地籍檔案利用的多樣化探析

文/佛山市南海區(qū)土地檔案館　潘綺綺

地籍檔案利用的多樣化探析

文/佛山市南海區(qū)土地檔案館潘綺綺

本文首先分析了地籍檔案定義，分析地籍檔案利用情況，經(jīng)過分析后可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段地籍檔案的應(yīng)用方式比較單一，而在新時(shí)期地籍檔案的利用方式逐漸面臨著新挑戰(zhàn)。因此，需要將傳統(tǒng)單一的利用方式轉(zhuǎn)為多樣化利用的方式，同時(shí)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提供各種先進(jìn)服務(wù)。

地籍檔案；多樣化；利用功能

在城鎮(zhèn)化不斷發(fā)展的背景下，地籍檔案的應(yīng)用多樣化需求也在漸漸提高，怎樣在新時(shí)代充分利用地籍檔案逐漸變成現(xiàn)階段急需解決的問題。就目前而言，很多人不了解地籍檔案，所接觸的檔案基本是人事檔案與文書檔案等。通常情況下，只有在土地買賣時(shí)才會(huì)想到地籍檔案，但事實(shí)上，地籍檔案和其他檔案比較相似，其不同之處在于地籍檔案的專業(yè)性與法律性比較強(qiáng)。

一、地籍檔案的利用現(xiàn)狀

（一）通俗化的程度比較低，可讀性比較低。由于地籍檔案專業(yè)性比較強(qiáng)，對(duì)于管理人員綜合素質(zhì)有著較高的要求，不僅需要充分了解地籍檔案管理程序與原則，而且要全面熟悉科技檔案制度與標(biāo)準(zhǔn)。但由于現(xiàn)階段很多管理單位缺乏培訓(xùn)途徑與機(jī)構(gòu)，很多專門管理地籍檔案的相關(guān)人員沒有充分了解地籍檔案的效用。此外，就算是直觀紅線圖，也和日常使用存在著較大的差別，這對(duì)于普通人而言，判斷難度比較大，尤其是一些沿海地區(qū)形狀極度不規(guī)則，加之，地物地貌的變化比較大，也就無法依靠傳統(tǒng)地圖來分別界限。

（二）自動(dòng)化的程度比較低，且精確度比較低。通常情況下，地籍的調(diào)查表與宗地草圖屬于地籍檔案之中比較基礎(chǔ)與重要的資料，在國內(nèi)現(xiàn)有地籍檔案之中，有90%以上在20世紀(jì)80年代就已經(jīng)形成，這些地籍檔案由于受到當(dāng)時(shí)設(shè)備條件與技術(shù)的限制，宗地圖基本是使用皮尺丈量方式來模擬設(shè)計(jì)地籍圖，傳統(tǒng)成圖方式的精度比較低，面積、邊界與距離等測(cè)量測(cè)算精度比較低，在某種程度上加大了資產(chǎn)維權(quán)與保值的難度。在上個(gè)世紀(jì)90年代的中后期，在各個(gè)機(jī)關(guān)日常的辦公之中逐漸應(yīng)用電腦，各個(gè)單位中地籍管理的工作尤其是圖紙繪制，開始使用Auto-CAD這種計(jì)算機(jī)的輔助手段進(jìn)行繪制。即便這些新技術(shù)在某種程度上可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的作業(yè)，但是因?yàn)閷?shí)地測(cè)繪主要方式依然是手工作業(yè)，導(dǎo)致精確度得不到提高，從而影響了地籍維權(quán)與保護(hù)。

