地鐵工程建設(shè)項目檔案管理的探索與實踐

文/廣州地鐵集團(tuán)有限公司　陳競?cè)A

地鐵工程建設(shè)項目檔案管理的探索與實踐

文/廣州地鐵集團(tuán)有限公司陳競?cè)A

本文從檔案機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)、管理規(guī)章、管理體系、管理人才和管理現(xiàn)代化等幾個方面，對地鐵工程建設(shè)項目檔案管理進(jìn)行了探索和實踐。

地鐵工程；建設(shè)項目；檔案管理

城市地鐵工程建設(shè)是一個系統(tǒng)性的工程，從規(guī)劃設(shè)計到施工運營涉及到多專業(yè)、多學(xué)科，形成的檔案成千上萬卷，有效的地鐵工程建設(shè)項目檔案管理能夠保證檔案的齊全、真實和有效，對于更好地服務(wù)地鐵建設(shè)，推進(jìn)城市發(fā)展有著重要的意義?；谝陨希疚暮喴芯苛说罔F工程建設(shè)項目檔案管理的探索和實踐。

一、建立檔案管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)

城市地鐵建設(shè)工程是一項系統(tǒng)性的工程，其涉及到的專業(yè)和學(xué)科眾多，形成的檔案多種多樣，且數(shù)量較大，這就給檔案管理帶來了較大的困難，因此應(yīng)當(dāng)建立專門的地鐵建設(shè)工程檔案管理機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)檔案管理，不同部門設(shè)立一名檔案管理員來對本部門檔案進(jìn)行收集和管理。此外，地鐵建設(shè)工程涉及到的參建單位眾多，各個參建單位也應(yīng)當(dāng)設(shè)置一名或多名檔案員來負(fù)責(zé)對本單位檔案的收集、整理以及移交等工作，保證有專人來進(jìn)行檔案管理，以此來確保檔案管理工作的有序開展。

二、建立檔案管理規(guī)章制度

首先，應(yīng)當(dāng)以地鐵建設(shè)工程實際為基礎(chǔ)，進(jìn)行積極的調(diào)查、研究和學(xué)習(xí)，編制《地鐵工程檔案分類大綱及編碼規(guī)則》。地鐵建設(shè)工程檔案眾多，涉及到的專業(yè)和學(xué)科十分復(fù)雜，分類編碼進(jìn)行管理是保證地鐵工程檔案管理系統(tǒng)性和完整性的基礎(chǔ)，地鐵工程建設(shè)周期一般較長，在檔案管理的過程中，參建單位各業(yè)務(wù)室很難在工程結(jié)束后及時進(jìn)行立卷歸檔，大量的檔案在業(yè)務(wù)室存放不僅不安全，且需要較大的空間，因此需要對檔案進(jìn)行周期性的歸檔，及時整理文件，對檔案進(jìn)行編碼上架，留做備用。

第二，應(yīng)當(dāng)以國家級省市檔案管理規(guī)定為基礎(chǔ)編制《地鐵建設(shè)工程檔案管理辦法》《地鐵建設(shè)工程竣工文件歸檔整理細(xì)則》等檔案管理規(guī)定，在相關(guān)規(guī)定中明確地鐵建設(shè)工程檔案管理的歸檔內(nèi)容、時間、案卷質(zhì)量、組卷形式、移交驗收細(xì)則等等，保證地鐵建設(shè)工程檔案管理的有章可依，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性和完整性。

三、建立檔案管理體系

地鐵建設(shè)工程檔案管理工作的業(yè)務(wù)性較強(qiáng)，從本質(zhì)上來講，其是一種信息資源的管理工作，涉及到的管理環(huán)節(jié)眾多，這就需要建立檔案管理體系來保證地鐵建設(shè)工程檔案管理的有序性和規(guī)范性。

