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    醫(yī)院健康教育檔案的規(guī)范化管理研究

    2016-11-25 13:52:31惠州市第一婦幼保健院何錦輝
    辦公室業(yè)務(wù) 2016年19期
    關(guān)鍵詞:規(guī)范化管理工作檔案管理

    文/惠州市第一婦幼保健院 何錦輝

    醫(yī)院健康教育檔案的規(guī)范化管理研究

    文/惠州市第一婦幼保健院何錦輝

    近年來,隨著人們生活水平的不斷提升,對身體健康狀況也格外關(guān)注。醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)機構(gòu),為了滿足人們對健康的需求,在原有醫(yī)療服務(wù)基礎(chǔ)上又加入了健康教育服務(wù),健康教育檔案管理也成了醫(yī)院管理工作的一項重要內(nèi)容。本文首先介紹了醫(yī)院健康教育檔案的內(nèi)涵,并在此基礎(chǔ)上探討如何實現(xiàn)此類檔案的規(guī)范化管理,以此來為醫(yī)院綜合管理水平的提升提供參考。

    醫(yī)院;健康教育檔案;規(guī)范化管理

    健康教育檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式下醫(yī)院管理工作的一項重要組成部分,對醫(yī)院的長期發(fā)展具有直接影響。目前,大部分醫(yī)院對于健康教育檔案管理工作重視不夠,導(dǎo)致檔案的應(yīng)用價值無法得到充分體現(xiàn),不能在醫(yī)院運營和發(fā)展中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以,了解健康教育檔案的內(nèi)涵和意義,做好健康教育檔案的規(guī)范化管理對醫(yī)院而言至關(guān)重要,需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門對其給予高度重視。

    一、健康教育檔案的內(nèi)涵

    所謂健康教育檔案,主要是指通過信息傳播和行為干預(yù)等途徑,使個人或群體能夠?qū)πl(wèi)生保健有一定了解,在樹立健康觀念的同時,能夠?qū)πl(wèi)生資源進行合理利用的過程。而醫(yī)院健康教育檔案則主要指的是在醫(yī)院開展各類健康教育活動中所形成的,對于醫(yī)院未來發(fā)展有保存價值的文字、圖片、表格、音頻、視頻等材料,這些材料記錄了醫(yī)院開展健康教育活動的全過程,對于醫(yī)院日后此方面工作的開展具有指導(dǎo)和借鑒作用。

    二、健康教育檔案規(guī)范化管理及其意義

    文書檔案、專業(yè)檔案、照片檔案和視頻檔案是醫(yī)院每次開展健康教育活動過程中必不可少的檔案資料。作為檔案管理人員,需要對活動的進展情況了如指掌,同時要在活動開展的同時,搜集各個階段所形成的基礎(chǔ)性資料,將其分類匯總后編入檔案,然后按照材料的分類建立科學(xué)的檢索程序,方便日后查找,這種科學(xué)的管理方法就是規(guī)范化管理。醫(yī)院實施健康教育檔案規(guī)范化管理,一方面可以實現(xiàn)檔案資料的有序存放,不僅查找方便,而且還能對未來的活動開展提供一定的指導(dǎo)作用,提高健康教育檔案使用效率,將其價值充分發(fā)揮出來;另一方面可以提高醫(yī)院的整體管理水平,對醫(yī)院的長足發(fā)展和進步都有直接影響。所以,做好健康教育檔案規(guī)范化管理工作非常重要。

    三、醫(yī)院健康教育檔案的規(guī)范化管理

    (一)建立科學(xué)的檔案組織機構(gòu)。就健康教育檔案管理本身而言,主要工作內(nèi)容就是對健康教育活動中的相關(guān)材料進行收集、整理、歸檔利用,這些工作的開展都需要有專門的機構(gòu)來完成。所以,醫(yī)院應(yīng)該從自身發(fā)展角度出發(fā),建立科學(xué)的檔案組織機構(gòu),為了提高組織機構(gòu)的權(quán)威性,應(yīng)該由院長擔(dān)任組長,分管院長擔(dān)任副組長,護理部、醫(yī)務(wù)部、門診部和客服中心等負責(zé)人為組員,從醫(yī)院長足發(fā)展的角度出發(fā),正確認識健康檔案管理,將其放在適當(dāng)?shù)奈恢蒙希贫ㄇ袑嵖尚械墓芾砟繕?,為檔案管理工作的順利開展提供保障。

    (二)制定完善的檔案規(guī)章制度。任何一項管理工作的開展都需要有健全的規(guī)章制度,健康教育檔案管理也不例外。由于檔案管理工作涉及的資料內(nèi)容種類較多,而且信息量龐大。所以,規(guī)章制度的制定一定要具有全面性、系統(tǒng)性和可操作性,除了要將材料的收集時間明確規(guī)定,還要將收集方式、收集范圍和收集人員進行合理安排。除此之外,在罰責(zé)一章中,還要對損壞、遺失檔案信息的人員給予相應(yīng)的懲罰。這些具體化的規(guī)定可以為醫(yī)院健康教育檔案的收集提供可靠的制度保證,促使管理工作達到事半功倍的效果。

    (三)改善工作環(huán)境,更新檔案設(shè)備。盡管當(dāng)前醫(yī)院檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化,大部分健康教育檔案信息都以數(shù)字信息的方式保存,但仍有部分紙質(zhì)信息檔案,這些檔案如果管理不當(dāng),很容易出現(xiàn)損壞。所以,改善檔案庫房的整體環(huán)境非常重要,對于紙質(zhì)的檔案應(yīng)該注意防蟲、防潮、防火、防霉等,對于聲像資料檔案還應(yīng)該注意防止高溫接觸,以此來保證信息資料的完整性。除此之外,還要及時更新檔案設(shè)備,確保設(shè)備的先進性,以此來達到預(yù)期的檔案管理效果。

    (四)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響檔案管理水平,所以,醫(yī)院還要注重健康教育檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升,在日常工作中,應(yīng)該定期開展檔案管理人員培訓(xùn)工作,使其能夠?qū)n案管理各項工作了如指掌。同時要建立科學(xué)、完善的獎懲制度,將檔案管理工作效果與管理人員的薪資掛鉤。這樣一來,便可以提高健康教育檔案管理人員工作的積極性和主動性,對于檔案管理效果的提升也具有重要意義,同時對醫(yī)院的長足發(fā)展也會帶來一定的推動作用。

    四、結(jié)語

    綜上所述,健康教育檔案管理對于當(dāng)前醫(yī)院管理工作而言是一項全新的工作,管理部門若想從根本上實現(xiàn)規(guī)范化管理,首要任務(wù)就是了解健康教育檔案的內(nèi)涵,認識健康教育檔案對醫(yī)院長久發(fā)展的意義,然后在此基礎(chǔ)上結(jié)合醫(yī)院運營現(xiàn)狀,制定科學(xué)、完善的管理制度和管理模式,并確保各項管理工作均能夠得到有效落實。只有這樣,才能夠?qū)崿F(xiàn)健康教育檔案規(guī)范化管理,促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展目標的順利實現(xiàn)。

    [1]趙長明.交往行動理念下的學(xué)校管理問題研究[J].中國管理信息化,2012(20).

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