（三）數(shù)字化的程度比較低，并且利用率不夠高。在檔案管理過程中，主要目的就是為了更好地利用檔案，當(dāng)然地籍檔案也是如此，只有保證地籍檔案為日常土地管理的工作提供服務(wù)，才可以充分體現(xiàn)出地籍檔案價(jià)值。就目前而言，地籍檔案主要存在形式是紙質(zhì)的形式，一般放置在圖檔室，該種傳統(tǒng)檔案保管的模式，雖然有一定合理性與歷史原因，但是近年來地籍檔案日益增多，傳統(tǒng)檔案保管方式已經(jīng)無法滿足形勢(shì)發(fā)展需求。此外，由于分散在各地的人群都是地籍檔案實(shí)際使用對(duì)象，而且還有日常辦證、審批的經(jīng)辦人，但是因?yàn)榛鶎訂挝徊荒芗皶r(shí)準(zhǔn)確查閱到地籍的檔案，導(dǎo)致人民群眾難以準(zhǔn)確掌握當(dāng)?shù)貦?quán)屬界限，進(jìn)而影響了土地使用與維權(quán)。

（四）傳統(tǒng)地籍檔案的利用方式比較單一，影響了利用效率。由于傳統(tǒng)地籍檔案的利用方式一般是在相應(yīng)的辦公室中坐等地籍檔案需求者上門，主要使用被動(dòng)服務(wù)方式。并且地籍檔案利用的效率比較低，在大多數(shù)時(shí)候，利用者都不了解地籍檔案的重要性，還有部分群眾甚至不知道存放地籍檔案的是哪個(gè)管理部門。在地籍檔案實(shí)踐應(yīng)用中，部分利用者認(rèn)為地籍檔案與綜合性的檔案沒有明顯差異，加之，在地籍檔案利用的過程中，尤其在涉及遺產(chǎn)繼承、房屋與土地買賣交易或者是權(quán)屬爭(zhēng)議等一些需要提供地籍檔案的事件時(shí)，才會(huì)匆忙上門請(qǐng)求提供地籍檔案利用的服務(wù)。但由于地籍檔案法律性與專業(yè)性比較高，在某種程度上會(huì)影響地籍檔案的利用，究其原因地籍檔案中既包含了土地權(quán)屬的調(diào)查表、土地的登記表以及宗地實(shí)地的宗地圖等相關(guān)地籍資料，同時(shí)有包含營業(yè)執(zhí)照、個(gè)人身份證件以及婚姻狀況的證明等個(gè)人隱私類信息，部分地籍檔案中還包含了領(lǐng)導(dǎo)的批示件、內(nèi)部會(huì)議的紀(jì)要以及政府的相關(guān)批文等重要文件，與公眾信息安全有著密切的關(guān)系。而地籍檔案的管理部門經(jīng)常為確保土地的所有權(quán)人個(gè)人信息不泄露，在查詢對(duì)象及其查詢范圍有嚴(yán)格規(guī)定，對(duì)于不符合查詢條件的查詢?nèi)艘簿碗y以提供相關(guān)利用的服務(wù)，在很大程度上導(dǎo)致地籍檔案的方式利用多樣性受到嚴(yán)重影響。另外，在大多數(shù)時(shí)候，地籍檔案提供給相關(guān)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員查閱與利用，只能到檔案管理部門現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)檔案查詢，通過查閱檔案解決相關(guān)機(jī)關(guān)部門內(nèi)部土地登記與發(fā)證以及信訪等問題，這種利用模式往往無法充分發(fā)揮出地籍檔案效用，嚴(yán)重影響了地籍檔案利用的效率。

二、地籍檔案多樣化應(yīng)用分析

（一）地籍檔案的利用功能并不只是基本資料的查詢，其可以給檔案編研與科研提供服務(wù)。就目前而言，我國地籍檔案利用大多數(shù)仍然集中在提供一些個(gè)人查詢的服務(wù)，或者是提供相應(yīng)司法查詢的服務(wù)，這種利用模式業(yè)務(wù)范圍比較狹窄，然而，地籍檔案利用并不僅僅是為了提供司法查詢與個(gè)人查詢的服務(wù)，通常情況下，地籍檔案歷史價(jià)值比較豐厚，其能夠?yàn)榉旨椅霎a(chǎn)、土地權(quán)屬的糾紛、貸款抵押、土地的登記與發(fā)證、審批個(gè)人建房、確定企業(yè)的轉(zhuǎn)制資產(chǎn)等處理提供有效的證據(jù)與原始憑證。因此，在未來地籍檔案的管理工作中，需要對(duì)地籍檔案利用功能進(jìn)行拓展，進(jìn)而為檔案編研以及科研工作提供有效的服務(wù)。此外，關(guān)于地籍檔案利用并不只是系統(tǒng)性與長(zhǎng)期性工程，可見，地籍檔案利用仍然需要廣大地籍檔案工作者不斷地努力，尤其在軟件與硬件設(shè)施逐漸完善的新時(shí)代，未來地籍檔案利用勢(shì)必會(huì)向著多樣化方向發(fā)展，同時(shí)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化將會(huì)變成地籍檔案利用的趨勢(shì)，所以只有將地籍檔案利用形式多樣化的水平提高，才可以為地籍檔案相關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而充分發(fā)揮地籍檔案的作用。

