高校院系辦公室工作中時(shí)間管理的運(yùn)用

文/華中科技大學(xué) 周成紅

高校院系辦公室工作中時(shí)間管理的運(yùn)用

文/華中科技大學(xué) 周成紅

高校中的院系辦公室屬于基層行政部門，具有后勤服務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策以及宣傳信息等職能。而且，隨著高校行政部門的精簡(jiǎn)，院系辦公室的工作逐漸增多，工作人員的壓力也不斷增大，時(shí)間非常緊迫。所以，需要科學(xué)管理工作時(shí)間，有序開(kāi)展工作，減輕壓力，進(jìn)而完成各項(xiàng)工作，為院系教學(xué)、科研、服務(wù)以及文化傳承等各種工作的順利進(jìn)行提供有力的保障。本文簡(jiǎn)單介紹了時(shí)間管理在高校院系辦公室工作中的運(yùn)用及其意義，以期為提高高校院系辦公室工作的效率提供可以借鑒的資料。

高校院系；辦公室工作；時(shí)間管理

隨著高校建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大、高等教育改革的深入，各大高校實(shí)行校院二級(jí)管理制度，院系的管理權(quán)限越來(lái)越多。院系辦公室作為高校的基層行政管理部門，承擔(dān)著后勤服務(wù)、輔助決策以及信息宣傳等各種工作，與此同時(shí)，還在協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外以及上傳下達(dá)等工作中承擔(dān)著樞紐的功能，忙碌是院系辦公室的常態(tài)。本文通過(guò)探討高校院系辦公室工作中時(shí)間管理的運(yùn)用，來(lái)研究怎樣對(duì)時(shí)間進(jìn)行科學(xué)管理，提高工作效率，有序開(kāi)展各項(xiàng)工作，進(jìn)而提高管理水平。

一、時(shí)間管理在高校院系辦公室工作中的方法

（一）充分規(guī)劃比較零散的時(shí)間。此處所說(shuō)的零散時(shí)間指的是工作中銜接、等待的時(shí)間。不管計(jì)劃和管理怎樣嚴(yán)密，零散時(shí)間是一致存在的，其總量也不可忽視。因此，工作中應(yīng)當(dāng)對(duì)這些零散時(shí)間進(jìn)行合理的規(guī)劃，比如可以處理一些不是很重要或者不是很緊急的工作，以便在有限的時(shí)間里完成更多的工作，提高工作效率。

（二）嚴(yán)禁工作的拖拉。具體的措施有：1.培養(yǎng)超前的意識(shí)；2.嚴(yán)格規(guī)定完成的期限；3.對(duì)于最困難的問(wèn)題不要躲避，應(yīng)當(dāng)將其放在工作效率最高的時(shí)候去完成，學(xué)會(huì)化大為小，將困難的工作進(jìn)行分解，一一去完成，嚴(yán)禁拖延工作進(jìn)度，進(jìn)而克服拖拉的習(xí)慣；4.在接到工作任務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡快地完成，防止工作的堆積，做到當(dāng)機(jī)立斷。

（三）保證授權(quán)的合理性以及良好的溝通。通常上講，授權(quán)即是將某項(xiàng)工作從一個(gè)人手中轉(zhuǎn)交到另外一個(gè)人的手中。保證授權(quán)的合理性是進(jìn)行時(shí)間管理的有效措施之一，可以降低時(shí)間的浪費(fèi)，提供辦公的效率。高校院系辦公室中的工作屬于基層管理工作，常常是有責(zé)無(wú)權(quán)，只是做事而忽略了管理，這就導(dǎo)致了授權(quán)的不合理性。對(duì)于這種現(xiàn)象，可以通過(guò)“分派工作”的策略來(lái)進(jìn)行改善，具體的措施有：1.取得授權(quán)人的大力支持和理解；2.選擇能夠勝任該項(xiàng)工作的人進(jìn)行授權(quán)，提出相應(yīng)的要求以及期望，并進(jìn)行指導(dǎo)和商討；3.對(duì)工作中需要授權(quán)的工作列出來(lái)，和領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。這種“分派工作”的方法，不僅體現(xiàn)了對(duì)別人的信任，還大大節(jié)省了自己的時(shí)間，從而將時(shí)間分配到更緊迫或者更重要的工作中。

