從管理方式方法的轉(zhuǎn)變談人力資源檔案信息化

文/山東省濱州市無棣縣人民醫(yī)院　劉壽勇

從管理方式方法的轉(zhuǎn)變談人力資源檔案信息化

文/山東省濱州市無棣縣人民醫(yī)院劉壽勇

醫(yī)院人力資源檔案管理工作隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的拓展、規(guī)模的擴大、學(xué)科的細(xì)化經(jīng)過了一個由粗到細(xì)、由點到面、由簡到繁，由傳統(tǒng)化到現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變歷程，借助大數(shù)據(jù)平臺建立人事信息管理系統(tǒng)是必然選擇。

人力資源檔案；卡片式管理法；電子表格管理法；人事信息管理系統(tǒng)

無棣縣人民醫(yī)院是一所縣級公立醫(yī)院，于1993年10月成為山東省首批、全市第一家二級甲等醫(yī)院，2004年獲得全國衛(wèi)生系統(tǒng)先進集體稱號，2015年獲得省級文明單位榮譽?，F(xiàn)開放床位747張，有在職工作人員996名。人力資源檔案管理工作隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的拓展、規(guī)模的擴大、學(xué)科的細(xì)化經(jīng)過了一個由粗到細(xì)、由點到面、由簡到繁，由傳統(tǒng)化到現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變歷程?，F(xiàn)就本院這一轉(zhuǎn)變進行分析研究，評估當(dāng)前運行模式，研討醫(yī)院人力資源檔案管理的全新途徑。

一、我院人力資源檔案管理的起點——卡片式管理法

（一）應(yīng)用時期及內(nèi)容。80年代末到2000年初期，我院的人力資源檔案主要是由職工登記卡組成的職工名冊。當(dāng)時全院職工為260人。職工登記卡的大小就如同人們交際用的名片，受面積的限制，登記內(nèi)容少得可憐。新員工一入院報到，首先填寫職工登記卡，內(nèi)容包括：姓名、出生年月、籍貫、學(xué)歷、畢業(yè)時間、畢業(yè)院校、政治面貌、本人身份、原工作單位等，登記完畢將卡片放入所在科室類別。遇有職稱、職務(wù)等調(diào)整需隨時進行更新。這就是我院人力資源檔案的最早雛形。

（二）用途及用法。每年用此職工名冊分析醫(yī)院科室人員數(shù)量，進行年度干部職工登記。在干部職工登記中，工作人員按照上級人事部門的要求，從頭到尾每個卡片逐個翻看登記，填寫指定內(nèi)容，用鋼筆填寫，一式三份，人事部門、主管部門、醫(yī)院各保存一份。在計劃經(jīng)濟時代，這就是醫(yī)院人力資源檔案管理應(yīng)用的全部。

（三）缺點和不足之處。

1.職工名冊卡縫極易撕裂，造成職工登記卡片經(jīng)常脫落。

2.職工登記卡角容易折損，需隨時更新。

3.信息統(tǒng)計匯總效率極低。在年度干部職工登記匯總中，每年要用至少2天的時間進行統(tǒng)計匯總。如統(tǒng)計職工學(xué)歷，大學(xué)本科、大學(xué)?？?、中專、高中及以下各多少人，需從登記表的第一頁開始，按不同學(xué)歷類別，分別數(shù)一遍；再如職稱級別、年齡結(jié)構(gòu)等都需要手工逐一數(shù)準(zhǔn)確。如一項出了差錯，需從頭另數(shù)，極其繁雜。有時匯總完了，但登記表已經(jīng)基本上翻爛了。

4.無法滿足醫(yī)院對人力資源科學(xué)分析、預(yù)測的需求。

二、我院人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)折起點——電子表格管理法

（一）電子表格數(shù)據(jù)庫的實施時間。隨著計算機的普及應(yīng)用，我院于2005年12月建立了人力資源檔案數(shù)據(jù)庫。在原有職工名冊的基礎(chǔ)上，我院專門開展了職工個人信息征集工作。從2015年1月起，經(jīng)過下發(fā)通知、以科室為單位進行收集、組織專人進行信息核對、查閱職工個人檔案、進行信息錄入等過程，歷時11個月，人力資源檔案電子表格數(shù)據(jù)庫建成。之后，我院又專門調(diào)閱醫(yī)院文書卷宗，對1996年以來年度考核情況進行了集中匯總。2014年又集中建立了員考績檔案，內(nèi)容包括：畢業(yè)證、資格證、聘書、身份證、論文、成果、專利、表彰復(fù)印件和履歷表、崗位說明書等。

（二）電子表格數(shù)據(jù)庫的項目類別。建立的人力資源檔案電子數(shù)據(jù)庫所收集的信息類別有人員所在科室、人員類別、姓名、性別、來院時間、進院方式、身份證號碼、執(zhí)業(yè)資格、執(zhí)業(yè)類別、證書編號、取得時間、執(zhí)業(yè)范圍、合同編號、專業(yè)特長、第（一、二、三）學(xué)歷、第（一、二、三）學(xué)歷畢業(yè)時間、畢業(yè)學(xué)校、所學(xué)專業(yè)、工作時間、原職務(wù)名稱、原職務(wù)時間、現(xiàn)職務(wù)名稱、現(xiàn)職務(wù)時間、職稱系列、最后學(xué)位、資格級別、取得時間、聘任職稱、聘任時間、執(zhí)業(yè)資格注冊時間、崗位等級、籍貫、身份、政治面貌、入黨時間、出生地、年度考核次、聯(lián)系電話等40余項。自2006年1月起，我院每月更新一次，至今已更新128次，保留了完整的人力資源變化原貌。初步滿足了對人力資源進行分析比對、科學(xué)分析、配置人才、培養(yǎng)人才的需求。

