信息化條件下供水業(yè)務(wù)檔案的電子化管理

文/臺州自來水有限公司 林燕

信息化條件下供水業(yè)務(wù)檔案的電子化管理

文/臺州自來水有限公司 林燕

當(dāng)今是信息化發(fā)展的時(shí)代，各行各業(yè)都在對其內(nèi)部工作和業(yè)務(wù)進(jìn)行、電子化改造，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步使得業(yè)務(wù)檔案管理產(chǎn)生了質(zhì)的改變。為更好地適應(yīng)不斷變化的社會發(fā)展需求，企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案在加強(qiáng)管理的同時(shí)，進(jìn)行了技術(shù)化創(chuàng)新。在此過程中，供水企業(yè)同樣對自身的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行電子化管理。本文首先就供水單位電子業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)勢，對當(dāng)前供水業(yè)務(wù)檔案電子化管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而對業(yè)務(wù)檔案電子化管理強(qiáng)化措施進(jìn)行闡述。

信息化；供水業(yè)務(wù)檔案；電子化管理

科技日新月異，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，引起各個領(lǐng)域的重大改革。在信息化時(shí)代下，供水企業(yè)的內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案管理也面臨著信息化的改革。業(yè)務(wù)檔案在供水單位的運(yùn)營中發(fā)揮著重大的作用，在信息化條件下，檔案的保管方式發(fā)生了巨大的改變，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。進(jìn)行檔案電子化管理可以大大減輕供水公司工作人員的工作量，提高業(yè)務(wù)檔案保存的準(zhǔn)確、完整、便捷，同樣可以方便居民查詢自身的業(yè)務(wù)信息，大大提升供水單位工作效率。

一、信息化條件下業(yè)務(wù)檔案的電子化管理特點(diǎn)

（一）使用磁性介質(zhì)作為載體，具有較高的存放要求。

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案主要通過票據(jù)等紙質(zhì)對業(yè)務(wù)內(nèi)部進(jìn)行保存。因?yàn)闄n案是紙質(zhì)的，占據(jù)的空間較大，需要的材料較多，同時(shí)查詢的操作管理非常不方便。而電子檔案通過磁盤或者光盤就可以進(jìn)行儲存，所占空間較小，較為方便查詢。然而，電子檔案也具有一定的缺陷，儲存信息會被惡意刪改，必須加強(qiáng)防火防水，防潮防磁等；同時(shí)需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的安全保護(hù)，以防數(shù)據(jù)信息遭受損壞。

（二）電子檔案信息容易受到損害。電子檔案使用磁性介質(zhì)進(jìn)行信息儲存，相較于紙質(zhì)檔案，信息的儲存較為集中，這也給惡意刪改信息之人以可乘之機(jī)，加之?dāng)?shù)據(jù)的刪改難以察覺，這導(dǎo)致信息無法得到很好的修復(fù)，使得檔案信息缺乏真實(shí)性，同紙質(zhì)檔案相比，其信息真實(shí)度相對較低。與此同時(shí)，儲存介質(zhì)質(zhì)量，相關(guān)硬件設(shè)備需要及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，業(yè)務(wù)信息的保存有效期等問題都需要進(jìn)行考量，上述問題會極大地影響檔案存儲的數(shù)據(jù)真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。

（三）電子檔案涉及范圍較廣。過去的業(yè)務(wù)檔案只是單純的記錄單位相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容，涉及一些與單位業(yè)務(wù)相關(guān)的材料。在信息化技術(shù)的支持下，電子業(yè)務(wù)檔案除去以往紙質(zhì)檔案內(nèi)容，還會涉及其他領(lǐng)域的相關(guān)信息。

（四）電子檔案可以快速實(shí)現(xiàn)信息的共享。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的支持，電子檔案可以快速對供水單位信息系統(tǒng)以及其他管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，借此來實(shí)現(xiàn)各個系統(tǒng)之間的資源共享。電子業(yè)務(wù)檔案可以較快對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，較之紙質(zhì)檔案，電子檔案信息查看、運(yùn)用等操作更加方便。

二、供水業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理水平相對滯后?，F(xiàn)階段，供水業(yè)務(wù)管理形式較為滯后，仍存在人工操作管理的情況，存放較為隨意，查看非常不方便；人工進(jìn)行檢索查詢工作效率不高；編制的檔案編號缺乏規(guī)范性，組卷欠缺一定的規(guī)律性，案卷內(nèi)部沒有制作內(nèi)目錄；缺乏完善的檔案管理機(jī)制，沒有指派專門的人員對其進(jìn)行嚴(yán)格的管理，對于管理缺乏足夠的重視，指派的管理人員完全依靠自身的經(jīng)驗(yàn)和主管意識進(jìn)行管理，管理常常只是走形式，檢查過于敷衍。

