做好人事檔案管理 挖掘人力資源潛力

文/遼寧省水土保持研究所 孟憲華

做好人事檔案管理 挖掘人力資源潛力

文/遼寧省水土保持研究所 孟憲華

人事檔案是人才信息的重要載體，如何從人事檔案材料的收集、整理、鑒別入手做好人事檔案管理工作，為挖掘、開發(fā)利用人力資源提供依據(jù)。

人事檔案；管理；挖掘；人力資源

人是一切社會活動的承載者，是社會進(jìn)步和發(fā)展的原動力。人力資源作為一種生產(chǎn)力，它的開發(fā)利用、合理配置對事物的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要合理開發(fā)人力資源就要準(zhǔn)確掌握人才信息，而人事檔案是人才信息的重要載體，能歷史地、客觀地、全面地記錄個人人生軌跡、學(xué)識水平、德能勤績、工作表現(xiàn)，從而為發(fā)掘、識別、正確選拔使用人才提供重要依據(jù)。因此，人事檔案管理作為人力資源工作的組成部分，在潛能開發(fā)、合理使用人力資源中起著重要作用，如何從人事檔案材料的收集、整理、鑒別等檔案管理的基礎(chǔ)工作入手，為挖掘、開發(fā)利用人力資源提供強(qiáng)有力的保障至關(guān)重要。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

人事檔案是一個人的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、思想意識形態(tài)、現(xiàn)時表現(xiàn)等的綜合反映，是國家相關(guān)組織機(jī)構(gòu)在人事管理活動中收集、整理產(chǎn)生的，具體包括個人經(jīng)歷、學(xué)識水平、專業(yè)能力、獎懲情況、社會關(guān)系、工資待遇等，是在整個學(xué)習(xí)、職業(yè)生涯中逐步積累并集中保存起來以備查考利用的歷史記錄。

（一）可真實(shí)、全面、客觀反映個人信息和基本道德品質(zhì)。人事檔案內(nèi)容包含個人履歷信息，自傳，年度考核、資格考察、品德鑒定；學(xué)歷學(xué)位和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)，政審，黨團(tuán)，獎勵，處分，招錄、任免、工資、待遇、退休及各類審批表、呈報(bào)表、登記表，其他可供參考的材料等。查閱一個人的檔案除對此人基本信息了解外，還對其學(xué)識水平、專業(yè)技術(shù)水平、工作能力及表現(xiàn)等情況有了一定的認(rèn)識，對其潛能做出基本判斷。除了檔案明確記載的信息外，還對其人生態(tài)度、品行修養(yǎng)有一定了解，如從檔案材料的卷面書寫、內(nèi)容完整及歸檔材料的齊全、整潔都可以對一個人行為習(xí)慣、思想和品質(zhì)做出判斷。我們在人事檔案整理、核查中發(fā)現(xiàn)“三齡”（年齡、工齡、黨齡）存在的問題比較突出，原則上這些信息應(yīng)是準(zhǔn)確、唯一、不可變更的，但有些人檔案中出現(xiàn)八、九個出生日期或參加工作時間。參加工作時間記載不一致，主要原因有記憶不準(zhǔn)確或本人確實(shí)不清楚（如知青下鄉(xiāng)期間或從事臨時工作期間被認(rèn)定為參加工作時間，本人不清楚具體的認(rèn)定日期）；出生日期由于存在陰陽歷兩種不同寫法或陰陽歷轉(zhuǎn)換時日期不準(zhǔn)確而產(chǎn)生差異。以上原因雖均在情理之中，但可反映出其工作的認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)程度。而在填寫個人檔案中出現(xiàn)的填寫不認(rèn)真，如把出生日期寫顛倒1963年寫成1936年；或把填表日期寫成出生日期；或是檔案造假，如在入團(tuán)、入黨、升學(xué)時為了需要改大或改小年齡，則可反映出個人的品德、誠信等方面問題。這些均可作為選拔、作用人才的基本依據(jù)。

（二）根據(jù)每個個體特點(diǎn)量體裁衣、揚(yáng)長避短，發(fā)揮人才資源效用最大化。人各有所長，可通過記載客觀、清晰、準(zhǔn)確、完整的人事檔案信息來對其專業(yè)特長、學(xué)術(shù)水平、研究方向、個人修為、團(tuán)隊(duì)意識等進(jìn)行綜合分析，同時結(jié)合單位自身情況和發(fā)展需求揚(yáng)長避短合理規(guī)劃、設(shè)計(jì)、配置專業(yè)人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)及各類人才配備比例，并根據(jù)實(shí)際工作中暴露出的專業(yè)人才隊(duì)伍發(fā)展存在的問題，有針對性地制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃以隨時調(diào)整專業(yè)人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)比例，真正實(shí)現(xiàn)合適的人擺在適合的位置，挖掘人才的潛能，實(shí)現(xiàn)人盡其才。

（三）可為單位管理人才梯隊(duì)建設(shè)正確選拔、合理使用人才提供依據(jù)。一個科研單位除了配備結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)外，更重要的一個具有決策力、領(lǐng)導(dǎo)力、凝聚力的核心領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，管理人才梯隊(duì)建設(shè)尤為重要。具有真實(shí)性、時態(tài)性、權(quán)威性的人事檔案，能動態(tài)、系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確地反映人才各方面的信息，從而準(zhǔn)確判斷是否具有除學(xué)識、專業(yè)素養(yǎng)外的良好的意識形態(tài)、道德修養(yǎng)、胸襟涵養(yǎng)等潛在品質(zhì)，為單位管理人才梯隊(duì)建設(shè)正確選拔、合理使用優(yōu)秀人才提供依據(jù)。

