基于辦公自動(dòng)化下的醫(yī)院檔案管理分析

文/酒泉市中醫(yī)院 秦雯

基于辦公自動(dòng)化下的醫(yī)院檔案管理分析

文/酒泉市中醫(yī)院 秦雯

社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展帶動(dòng)了信息技術(shù)的進(jìn)步，信息化時(shí)代的到來為醫(yī)院的發(fā)展開辟了嶄新的道路，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理更加重視對(duì)信息化建設(shè)水平的提高和進(jìn)步，但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理工作還存在一些問題，制約著醫(yī)院整體水平的進(jìn)步和發(fā)展。

辦公自動(dòng)化；醫(yī)院檔案管理；措施；問題；完善

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理中非常重要的組成部分，檔案管理的內(nèi)容往往會(huì)直接涉及醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)和科研成果的落實(shí)情況等內(nèi)容，也是推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。從目前實(shí)行辦公自動(dòng)化醫(yī)院可以看出，我國(guó)醫(yī)院檔案的管理工作在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下仍然具有一定局限性。

一、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

（一）工作效率得到顯著提高。根據(jù)其功能和作用的不同，醫(yī)院檔案具體可以分為病歷檔案、設(shè)備管理備份、文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表等各種不同的文件，涉及醫(yī)療、病歷、設(shè)施和財(cái)務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各部門都起到促進(jìn)作用，極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理人員需求增多。辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的管理工作，也是現(xiàn)代化辦公設(shè)備的基本要求，所以對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)和能力都有著十分嚴(yán)格的要求，在新形勢(shì)下對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作人員來說傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，所以醫(yī)院內(nèi)部對(duì)于檔案管理人員的需求也在不斷地增加。

（三）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一性。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理首先就具備自動(dòng)化的操作模式，所以檔案管理工作中自動(dòng)化必須要有標(biāo)準(zhǔn)化作為前提，統(tǒng)一醫(yī)院檔案的工作標(biāo)準(zhǔn)，以保障其能夠滿足辦公自動(dòng)化的需求。

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院的檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)，不僅有效縮短了存儲(chǔ)空間，還最大程度的保障了檔案的完整性，延長(zhǎng)了檔案的受用壽命。

二、辦公自動(dòng)化下醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案的保密性存在漏洞。網(wǎng)絡(luò)中黑客和病毒可以通過網(wǎng)絡(luò)接入醫(yī)院的檔案管理程序中，對(duì)沒有固定標(biāo)識(shí)和簽名來識(shí)別的電子檔案進(jìn)行修改，醫(yī)院電子檔案的安全性和保密性往往涉及醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療安全和患者的個(gè)人資料等隱私信息，所以醫(yī)院檔案的安全問題就顯得尤為重要。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和技能。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)模式下醫(yī)院檔案管理的發(fā)范疇，現(xiàn)代化的檔案需要檔案管理人員具有超強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作和實(shí)踐能力以及檔案管理知識(shí)才能勝任，所以即懂得現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)又熟悉計(jì)算操作能力的復(fù)合型人才是目前醫(yī)院檔案管理人員急需要解決的問題。

（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)水平較低。目前我國(guó)所應(yīng)用的辦公自動(dòng)系統(tǒng)的水平較低，軟件投入較少，嚴(yán)重影響到了醫(yī)院檔案管理工作整體水平的提高和發(fā)展，開發(fā)隊(duì)伍良莠不齊，使得部分軟件產(chǎn)品的質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的集成性能較差，檔案管理系統(tǒng)中各子系統(tǒng)之間不能很好地協(xié)調(diào)配合起來。

（四）醫(yī)院內(nèi)部檔案的管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化在給醫(yī)院檔案管理工作帶來便捷的同時(shí)也產(chǎn)生了不少的問題，辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案往往只會(huì)對(duì)正式文件進(jìn)行存檔，沒有保留原始底稿，所以打印機(jī)和傳真機(jī)經(jīng)手的檔案作為底稿的現(xiàn)象十分普遍。檔案管理工作的規(guī)范化落實(shí)不到位，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

三、提高辦公自動(dòng)化下醫(yī)院檔案管理的措施

（一）提高醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)水平和力度。醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)是建立在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之上的，是由硬件、軟件和基礎(chǔ)設(shè)施以及其他存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)材料組成的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成的，具有安全、可靠的優(yōu)點(diǎn)，醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化就要求對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)和工作平臺(tái)進(jìn)行完善的網(wǎng)絡(luò)安全和防護(hù)工作，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中各部分不受外來因素的影響和破壞，保障醫(yī)院檔案系統(tǒng)能夠正常工作和運(yùn)行。

（二）建立完善的檔案管理機(jī)制。社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步使得醫(yī)院檔案的數(shù)量也在不斷地增加，使得醫(yī)院檔案的管理方式也變得日趨復(fù)雜，在這種形式下對(duì)檔案管理和工作人員提出了新的要求，所以高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)就成為目前急需要解決的問題，醫(yī)院應(yīng)該建立和完善科學(xué)合理的檔案人員管理機(jī)制，并且制定完善的考核制度，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性非常強(qiáng)的工作，只有建立完善的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理工作和獎(jiǎng)懲措施掛鉤，才能從根本上激發(fā)員工的工作積極性，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的全面落實(shí)和進(jìn)步。

四、結(jié)束語

新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案的管理工作只有不斷地調(diào)整，建立起能夠適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境的管理制度和技術(shù)手段，并且制定出科學(xué)完善的自動(dòng)化檔案管理制度，才能從根本上提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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