（二）檔案內(nèi)容龐雜管理難度較大。水源是城市居民生產(chǎn)、生活的基礎(chǔ)，供水業(yè)務(wù)信息量非常大，涉及的資料數(shù)據(jù)龐雜，加重了檔案管理內(nèi)容的難度。加之檔案具有一定的保存期限，這也增加了檔案管理的難度，檔案管理需要大量的人力以及財(cái)力作為支持，但是人員和財(cái)力不足，使得檔案管理存放較為混亂，檔案丟失、發(fā)霉現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。本案中供水業(yè)務(wù)檔案主要針對用戶的供用水合同（包含用戶的基本資料）及基建檔案，基建檔案包含供水工程從工程報(bào)告、批復(fù)等往來依據(jù)性文件、土地征用、所簽拆建、補(bǔ)償協(xié)議、地質(zhì)勘查、水文地形等報(bào)告、圖紙、水廠平面圖、工程設(shè)計(jì)委托書、初步設(shè)計(jì)說明書及圖紙?jiān)O(shè)計(jì)修改、施工技術(shù)高低以及圖紙的會審記錄；給排水工程，包括城區(qū)管網(wǎng)，單位居民給排水等工程材料和圖紙。

（三）檔案信息完整性欠缺。檔案中儲存的業(yè)務(wù)涉及供水業(yè)務(wù)相關(guān)記錄，供水業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)容和資料必須一應(yīng)俱全，但是在實(shí)際的管理中檔案信息常常存在缺失。供水涉及的單位、企業(yè)、人員眾多，所有的檔案信息資料難以得到完整的保存。

三、電子供水業(yè)務(wù)檔案管理的措施

（一）規(guī)范電子檔案的歸檔范圍和保存年限。在供水業(yè)務(wù)中，用水單位涉及范圍較廣，含有個體單位、大型企業(yè)、單獨(dú)的家庭或者個人等，具體業(yè)務(wù)涉及的資料也存在一定的差別，資料的存檔也不同。假如凡是文件都需要?dú)w檔的話，必然造成加重檔案管理的壓力和負(fù)擔(dān)。加之保存期限一般為十五年，這對于文檔的管理是一項(xiàng)較大的挑戰(zhàn)。所以，應(yīng)當(dāng)對規(guī)范涉及的范疇以及儲存期限進(jìn)行明確規(guī)范，同時(shí)加強(qiáng)全過程的管控，從而保障供水企業(yè)檔案的完備。

（二）根據(jù)要求把傳統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案。由于目前供水企業(yè)還沒有實(shí)現(xiàn)電子化辦理業(yè)務(wù)，企業(yè)內(nèi)部沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的電子信息平臺，最后歸檔的依舊是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。根據(jù)中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求。需采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲在磁盤、光盤等載體上。

工作人員在掃描之前，根據(jù)檔案的情況需對紙質(zhì)檔案進(jìn)行前期的鑒定和整理，以確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記。掃描完成后需對圖像文件進(jìn)行處理，最后完成數(shù)據(jù)掛接，并對完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。

（三）電子資料數(shù)據(jù)的保存。由于電子數(shù)據(jù)可以同載體進(jìn)行分離，導(dǎo)致文件信息比較容易遭受毀壞、刪改、偷竊、病毒感染等危害。當(dāng)前，電子檔案的保護(hù)技術(shù)含有信息加密、權(quán)限管理、數(shù)字時(shí)間印章、防火墻技術(shù)等，然而電子資料相關(guān)加密以及解密手段在不斷地改進(jìn)，有效維護(hù)電子資料數(shù)據(jù)的安全，是電子技術(shù)研究的重點(diǎn)內(nèi)容。

此外，歸檔之后的電子資料，檔案載體使用期限較短，由此會出現(xiàn)資料沒有到保存期限，但是載體介質(zhì)已經(jīng)達(dá)到期限的情況，必須及時(shí)對相關(guān)文件資料進(jìn)行保存。

（四）計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)發(fā)展和信息資料的文件。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不斷更新和改進(jìn)，而電子檔案作為歷史見證，怎樣確保在任何時(shí)間進(jìn)行查詢、調(diào)閱均可以順利被識別，這是一項(xiàng)必須重視的問題。比如，現(xiàn)在市場上存在一些軟件可以兼容較低版本的文件，但是部分軟件卻無法兼容，甚至部分軟件已經(jīng)被淘汰；硬件方面，當(dāng)前市場的計(jì)算機(jī)幾乎沒有軟驅(qū)配置，難以識別十幾年前的軟盤電子文檔。因此，應(yīng)當(dāng)注意電子文檔生成的時(shí)間和所用的系統(tǒng)軟件以及軟件的兼容情況，保障文件資料可以被順利識別和管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，科技信息化時(shí)代，為各個單位相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的電子化管理提供良好機(jī)遇的同時(shí)，帶來了一定的問題?，F(xiàn)階段，電子信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于多數(shù)的單位業(yè)務(wù)檔案管理中，極大的便利各個單位的業(yè)務(wù)檔案管理工作，與此同時(shí)各個單位必須對其加強(qiáng)管理，保障檔案的準(zhǔn)確、完整，有利于單位業(yè)務(wù)的開展。

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