信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的影響與合理應(yīng)對的思考

文/山東省濟寧市第一人民醫(yī)院　崔雨晴

信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的影響與合理應(yīng)對的思考

文/山東省濟寧市第一人民醫(yī)院崔雨晴

檔案信息管理工作是政府部門、各種規(guī)模企業(yè)等事業(yè)單位重要的工作項目之一 。從信息化社會的作用，分析在信息化社會中傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)受到的影響有哪些，探討降低影響采取的對策，促進檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代化社會中發(fā)揮更大的作用。

信息化社會；傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)；影響；應(yīng)對

21世紀(jì)，是信息化時代，那么信息化社會由此而衍生出來，各行各業(yè)積極的引進與應(yīng)用高端技術(shù)去建立健全內(nèi)部控制管理體系，此時就為傳統(tǒng)檔案管理工作帶來一定的困擾，特別是對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)方面的影響是極為顯著的，那么如何完善傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式， 就成為現(xiàn)代企業(yè)中從事檔案管理工作人員的首要任務(wù)。

一、信息化社會的概念

它是現(xiàn)代社會衍生出的一種新型概念，可以被認(rèn)為是現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)不斷升級與應(yīng)用的社會，也是對當(dāng)代社會發(fā)展面貌與趨勢的有效概述。

二、分析社會信息化是如何影響傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的

（一）社會實踐環(huán)境的變革使傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)理念受到?jīng)_擊。傳統(tǒng)社會的封閉性造成檔案信息服務(wù)的單向性，使其持有“民可使知之，不可使由之”的管理理念，這種狹義服務(wù)范疇在信息化社會實踐環(huán)境中的適應(yīng)性相對較低，此時在社會信息化的驅(qū)動下，傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)在理念與形式上必然會發(fā)生轉(zhuǎn)型，以去迎合時代發(fā)展的需求，那么由此可見社會實踐環(huán)境的改變將會使傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)獲得一定的發(fā)展空間。

（二）市場經(jīng)濟的多種功能使傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)受到影響。這主要是因為多元化與個性化并存于市場經(jīng)濟的社會實踐領(lǐng)域中，此時對檔案信息需求的主體發(fā)生改變，不僅僅是政府機關(guān)、教育與科研人員，還可能是大眾群體?？s微機、計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)就順利的融入傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)工作體系中，使需求者得到翔實的第一手材料。也就是說，在社會發(fā)展的進程中檔案信息回歸大眾，演變成社會公共服務(wù)事業(yè)，此時傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)理念外延，管理形式調(diào)整。

（三）信息文明的相關(guān)要求，影響檔案信息服務(wù)體制的編制。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)可以被視為實體管理工作，堅持“資政”理念，信息文明對其產(chǎn)生影響主要是因為信息自身攜帶的共享性與自由傳輸性。在信息文明的有關(guān)要求下，傳統(tǒng)檔案服務(wù)體制中又新添加了考察與反饋機制；此外，在服務(wù)體制上，也重視檔案信息利用者的參與環(huán)節(jié)，給使用者提供了方便；總之在信息化社會信息文明化的作用下，傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)體制在制定與編研上中心更為的明確化。

三、應(yīng)對措施

（一）檔案管理人員樹立與時俱進的思想理念，強化管理意識。管理人員作為檔案信息管理工作的主體，其職業(yè)素質(zhì)與管理水平的高低直接關(guān)系著檔案信息管理的效率，也影響著信息化社會中檔案信息服務(wù)模式構(gòu)建的進程。為了使傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)工作得以改良，檔案管理人員應(yīng)該從思想上提高認(rèn)識，真正的去除傳統(tǒng)的管理理念，把落實網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理工作作為奮斗的目標(biāo)，最終達到檔案信息資源共享的目的。

而為了強化檔案管理人員的意識，協(xié)助其樹立正確的價值觀念，可以通過強化組織領(lǐng)導(dǎo)力度的途徑來達到上述目標(biāo)，把這一工作視為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性內(nèi)容，完善檔案管理方案，重視對其的調(diào)整與重建工作。在檔案管理機構(gòu)，設(shè)置不同的組織，與此同時使各個組織人員的職責(zé)明確化，規(guī)范他們的行為，在獎懲制度的激勵與約束下，檔案管理人員各盡其責(zé)，各守其職，團結(jié)協(xié)作，共同落實信息化檔案管理工作；此外攝像監(jiān)控技術(shù)的應(yīng)用，對管理者起到了監(jiān)督的作用；

（二）擬定規(guī)范化的檔案工作機制，使檔案信息管理程序日趨完善化。在信息化社會中，為了使查、借、轉(zhuǎn)遞檔案信息等程序更為的規(guī)范化與科學(xué)化，檔案管理人員在確保檔案信息資料無誤的情況下，認(rèn)真的填寫《檔案轉(zhuǎn)出登記表》，同時完成電子版查詢目錄的修正工作，明確轉(zhuǎn)出的時間與對象，做好檔案管理費用的結(jié)賬工作。其實檔案管理機制中涵蓋的內(nèi)容是多樣化的，例如，對于檔案信息的查閱環(huán)節(jié)而言，機制中規(guī)定禁止個人對本人、親屬的檔案信息進行翻閱、借用、移交；此外在對其查閱之時必須嚴(yán)格遵守保密原則與閱檔守則，切忌對檔案信息資料實行涂抹、圈點、抽拿、更換等手段，也不能對其內(nèi)容進行抄寫、復(fù)制，只有在上級部門許可的情況下，查閱者才能對檔案進行借閱，并保證在一定的時間內(nèi)及時地將材料歸還到檔案室；

（三）落實數(shù)字化建設(shè)工作。專業(yè)化掃描儀器、高倍數(shù)碼相機在檔案信息管理工作進程中的聯(lián)合應(yīng)用，解決了企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)掃描儀不能處理的文件；在數(shù)字化建設(shè)的進程中，參照企業(yè)的實際需求，選用的掃描儀器對色彩應(yīng)該有較高的標(biāo)準(zhǔn)與要求，以此去減少資源浪費現(xiàn)象發(fā)生的概率；在對檔案文件進行編排時，一般按照的順序為黑白二值文件、灰度文件、全色文件；檔案的掃描工作任務(wù)完成以后，開展的是圖像處理的環(huán)節(jié)，在這一工作內(nèi)容中，落實檔案圖像篩選是前提，最終達到使檔案信息利用效率提高的目標(biāo)；當(dāng)然為了做好檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作，僅僅做到以上兩點是不夠的，此外，色彩模式的啟用使檔案裁邊工作順利運行；數(shù)據(jù)庫的建立健全使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案被替換，網(wǎng)絡(luò)查詢的便捷性使檔案信息資源實現(xiàn)共享的目標(biāo)。

四、結(jié)束語

總之，信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)所產(chǎn)生的影響是不可忽視的，檔案管理人員應(yīng)該提高自身的認(rèn)識，借助使用信息技術(shù)、構(gòu)建電子檔案、調(diào)整服務(wù)理念與態(tài)度的方式，彌補傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)工作中存在的缺陷，進而不斷地提高我國檔案信息服務(wù)水平，最終使我國檔案信息服務(wù)工作的實用性達到最大化的目標(biāo)。

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［2］雷曉慶，崔雪.公共檔案館檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀及對策——基于公共檔案館網(wǎng)站調(diào)查的視角［J］.檔案學(xué)研究，2013（5）.