淺談新時期人事檔案管理規(guī)范化

文/中車唐山機(jī)車車輛有限公司　趙子瓏

淺談新時期人事檔案管理規(guī)范化

文/中車唐山機(jī)車車輛有限公司趙子瓏

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理工作已成為現(xiàn)代企業(yè)管理中不可或缺的一部分，是企業(yè)進(jìn)行決策的重要參考依據(jù)。企業(yè)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要依靠行政手段進(jìn)行材料的搜集和整理，隨著現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模日益加大，員工數(shù)目日益增多，人事檔案愈加復(fù)雜化，這就給檔案管理工作的開展帶來了一定的難度，傳統(tǒng)的管理方式難以滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，因此在新時期下加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作的規(guī)范化具有重要意義。文章首先對現(xiàn)階段人事檔案管理工作的不足進(jìn)行分析，其次提出相應(yīng)的解決對策，旨在提升人事檔案管理水平。

人事檔案；管理；規(guī)范化

人事檔案是記錄一個人的學(xué)習(xí)、工作、實踐、政治面貌、品德作風(fēng)等的情況的文件材料，是個人工作表現(xiàn)、成長過程的真實寫照。人事檔案管理工作一方面反映了所在企業(yè)或單位發(fā)展軌跡，另一方面為企業(yè)制定人事決策提供了依據(jù)。人事檔案管理工作直接反映了一個企業(yè)的人力資源狀況，其工作開展的規(guī)范化直接關(guān)系企業(yè)的檔案資料利用率，因此加快人事檔案管理工作規(guī)范化已成為企業(yè)目前的重要任務(wù)之一。

一、新時期人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理工作重視度不夠。人事檔案管理工作的重視程度不夠是影響企業(yè)人事檔案工作發(fā)展的主要因素，其中主要表現(xiàn)在：一方面領(lǐng)導(dǎo)一直認(rèn)為人事檔案管理工作是一項附屬性工作，做好資料的搜集和保存即可，另一方面存在人事檔案管理工作只是檔案管理部門人員的事情，對于人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，出現(xiàn)檔案內(nèi)容不全、真實性不足，在一定程度上阻礙了人事管理工作的開展。

（二）人事檔案信息有待完善。檔案管理工作涉及材料的收集、整理、保存等各環(huán)節(jié)，在材料收集過程中出現(xiàn)材料上繳不及時、信息不完備等問題，企業(yè)工作人員對人事檔案信息的收集重視度不夠，導(dǎo)致信息不完善、真實性不足問題，相關(guān)信息填寫中存在虛假信息，內(nèi)容前后不符的問題，這一問題阻礙了人事檔案管理工作的發(fā)展。此外，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)員工數(shù)量越來越多，人員結(jié)構(gòu)也由原來的長期合同工、固定工的形式演變?yōu)楣珓?wù)員、長期工、臨時工、聘用制員工等多種形式，由于人員結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，人事部門未采取相應(yīng)制度的調(diào)整，工作量日益加大，從而導(dǎo)致人事檔案信息的完整性不足。許多員工的人事檔案委托人才市場保管，這就出現(xiàn)人事檔案的保管和歸檔工作的脫節(jié)，使得個人就業(yè)信息無法及時、準(zhǔn)確歸檔。

（三）人事檔案管理信息化、科學(xué)化水平有待提高。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，促使人事檔案管理工作朝著信息化數(shù)字化方向發(fā)展，在檔案管理過程中，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案管理方式的變革，網(wǎng)絡(luò)的信息共享和信息化管理，極大程度上提高了人事檔案管理部分工作效率的提高，但是在實際工作中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用僅限于信息的錄入和保存，尚未實現(xiàn)管理工作的全面信息化，依然受傳統(tǒng)管理方式的束縛，此外檔案信息可利用程度低也是管理工作的一大問題。

（四）人事檔案管理人員配備不合理。企業(yè)人事檔案管理部門存在人員配置不合理的問題，其主要表現(xiàn)在：人事檔案管理工作中在編人數(shù)比例較少，合同工占很大一部分，由于專業(yè)知識不足，使得工作難以順利開展，此外人事檔案工作人員年齡和教育兩極分化嚴(yán)重，大部分為快退休的人員，青年檔案工作人員所占比例較少，對于持證上崗工作落實力度不足。

二、人事檔案管理的規(guī)范化措施

（一）提高管理層對人事檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度。管理層對人事檔案管理工作的高度重視是人事檔案工作得以規(guī)范化發(fā)展的重要保障。首先，管理層應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展的緊密聯(lián)系。不斷創(chuàng)新檔案管理發(fā)展模式。其次，管理層要加快檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施的完善工作，配備專門的檔案房、計算機(jī)等設(shè)備，做好物質(zhì)方面的支持工作。最后，定期開展對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題立刻解決。

（二）注重人事檔案內(nèi)容的完善性、真實性。第一，檔案管理工作人員要在人事檔案進(jìn)出時，及時做好信息的收集整理和檔案的補(bǔ)充工作。在信息收集時注重信息完善性和真實性的提高。第二，在檔案整理環(huán)節(jié)，應(yīng)保持工作態(tài)度的嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理方式進(jìn)行檔案管理工作，此外在人事檔案借閱過程中要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章條例，做好重要檔案信息的保密工作。第三，為了實現(xiàn)檔案內(nèi)容的真實、完善，檔案信息收集環(huán)節(jié)，擴(kuò)大信息搜集范圍，注重對員工的職業(yè)道德、專業(yè)能力、工作表現(xiàn)、獎懲情況等各方面重點內(nèi)容的搜集，真正做到為用人企業(yè)提供有參考價值的信息。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理方式。人事檔案管理部門應(yīng)不斷加快采用計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)人事檔案工作的信息化發(fā)展水平的提高，運(yùn)用現(xiàn)代掃描技術(shù)將已有人事檔案內(nèi)容存入電腦數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)紙質(zhì)數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)的雙重保護(hù)，同時檔案管理工作的信息化使得檔案的查閱更加便捷化。此外檔案管理部門還要加快檔案信息的共享化、公開化，促進(jìn)檔案管理工作的透明化管理。

（四）注重人事檔案管理隊伍建設(shè)。首先，企業(yè)要不斷完善人事檔案管理部門的用人制度，檔案管理工作人員必須持有相關(guān)證件上崗。其次注重人員配比的合理化，注重人事檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。要注重高能力、高素質(zhì)專業(yè)人才的引入，單位內(nèi)部應(yīng)以青年工作人員為主，加強(qiáng)員工的專業(yè)知識和管理方式的培訓(xùn)。最后，提升人事檔案管理人員的服務(wù)意識。

三、結(jié)束語

人事檔案管理工作的規(guī)范化直接反映了一個企業(yè)管理水平的高低，因此相關(guān)工作人員要給予高度重視。在新時期下，人事檔案管理工作中還存在許多的不足，企業(yè)要根據(jù)自身實際，做好問題的分析和研究，并探尋有效的解決對策，不斷提升企業(yè)檔案管理水平。

［1］王博珍.新時期人事檔案管理規(guī)范化探究［J］.科技風(fēng)，2014（15）:109-111.

［2］楊麗麗.新時期人事檔案管理工作的對策與思考［J］.黑龍江科學(xué)，2014（10）:346-346.