（四）維持有序的辦公秩序。辦公室工作的良好秩序是提高工作效率的重要保障。要想維持辦公的秩序，就要保證工作的簡(jiǎn)潔和條理，并創(chuàng)建一個(gè)良好的辦公環(huán)境，進(jìn)而建立并維持好辦公室工作的秩序。

（五）計(jì)劃—目標(biāo)管理方法。對(duì)于高校院系辦公室工作人員而言，應(yīng)當(dāng)制定合理、完善的工作計(jì)劃，通過(guò)制定工作時(shí)間表的方法，對(duì)時(shí)間進(jìn)行分配，并明確目標(biāo)，這是科學(xué)運(yùn)用時(shí)間的基本前提。其主要措施有：1.根據(jù)工作的輕重緩急，安排好工作的順序以及時(shí)間，爭(zhēng)取將有限的時(shí)間運(yùn)用到最重要的工作中，不能只追求面面俱到，如此一來(lái)不僅使工作人員不再為繁重的工作所累，也不會(huì)將大量的時(shí)間放在沒(méi)有意義的事情中；2.養(yǎng)成列清單、記日志的良好習(xí)慣，將每天要做的事情列成清單，以明確自己的任務(wù)并增加緊迫感，并將每項(xiàng)工作所花費(fèi)的時(shí)間以日志的形式記錄下來(lái)，從而找出是時(shí)間分配的不合理之處，以便進(jìn)行改進(jìn)。

二、時(shí)間管理在高校院系辦公室工作中運(yùn)用的意義

（一）有助于合理規(guī)劃工作、理順工作，做到把握重點(diǎn)，提高成效。高校院系辦公室工作具有突發(fā)性強(qiáng)、頭緒多、煩瑣復(fù)雜等特點(diǎn)，所以就導(dǎo)致了院系辦公室工作繁忙、多變、繁重等等，產(chǎn)生了嚴(yán)重的時(shí)間浪費(fèi)問(wèn)題，嚴(yán)重影響了辦公的效率。怎樣在復(fù)雜多變的工作中把握住重點(diǎn)內(nèi)容，理順工作流程，規(guī)劃好工作內(nèi)容，有序開(kāi)展并完成各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，這是時(shí)間管理可以帶來(lái)的效果。

（二）有利于降低時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，提高院系辦公室工作的效率。很多高校院系辦公室工作人員一直處于救火應(yīng)急、疲于應(yīng)付的狀態(tài)中，雖然忙碌辛苦，但是常常抓不住工作的重點(diǎn)，工作成效也有限。如果一直處于這種狀態(tài)，院系工作人員只會(huì)感覺(jué)到越來(lái)越大的壓力，很難駕馭工作，對(duì)身心健康產(chǎn)生不利的影響。從高校的角度上看，院系辦公室工作人員時(shí)間上的投入、產(chǎn)出比例較小，并具有嚴(yán)重的浪費(fèi)現(xiàn)象，嚴(yán)重危害著學(xué)校以及整個(gè)管理部門，造成整個(gè)學(xué)校的運(yùn)行效率非常低。時(shí)間管理可以有效整合時(shí)間，進(jìn)而降低時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，提高整個(gè)工作的效率。

三、結(jié)語(yǔ)

只有科學(xué)利用時(shí)間，才能發(fā)揮最大的能力，工作中也才能做到游刃有余。莎士比亞曾經(jīng)有一句話是這樣說(shuō)的“放棄時(shí)間的人，時(shí)間也放棄了他”。而高校院系辦公室工作涉及范圍非常廣、比較繁碎復(fù)雜，因此，高校院系辦公中應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理、掌控好工作時(shí)間，在最大程度上提高工作的效率以及滿意程度，充分發(fā)揮高校院系辦公室的職能。

[1]孫俊,陳京苗,朱芹,馮可欣.運(yùn)用時(shí)間管理,做好高校院系辦公室秘書工作[J].中國(guó)市場(chǎng),2012(45):114-116.

[2]高樹花.論高校院系辦公室人員的時(shí)間管理[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào),2012(12):60-61.

[3]岑益郎,陳冰.時(shí)間管理在高校院系辦公室工作中的運(yùn)用[J].時(shí)代教育,2014(15):147-148.