我國省級檔案網(wǎng)站檢索功能分析與優(yōu)化研究

文/河北大學(xué)管理學(xué)院　郭笑紅

我國省級檔案網(wǎng)站檢索功能分析與優(yōu)化研究

文/河北大學(xué)管理學(xué)院郭笑紅

本文以省級檔案網(wǎng)站為調(diào)查對象，分析出網(wǎng)站的檢索服務(wù)整體水平較低，檔案館需樹立服務(wù)意識，豐富檔案信息資源，完善檔案檢索工具。

省級檔案館網(wǎng)站；檔案檢索功能；檢索工具

網(wǎng)絡(luò)時代，檔案網(wǎng)站成了檔案機構(gòu)與社會公眾溝通的有效橋梁。要實現(xiàn)檔案網(wǎng)上查閱，主要依靠檔案網(wǎng)站的檢索功能。我國檔案網(wǎng)站基本都配置有檢索欄，然而檢索的效果卻不盡如人意。為更好地了解我國省級檔案館網(wǎng)站檢索功能建設(shè)情況，筆者以用戶的身份對省級檔案網(wǎng)站進行了訪問調(diào)查。

一、我國省級檔案館網(wǎng)站的檢索功能現(xiàn)狀分析

筆者以中華人民共和國國家檔案局網(wǎng)站上的“友情鏈接”，訪問了其所鏈接的31個省級檔案館（2016年6月份訪問）。被訪問的檔案網(wǎng)站包括18個?。ㄆ渲信_灣省除外，山西、新疆、黑龍江、廣東四省檔案網(wǎng)站均無法正常瀏覽），5個自治區(qū)，4個直轄市。我們以網(wǎng)站“提供什么檔案檢索資源”“怎樣去檢索”“檢索的結(jié)果怎么樣”為中心線索，從檢索資源、檢索方式、檢索幫助和指導(dǎo)、檢索結(jié)果處理方式四個方面對省級檔案網(wǎng)站的檔案檢索功能進行調(diào)查分析。

（一）檢索資源。檔案網(wǎng)站提供的檢索資源是公眾獲得滿意的檔案檢索服務(wù)的基礎(chǔ)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)：一是檔案網(wǎng)站的可檢索的資源量少。除北京、天津等網(wǎng)站外，90%的檔案網(wǎng)站檔案信息資源較少。部分網(wǎng)站檔案檢索版塊只是虛設(shè)，無法打開瀏覽。二是檢索提供的資源類型單一。目前檔案檢索中現(xiàn)行文件的全文檢索內(nèi)容較多，檔案全文檢索較少，且局限于文字類檔案；最后，檔案檢索范圍局限在站內(nèi)檢索，大部分無法實現(xiàn)館際合作。

（二）檢索方式。檢索方式直接影響公眾的利用效果。在訪問的27個省級檔案館中88%的檔案網(wǎng)站首頁設(shè)有“檢索”“高級檢索”項，還專門設(shè)有網(wǎng)上查檔版塊，19%的網(wǎng)站僅有簡單的檢索。部分檔案網(wǎng)站的檢索方式過于簡單，而有的則過于專業(yè)化。例如高級檢索方式下有“檔號”“題名”“責(zé)任者”“保管期限”等多種檢索項，難以理解，易用性較差。

（三）檢索幫助和指導(dǎo)。檢索幫助和指導(dǎo)是幫助公眾了解檔案網(wǎng)站中可供查詢的檔案資源有哪些，怎樣去檢索查詢的一個必要的說明和解釋。調(diào)查的檔案網(wǎng)站中大多的網(wǎng)站沒有就網(wǎng)上檢索相關(guān)操作進行解釋說明。調(diào)查中僅有4%的網(wǎng)站提供查檔幫助，且網(wǎng)站的檔案信息分類完善。如北京、天津、湖南等地檔案網(wǎng)站提供了可查詢檔案信息資源的相關(guān)說明，也介紹了檢索條目如何填寫，且這些網(wǎng)站均建有分類檢索。