（二）對(duì)傳統(tǒng)觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將坐等上門的傳統(tǒng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)為積極主動(dòng)提供服務(wù)的模式。就我國地籍檔案管理來看，給地籍檔案的利用人員提供相關(guān)服務(wù)的主要是地籍檔案的工作者。在大部分基層檔案的工作過程中，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槿藛T、辦公條件以及經(jīng)費(fèi)等因素受到制約，加之，不少基層檔案的工作者是臨時(shí)工作人員或是兼職人員，在繁瑣工作事務(wù)處理中，經(jīng)常會(huì)存在多一事不如少一事的工作心態(tài)，這些工作人員只有等檔案的利用者親自上門以后，才會(huì)提供地籍檔案利用的服務(wù)。因此，需要積極轉(zhuǎn)變地籍檔案的利用觀念，將被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的模式，不斷應(yīng)用各種優(yōu)勢(shì)條件創(chuàng)造地籍檔案的利用環(huán)境。

（三）充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為地籍檔案使用者提供在線利用的服務(wù)。近年來，互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)逐漸普及，很多地籍檔案可以使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理。而傳統(tǒng)地籍檔案主要通過利用者上門要求提供檔案利用，才可以查閱與查詢相關(guān)資料，這種方式不僅費(fèi)時(shí)還費(fèi)力，并且因?yàn)槔谜卟涣私鈱I(yè)信息與相關(guān)政策法規(guī)，導(dǎo)致地籍檔案的信息無法實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，從而降低了地籍檔案利用的效率。因此，對(duì)于利用者而言，快速、高效與便捷的利用檔案，才是他們的真正需求，尤其在頒布《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》以后，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的登記制度以及登記職責(zé)進(jìn)行整合。通過國土資源部門對(duì)海域、土地、林地以及草原等不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行登記，實(shí)現(xiàn)信息平臺(tái)、登記的機(jī)構(gòu)、登記的依據(jù)與登記的簿冊(cè)之間的統(tǒng)一。通過上述措施，可以對(duì)內(nèi)部整合進(jìn)行強(qiáng)化，建立數(shù)字地籍的檔案館，通過電子數(shù)據(jù)對(duì)現(xiàn)有地籍檔案的資料進(jìn)行掃描，通過電子技術(shù)來管理地籍檔案。還要建立互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的平臺(tái)，依靠現(xiàn)有的資源，進(jìn)行在線服務(wù)。伴隨《信息公開條例》以及《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》的出臺(tái)與實(shí)施，相關(guān)地籍檔案管理單位開始成立網(wǎng)站，以便地籍檔案使用者可以在線申請(qǐng)使用地籍檔案，提高地籍檔案利用的效率。

三、結(jié)語

總而言之，在地籍檔案利用過程中，由于傳統(tǒng)地籍檔案的利用方式主要是坐等使用者上門要求提供利用服務(wù)，這種服務(wù)模式比較被動(dòng)，無法充分發(fā)揮地籍檔案作用，加之，傳統(tǒng)地籍檔案利用模式比較單一，嚴(yán)重降低了地籍檔案的利用率。因此，需要對(duì)地籍檔案利用方式進(jìn)行創(chuàng)新，在符合查詢條件的情況下可以應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為地籍檔案使用者提供在線服務(wù)，將被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的模式，為地籍檔案使用者提供便利，從而提高地籍檔案利用率。

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