淺析基建檔案建設(shè)

文/江蘇揚州廣陵經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會　唐璐璐

淺析基建檔案建設(shè)

文/江蘇揚州廣陵經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會唐璐璐

基建檔案管理是整個工程建設(shè)過程中的一項重要基礎(chǔ)工作。是建設(shè)項目在勘察設(shè)計、立項審批、招投標(biāo)、施工監(jiān)理、竣工驗收等環(huán)節(jié)中形成的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體存在的文字、圖表、聲像等形式的全部文件?；üこ虣n案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞， 是建設(shè)工程的有機組合部分。

基建檔案；建設(shè)；研究

一、 基建檔案的概念

基本建設(shè)項目檔案是指從建設(shè)項目(工程)的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設(shè)計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的全套文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等多種形式與載體的文件材料。在工程建設(shè)過程中，從最初的計劃到最后的工程驗收所形成的各種載體的具有實際保存?zhèn)洳閮r值的資料都將在工程竣工驗收后作為基建檔案保存。

二、基建檔案的整理工作

基建檔案整理工作主要包括四個方面：分類、立卷、卷內(nèi)文件整理以及卷內(nèi)目錄及備考表的填寫。而這四個步驟中著重分析研究立卷這一步驟?；n案的立卷主要有兩個方案，分別是按項目立卷以及按專業(yè)性質(zhì)立卷。按項目組成案卷(即保管單位)如一項建筑工程，一般由大小不等的若干單項工程組成；按專業(yè)性質(zhì)組成案卷(即保管單位)，是指按照基建檔案的內(nèi)容反映的專業(yè)性質(zhì)來組成保管單位。這兩種立卷方案都是根據(jù)基建檔案的性質(zhì)和特點而進行實施的，具有一定的專業(yè)性特征。

三、基建檔案移交階段

（一）接收目錄。包括工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、監(jiān)理文件材料、工程竣工驗收文件、竣工圖、聲像材料（包括：照片、錄音、錄像、光盤）。

其中工程準(zhǔn)備階段文件包括：決策立項文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪成果、設(shè)計方案審定及施工圖文件審查意見和有關(guān)主管部門批準(zhǔn)文件；投招標(biāo)文件；開工審批文件；工程項目管理機構(gòu)、工程項目監(jiān)理機構(gòu)、工程項目施工管理機構(gòu)及相應(yīng)負(fù)責(zé)人名單。施工文件包括：土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程文件；水電、暖通、空調(diào)、消防、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程文件；室外工程文件?/p>

（二）查詢利用。目前，城建檔案館的查詢利用與公共檔案館相關(guān)流程一致，都需要攜帶個人相關(guān)證件以及相關(guān)單位的介紹信才能查詢到所需的檔案。例如，個人查詢自己名下的相關(guān)房產(chǎn)的基建檔案時，需要攜帶個人身份證以及所在社區(qū)居委會的介紹信才能獲得查閱資格。而與公共檔案館不同的是，基建檔案的查詢需要收取一定的費用，根據(jù)所查詢基建檔案的種類確定不同收費標(biāo)準(zhǔn)。

四、調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)的問題以及相關(guān)解決方案

筆者走訪了幾家同級單位進行考察，發(fā)現(xiàn)這些單位存在相似的3點問題，以下筆者就這幾點問題進行研究并提出解決方案。

（一）檔案專業(yè)人員不足，大量的檔案未能及時整理。檔案人員對基建檔案管理重要性缺乏足夠的思想認(rèn)識，大量的基建檔案還處于零散階段，大量未整理的檔案隨處擺在地上，沒有對基建檔案的保護意識。同時檔案管理制度形同虛設(shè)，對于檔案工作人員的監(jiān)督力度明顯不足。

解決措施：轉(zhuǎn)變觀念，增強對檔案重要性的認(rèn)識。加強檔案人員對于檔案管理的科學(xué)知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，完善基建檔案管理制度，實行有效的監(jiān)督措施，從而促進基建檔案的科學(xué)合理的管理?；n案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高基建檔案管理水平。

（二）檔案檢索系統(tǒng)較為落后，信息更新不及時，查準(zhǔn)率、查全率較低。在基建檔案實體管理過程中，檔案計算機檢索為檔案管理帶來了很大的便利，尤其是對于基建檔案的查閱更為快捷有效。

解決措施：加強對檔案人員計算機知識的培訓(xùn)，完善檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)重要檔案的數(shù)字化。同時檔案行政機關(guān)應(yīng)將檔案檢索系統(tǒng)的完善程度作為重要的考核標(biāo)準(zhǔn)之一，督促城建檔案館完善基建檔案的檢索系統(tǒng)。

（三）檔案庫房建設(shè)不合理。庫房條件較差，樓層布置不合理，檔案庫房處于高樓層，形成“頭重腳輕”的弊端。在庫房中，沒有全面做到“八防”措施，大量檔案隨處擺放，而且呈層壘疊放，對檔案的長久保管造成了很大的破壞。在檔案庫房內(nèi)，沒有對溫濕度實現(xiàn)有效控制；檔案庫房的防盜措施并不是很完善；對于部分檔案柜，沒有擺放防蟲防霉的物品。這些不恰當(dāng)?shù)谋９芊椒ú粌H不利于檔案的長久保存，而且給檔案的科學(xué)管理帶來很大的不便之處。

解決措施：完善檔案人員對于檔案管理的專業(yè)性知識，加強在職培訓(xùn)；增加投入，完善基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備，加強硬件設(shè)施建設(shè)，不斷更新設(shè)備，使用現(xiàn)代化管理技術(shù)，為基建檔案的電子化現(xiàn)代化提供物質(zhì)基礎(chǔ)，基建檔案管理部門可以要求設(shè)計單位提供相應(yīng)的電子版圖紙，使工程設(shè)計更為系統(tǒng)完整地在圖紙上進行反映完善檔案保管環(huán)境。