（四）檢索結(jié)果處理方式。網(wǎng)站呈現(xiàn)的檢索結(jié)果呈現(xiàn)方式也是影響公眾評價檢索功能的重要因素。就目錄檢索結(jié)果而言，大部分檔案網(wǎng)站只是簡單羅列檢索結(jié)果；就全文檢索結(jié)果而言，大部分網(wǎng)站不能實現(xiàn)瀏覽內(nèi)容的縮放操作。15%的網(wǎng)站提供檔案預(yù)約、在線申請查檔等服務(wù)，但是要求用戶身份驗證、注冊，再填寫查檔申請，等待批復(fù)，對于查閱檔案極為不便。浙江省檔案網(wǎng)站在檢索結(jié)果中可以選擇結(jié)果訂制、默認(rèn)排序、相關(guān)度排序等，而且檢索結(jié)果中有償使用的檔案信息需要注冊。

二、優(yōu)化檔案網(wǎng)站檢索功能的建議

我國檔案網(wǎng)站的建設(shè)存在著諸多不足，尤其是網(wǎng)站的檢索功能，檔案工作者任重而道遠(yuǎn)。

（一）樹立以人為本的服務(wù)理念，建立服務(wù)型的網(wǎng)站?？傮w看我國檔案館網(wǎng)站建設(shè)仍舊未打破“重宣傳，輕利用”的局面，檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能定位不清。而檔案網(wǎng)站的定位直接關(guān)乎檔案檢索功能的優(yōu)劣。檔案工作者從樹立以人為本服務(wù)理念著手，將公眾的檔案信息需求放在第一位，同時加強自身職業(yè)素質(zhì)。

（二）豐富網(wǎng)站檔案資源，實現(xiàn)檔案資源共享。網(wǎng)站檔案信息資源是實現(xiàn)公眾檢索檔案的基礎(chǔ)。目前我國各個省級檔案館在檔案數(shù)字化方面仍需大量投入，網(wǎng)站整體服務(wù)效果較差，檔案資源的共建共享已經(jīng)迫在眉睫。

首先，加快檔案信息資源的數(shù)字化，豐富網(wǎng)站檔案資源。通過檔案館數(shù)字化的建設(shè)，利用網(wǎng)站為用戶提供更多的檢索資源、多樣友好的檢索方式。其次，對檔案網(wǎng)站資源進行整體規(guī)劃，整合相關(guān)的文件檔案數(shù)據(jù)庫，消除各檔案館之間的信息孤島，實現(xiàn)資源共享。同時加強館際間的合作，實現(xiàn)共同開發(fā)，實現(xiàn)檔案資源利用效益最大化。

（三）完善網(wǎng)站的檔案檢索工具，提升網(wǎng)站檢索服務(wù)能力。首先，增加網(wǎng)站檢索途徑，設(shè)置個性化檢索方式。網(wǎng)站可以針對不同的利用需求和利用習(xí)慣設(shè)置擴充檢索功能，比如模糊匹配和精確匹配、同義詞、推薦檢索詞、分類查詢等增加到高級檢索中?；蛘哂袟l件的網(wǎng)站可以借鑒電子商務(wù)網(wǎng)站的信息技術(shù)設(shè)計出個性化的檢索方式設(shè)計優(yōu)化現(xiàn)有的網(wǎng)站檔案檢索功能。

其次，提供檔案檢索幫助和指導(dǎo)，幫用戶提高檢索效率。檔案網(wǎng)站應(yīng)為公眾有效使用檢索系統(tǒng)網(wǎng)站應(yīng)提供檢索資源和檢索操作的相關(guān)說明，同時可以借助社交媒體的即時性，及時為用戶解決檢索過程中出現(xiàn)的問題。

最后，優(yōu)化檢索結(jié)果處理方式。網(wǎng)站根據(jù)利用者信息處理需求的不同和使用的習(xí)慣與愛好不同，在檢索結(jié)果顯示內(nèi)容和方式上增強可選功能。對于檢索到的結(jié)果，做好后續(xù)服務(wù)的銜接，如網(wǎng)上預(yù)約調(diào)卷，全文復(fù)制、保存、下載、打印等服務(wù)。

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［3］趙山山.淺談我國檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索功能現(xiàn)狀與未來建設(shè)［J］.檔案管理，2009（3）.

［4］藍(lán)天.對檔案網(wǎng)站知識檢索系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析［J］.檔案與建設(shè)，2009（9）.