工作壓力。因此，這就必須要改變當(dāng)前的檔案管理工作方式，推動(dòng)者檔案管理朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，并且不斷提高檔案管理的規(guī)范化程度。

一、實(shí)現(xiàn)管理檔案規(guī)范化程度的必要性

檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)的內(nèi)容，并且對(duì)于任何單位來(lái)說(shuō)檔案管理工作都極為重要。盡管在日常的工作中，檔案管理工作內(nèi)容不被一般的工作人員所重視，但是在不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作也必須要與時(shí)俱進(jìn)，簡(jiǎn)化檔案管理工作的具體工作方式，提高檔案整體規(guī)范化的程度。對(duì)于組織不斷發(fā)展的方面來(lái)說(shuō)，檔案管理工作有著極為重要的發(fā)展意義，因?yàn)闄n案不僅記錄了整個(gè)組織的發(fā)展歷程，更是包括著整個(gè)組織在發(fā)展歷程中的眾多重點(diǎn)內(nèi)容，也包括這一個(gè)組織立本的基礎(chǔ)文化。有古人云：“以史為鑒，可以知興替”。可見(jiàn)，歷史對(duì)于人對(duì)于組織來(lái)說(shuō)，起著十分重要的作用。通過(guò)對(duì)檔案管理方式的更新，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)工作人員對(duì)組織內(nèi)部歷史發(fā)展歷程，并且提高自很對(duì)組織知識(shí)的掌握程度。另外，檔案中包括了大量工作具體內(nèi)容和組織內(nèi)部的各種信息，提高檔案管理工作的水平，能夠提高組織內(nèi)部信息的安全性程度。如果檔案管理工作中出現(xiàn)一些紕漏，極有可能造成單位信息的泄露，從而不利于組織單位的發(fā)展。因此，從組織單位的未來(lái)發(fā)展歷程來(lái)看，檔案管理工作規(guī)范化程度提高，對(duì)于單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)起著十分重要的作用。同時(shí)，單位決策者需要根據(jù)市場(chǎng)現(xiàn)狀作出各項(xiàng)工作的決策，這都必須以檔案信息為基礎(chǔ)。所以，提高檔案管理工作的規(guī)范花，完善檔案管理工作具體內(nèi)容，不僅能夠幫助決策者做好單位未來(lái)發(fā)展決策，還能夠促進(jìn)組織單位朝著更好的未來(lái)發(fā)展。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作中的現(xiàn)狀

檔案管理工作對(duì)于一個(gè)企業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)起著十分重要的作用，尤其是在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)之下，檔案管理工作也面對(duì)著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)。這些挑戰(zhàn)對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化程度也提出了極高的要求。然而在現(xiàn)行的檔案工作管理過(guò)程中存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題在極大程度上影響了整個(gè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。經(jīng)過(guò)筆者的分析總結(jié)，現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要有以下幾種：

（一）檔案管理工作人員整體素質(zhì)低。整個(gè)檔案管理工作中規(guī)范化程度低，這是檔案管理工作無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展潮流的一個(gè)關(guān)鍵性原因。這就需要檔案管理工作人員的整體素質(zhì)高?，F(xiàn)階段中，我國(guó)檔案管理工作人員對(duì)整個(gè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平低，整支隊(duì)伍的素質(zhì)低下。在檔案管理工作開(kāi)展以來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于管理工作的重視程度低，嚴(yán)重影響了整個(gè)整支隊(duì)伍的積極性。另外，整個(gè)組織內(nèi)部不同的工作人員都將檔案管理工作看成是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的工作，對(duì)于管理的規(guī)范化認(rèn)識(shí)并不深入，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作不規(guī)范可能帶來(lái)的問(wèn)題。正是由于這種規(guī)范化管理工作認(rèn)識(shí)欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程的緩慢。除此之外，在檔案管理工作中，不僅僅是檔案管理工作人員的自身認(rèn)識(shí)水平有限，檔案管理人員的工作能力還存在很大的不足。

（二）檔案管理工作信息化水平低。當(dāng)前在檔案管理工作中，檔案管理的信息化程度比較低，在很多組織中對(duì)于檔案的管理還局限在過(guò)去的人為管理手段為主導(dǎo)的管理方法上，很多組織的檔案管理還是采用紙質(zhì)管理的基本方法，這種基本方法的使用在檔案管理中已經(jīng)比較落后，因此，在這樣的情況下，做好檔案管理就要應(yīng)用新的信息化技術(shù)。信息化技術(shù)在檔案管理方法中的應(yīng)用還不夠全面，造成了檔案管理工作中規(guī)范化程度低的一個(gè)重要原因。傳統(tǒng)的檔案管理是采用基本的紙質(zhì)化管理方法，這種管理方法無(wú)論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現(xiàn)代社會(huì)信息膨脹，對(duì)于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統(tǒng)方法就不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

三、檔案管理規(guī)范化的對(duì)策分析

（一）提升檔案管理工作的信息化水平。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各種電子檔案管理系統(tǒng)不斷涌現(xiàn)和更新。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化可以提高檔案管理的準(zhǔn)確性，提高檔案管理的效率，降低檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。從檔案信息的搜集，檔案信息的整理，檔案信息的檢索利用，都可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，提高了信息的利用效率，相比與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，還便于保存，便于使用者和管理者對(duì)信息進(jìn)行更新。建立相關(guān)的檔案歸類，檔案查閱制度，明確檔案管理員工的責(zé)任，使得檔案管理更趨規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在檔案管理工作中，要注重從信息化方面努力建立完善的信息化管理工作體系。

（二）提升檔案管理工作人員的意識(shí)和工作能力。在檔案管理工作中，由于工作人員自身對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻，不重視檔案管理工作的規(guī)范化，造成了檔案管理工作中存在一些影響規(guī)范化建設(shè)的問(wèn)題。加強(qiáng)檔案管理部門(mén)人員的工作素質(zhì)，幫助他們了解檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要性，培養(yǎng)他們檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)。對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，促使他們學(xué)習(xí)和了解檔案管理的專業(yè)化知識(shí)，提高他們的科學(xué)化管理水平。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的熱情，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度決定了檔案管理工作的質(zhì)量。組織的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要作用，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度。優(yōu)化檔案管理部門(mén)人員結(jié)構(gòu)，重視對(duì)相關(guān)部門(mén)的投資，提高員工的工作熱情。

四、結(jié)論

通過(guò)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化問(wèn)題進(jìn)行具體的研究，發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作規(guī)范化問(wèn)題中存在的問(wèn)題，針對(duì)性的提出解決的對(duì)策，提升工作人員的管理能力和認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的信息化管理能力。

參考文獻(xiàn)

［1］富靖蘋(píng).淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化［J］.黑龍江史志，2014（23）：112.