（三）電子表格數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用。首先選擇要應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫進行復(fù)制，建立一個新的數(shù)據(jù)庫，根據(jù)需要保留相關(guān)個人信息項目，設(shè)置字型字號，按規(guī)定進行排序，或按姓名筆畫，或按出生年月，或按職稱高低，或按參加工作時間，或按來院時間等等。可以利用Microsoft Office Excel 里的全部功能對數(shù)據(jù)庫進行現(xiàn)代化管理。提高了工作效率，發(fā)揮了人力資源管理、配置等方面應(yīng)有的作用。

（四）電子表格數(shù)據(jù)庫的不足之處。對數(shù)據(jù)的分析只能滿足于需要什么，就提取什么、分析什么，如果人員變動、人員項目變動等，就需要再次重復(fù)提取相關(guān)信息、重復(fù)相關(guān)操作，才能得到想要的結(jié)果。僅依靠數(shù)據(jù)庫仍然不能很好的實現(xiàn)快速、高效、一目了然、準(zhǔn)確無誤的目標(biāo)。

三、我院人力資源檔案管理的新階段——人事信息管理系統(tǒng)

（一）人事信息管理系統(tǒng)建立時間、背景。當(dāng)前，我院信息化建設(shè)走在了全省先進行列，引領(lǐng)醫(yī)院走進了大數(shù)據(jù)時代，為醫(yī)院科學(xué)管理、科學(xué)決策、科學(xué)預(yù)測提供了及時高效的信息數(shù)據(jù)。我們以此為依托，于2016年1月開始著手建立醫(yī)院人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人力資源檔案管理的信息化和數(shù)字化。

（二）做法。

1.首先召開了關(guān)于建立人事管理信息管理系統(tǒng)的專題會議，進行動員部署。

2.將電子表格數(shù)據(jù)庫信息和職工個人標(biāo)準(zhǔn)照片整體導(dǎo)入人事信息管理系統(tǒng)，抽調(diào)專門人員對全院職工的畢業(yè)證、資格證、聘書、醫(yī)師資格證、執(zhí)業(yè)醫(yī)師證、護士執(zhí)業(yè)證、大型設(shè)備上崗證等6000多件證件進行掃描，導(dǎo)入系統(tǒng)。

3.在指定時間內(nèi)系統(tǒng)向職工本人開放，自己利用自己的工號進入自編輯狀態(tài)，完善維護個人信息。方法步驟是：輸入用戶名、密碼，選擇“一般員工”角色，登錄系統(tǒng)（用戶名、密碼見最后附錄）

4.醫(yī)院派專人對自行編輯的信息進行審核，重點是出生年月、工作時間、來院日期、資格級別、資格取得時間、資格聘任時間等。

（三）人事信息管理系統(tǒng)的項目內(nèi)容。

1.點擊員工技術(shù)檔案、輸入用戶名和密碼就進入了人事信息管理系統(tǒng)。在歡迎頁面可以直觀了解學(xué)歷、性別、員工類別、年齡、職稱、聘任級別、編制類別、政治面貌八個餅狀圖及在職人數(shù)、本月入職人數(shù)、本月離職人數(shù)。

2.基本配置項包括：員工管理、信息導(dǎo)入管理、員工崗位管理、排班管理、年度考核。點擊員工管理頁面可以對職工進行查詢，了解某一職工技術(shù)檔案、證書檢測、所在科室、入院日期等信息。點擊職工姓名可查閱職工人事主檔，點擊員工履歷可查閱職工證書信息、院級培訓(xùn)、考核信息、兼職信息、工作經(jīng)歷、家庭信息、教育經(jīng)歷、黨派信息、職務(wù)信息、著作信息、論文信息、獲獎信息等。

（四）優(yōu)點?？勺孕懈鶕?jù)需要選擇所需內(nèi)容導(dǎo)出電子表格，一次輸入信息可長久利用，信息更全，利用更加方便。沒有極特殊情況無須調(diào)閱職工個人檔案，省時省事高效。

四、討論

1.隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，二級以上醫(yī)院建立人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化是工作現(xiàn)實的需要，是多數(shù)據(jù)綜合分析研究的需要。

2.自行設(shè)計應(yīng)用的Microsoft Office Excel 數(shù)據(jù)庫應(yīng)與人事信息管理系統(tǒng)并行，并及時更新，兩者保持高度一致。

3.員工考績檔案也要完好保留并及時補充新內(nèi)容，為鑒別利用提供依據(jù)。

4.人事信息管理系統(tǒng)應(yīng)每年定期向職工開放一次，對獲獎、論文、著作、成果、專利、培訓(xùn)的變化進行補充。