二、怎樣做好人事檔案管理

人事檔案管理是整個單位和人力資源管理部門工作的重要組成部分，是衡量人員工作質(zhì)量和工作效率、確保個人信息真實(shí)、見證個人成長發(fā)展歷史軌跡不可或缺的，也是評價一個人的基本素質(zhì)和工作業(yè)績必不可少的。是一項(xiàng)嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎、原則性、保密性很強(qiáng)的工作，做好檔案管理工作不僅是檔案管理者本職工作的需要，也是單位事業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的需要。人事檔案管理包括材料收集、甄別分類、整理裝訂、提供利用、保管保密、轉(zhuǎn)移傳遞等環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，不能有絲毫懈怠和疏漏，才能保證人事檔案的完全齊備、類別清晰、便于查考；才有其存在及利用的價值，才能體現(xiàn)人事檔案管理工作的重要性。

（一）人事檔案材料收集是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。有米好下鍋，有材料才能建檔。用于歸檔的人事檔案材料的收集應(yīng)盡量全面，一是保證人事檔案信息的完整、準(zhǔn)確和充實(shí)。而在檔案材料收集的實(shí)際工作過程中存在收集歸檔不及時或?qū)?yīng)歸檔材料界定不清，應(yīng)收未收、應(yīng)存未存等問題。如1997年后的年度考核材料、大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審、職務(wù)任免、任職考核、工資變動等材料都存在不同程度的缺檔、斷檔現(xiàn)象，造成檔案不完整、不連續(xù)。二是保證檔案信息的連續(xù)性、一致性。如記錄專業(yè)技術(shù)職務(wù)級別的四大類二小類從“轉(zhuǎn)正定級確定專業(yè)技術(shù)職務(wù)表到助理研究員、副研究員、研究員評定表”與九大類二小類“崗位變動聘用審批表”有一定的對應(yīng)關(guān)系，崗變薪變，隨著專業(yè)技術(shù)職務(wù)變動二小類工資信息也對應(yīng)變化。因此必須強(qiáng)化人事檔案管理制度，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，做好應(yīng)歸檔材料鑒別、收集的基本功，為做好人事檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時也要讓檔案記載者自身認(rèn)識到人事檔案的重要作用及存在的意義，從主觀、客觀上把好人事檔案管理工作第一關(guān)——人事檔案材料的收集。為合理使用、調(diào)配人才資源提供客觀、公正、真實(shí)的原始資料，為選拔和任用人才提供重要依據(jù)，從而更好地發(fā)揮人事檔案的作用。

（二）人事檔案材料鑒別是做好人事檔案管理工作的核心。收集后的檔案材料不能直接歸檔，要根據(jù)人事檔案管理的要求及原則進(jìn)行分類整理和審核鑒別，它是人事檔案管理的關(guān)鍵和靈魂。分類整理是指將材料按內(nèi)容性質(zhì)分類，如一類履歷、二類自傳、三類鑒定、四類學(xué)習(xí)及職稱、五類證明認(rèn)定、六類黨團(tuán)、七八類獎懲、九類工資任免、十類其他等材料。分類后再根據(jù)存檔要求進(jìn)行鑒別，主要包括檔案材料內(nèi)容完不完整、前后記載一不一致、填寫真不真實(shí)、有沒有混檔現(xiàn)象等。如檔案中的履歷表和各類登記表中的家庭成員欄，很多人填寫的都不完整；有些人的姓名寫法不一致，出現(xiàn)同音不同字的現(xiàn)象；同一檔案出現(xiàn)兩個人的材料；一些材料上沒有個人簽名、單位蓋章或沒有材料形成時間等。

要保證檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，為查閱人事檔案提供可靠、可信信息，就要解決人事檔案材料鑒別工作中存在的問題，首先要明確人事檔案材料整理、鑒別標(biāo)準(zhǔn)、原則，具有一定業(yè)務(wù)素質(zhì)的人事檔案管理者才能有據(jù)可依對人事檔案材料做出有針對性的鑒別。為解決檔案材料混檔現(xiàn)象，將每個人都設(shè)置一個代表其本人的數(shù)字代碼，然后將不同類別的檔案材料按人員進(jìn)行編號；收檔時要認(rèn)真核查歸檔材料人員的姓名、出生年月、參加工作時間等關(guān)鍵性的基本信息，同時核對填寫內(nèi)容是否完整、材料手續(xù)是否齊全。

（三）充分合理利用人事檔案信息。原始、真實(shí)、完整的人事檔案具有個性化、差異化、特質(zhì)化特點(diǎn)，是個人成長經(jīng)歷、發(fā)展軌跡的寫照和縮影，從而為挖掘人力資源潛能，以其所長、避其所短合理設(shè)計(jì)職業(yè)生涯，使人力資源效用最大化提供依據(jù)。區(qū)別于其他性質(zhì)的檔案，人事檔案的使用范圍和利用率由于涉密原因受到限制。但除作為考核、考察、選拔、任用人才的依據(jù)外，還作為三齡兩歷、資歷、學(xué)歷等的認(rèn)定依據(jù)，并為財(cái)產(chǎn)公證、法律糾紛、訴訟等提供佐證。

三、結(jié)語

人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，必須要加大對人事檔案材料收集、鑒別的重視力度，規(guī)范人事檔案管理工作，規(guī)范檔案資料的收集歸檔，建立科學(xué)、合理、有效的檔案收集機(jī)制，增強(qiáng)檔案資料的真實(shí)性，收集過程的規(guī)范性，做好材料的收集“全”、材料的鑒別“細(xì)”，并針對不同材料的具體問題具體分析，嚴(yán)把材料歸檔關(guān)，充分利用人事檔案信息為選拔和作用人才提供重要依據(jù)，從而發(fā)揮人事檔案管理工作在人力資源潛力挖掘中的真正作用。

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