首先，地鐵總公司應(yīng)當(dāng)成立檔案管理部門，設(shè)置專職檔案人員進(jìn)行管理。第二，各部門以及直屬單位設(shè)立檔案管理部門，設(shè)置兼職檔案人員進(jìn)行管理。第三，各參建單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況設(shè)置兼職檔案人員進(jìn)行管理。從上至下建立完善的檔案管理體系，層層落實，多級負(fù)責(zé)管理，確保地鐵建設(shè)工程檔案的有序管理。

此外，應(yīng)當(dāng)將地鐵建設(shè)工程檔案管理工作納入到各部門及參建單位的考核項目中，按照具體的考核評分標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行考評，主要考核的方面包括檔案管理人員素質(zhì)、檔案管理制度建設(shè)、檔案管理工作成效、領(lǐng)導(dǎo)重視程度等等，并針對考核結(jié)果來進(jìn)行獎勵和懲罰，以此來促進(jìn)地鐵建設(shè)工程檔案管理的有效性。

相較于普通檔案來說，地鐵建設(shè)工程檔案管理有著一定的特殊性，普通檔案只需要在當(dāng)前階段于本單位檔案管理室中保存即可，其主要供本單位使用，但對于地鐵建設(shè)工程檔案來說，其有著成果性和資料性的特點，注重檔案信息的交流，之后進(jìn)行信息交流和成果轉(zhuǎn)讓才能夠充分發(fā)揮地鐵建設(shè)工程的檔案的重要價值。地鐵建設(shè)工程檔案是一種創(chuàng)新性成果，在管理的過程中要注重保密性，但需要注意的是，不恰當(dāng)?shù)谋Ｃ苡謺绊懙綑n案資料信息的交流，從而制約檔案價值的實現(xiàn)，因此應(yīng)當(dāng)建立地鐵建設(shè)工程檔案監(jiān)督機(jī)制，保證檔案管理的科學(xué)性和合理性。

四、建立一支高素質(zhì)檔案管理隊伍

相較于其他檔案管理而言，地鐵建設(shè)工程檔案管理有著一定的特殊性，其依賴于高素質(zhì)的檔案管理人才，因此，打造一支高素質(zhì)檔案管理隊伍是十分必要也是十分重要的。

（一）以人為本，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。地鐵建設(shè)工程檔案管理歸根結(jié)底是一種人的管理活動，因此應(yīng)當(dāng)遵循以人為本的原則，加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。對檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要手段，地鐵建設(shè)工程檔案管理有著一定的特殊性，其涉及到的內(nèi)容較多，專業(yè)性較強(qiáng)，因此應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)讓檔案管理人員取得管理資質(zhì)，提升管理能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而保證地鐵工程檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化?？偟膩碚f，地鐵建設(shè)工程檔案管理工作的效果取決于人，應(yīng)當(dāng)積極充分發(fā)揮人才潛力，樹立責(zé)任意識，提升專業(yè)素質(zhì)，打造一支專業(yè)的人才隊伍，以此來做好檔案管理工作。

（二）促進(jìn)地鐵工程檔案管理現(xiàn)代化。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，其方便了人們的生活和工作，對于地鐵建設(shè)工程項目檔案管理來說，利用計算機(jī)進(jìn)行管理，促進(jìn)管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)至關(guān)重要。地鐵工程檔案管理涉及到的檔案種類眾多，檔案數(shù)量成千上萬，用計算機(jī)進(jìn)行管理有著省時省力、高效精確的特點，因此應(yīng)當(dāng)積極打造一支具備高超計算機(jī)操作技術(shù)水平的檔案管理隊伍，讓檔案管理人員能夠靈活地操作檔案管理軟件，從而提升檔案管理效率。

五、結(jié)論

綜上所述，地鐵建設(shè)工程的檔案管理涉及到立項文件、招投標(biāo)文件、施工設(shè)計圖紙、施工過程記錄、竣工檔案等多方面內(nèi)容，管理工作十分繁重。應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)、建立完善的管理規(guī)章制度和管理體系、打造一支高素質(zhì)管理隊伍，只有這樣才能夠做好地鐵建設(shè)工程的檔案管理工作。

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