電子版館藏數(shù)據(jù)回溯中的交叉、重疊、阻滯問題處理

文/內(nèi)蒙古通遼職業(yè)學院圖書館　徐榮全

電子版館藏數(shù)據(jù)回溯中的交叉、重疊、阻滯問題處理

文/內(nèi)蒙古通遼職業(yè)學院圖書館徐榮全

在圖書編目數(shù)據(jù)回溯建庫實踐中，電子編目數(shù)據(jù)的回溯是其中重要環(huán)節(jié)，電子數(shù)據(jù)在導入“圖書館集成管理系統(tǒng)”的新數(shù)據(jù)庫后，出現(xiàn)了交叉、重疊和阻滯問題；針對這些問題的探討，從中尋求解決方案。希望為其他中小圖書館的回溯建庫工作提供借鑒。

電子數(shù)據(jù)；編目數(shù)據(jù)；交叉；重疊；阻滯

在近代中國圖書館的發(fā)展歷程中，有三個關鍵性影響因素：第一個是《杜威十進分類法》的傳人使中國圖書館的文獻資源分類體系開始參照《杜威十進分類法》按等級列舉式的學科體系分類；一改歷史上沿襲上千年的無論是“七略”的六分法還是“經(jīng)、史、子、集”的四分法；使圖書的分類方法真正意義的走上了符合科學規(guī)律的管理軌道。第二是計算機技術的發(fā)展，使圖書的編目、標引工作由人工卡片式著錄轉為利用計算機編目、標引。第三是機讀目錄格式MARC標準的執(zhí)行，使計算機編目實現(xiàn)了標準化；為與國際接軌，從數(shù)據(jù)結構方面提供了保障；并使網(wǎng)絡環(huán)境下的編目數(shù)據(jù)共享成為可能。這些影響因素中特別是計算機技術的發(fā)展對圖書館的發(fā)展起了飛躍式的前進作用；但同時也帶來了前所未有的技術上的交叉、融合與跟進。

一、從計算機編目和集成管理到新技術條件下的回溯建庫

近20年是圖書館事業(yè)發(fā)展最快的時期；由于從計算機編目到集成管理的普遍應用，各中小圖書館都經(jīng)歷了一段爬升期。這一時期新舊技術更替、交融頻繁，同時也隨著技術的更新而凸顯出一些新舊技術下的技術轉換難題?；厮萁◣旃ぷ魇歉髦行D書館在技術交替時期所遇最耗時、耗力且技術難題也是最多的一項工作。特別是在圖書館計算機集成管理條件下的回溯建庫工作，不經(jīng)過系統(tǒng)化的深入研究的一些草率數(shù)據(jù)回溯行為有可能造成整個系統(tǒng)在前臺表現(xiàn)阻滯。

二、回溯建庫中的數(shù)據(jù)轉移

隨著圖書館從傳統(tǒng)業(yè)務方式向計算機編目和計算機集成業(yè)務管理的轉移，圖書數(shù)據(jù)的記錄也要經(jīng)歷一次甚至數(shù)次轉移。特別是高職院校圖書館所經(jīng)歷的過程會更復雜：因大多數(shù)高職院校圖書館都經(jīng)歷了一個在院校合并中的圖書館合并過程；這給回溯建庫工作造成的混亂性無疑是雪上加霜，在這種情況下，回溯建庫前的圖書編目就有幾種情況并存：一是手工卡片式著錄的數(shù)據(jù)；二是使用集成管理系統(tǒng)前用原有系統(tǒng)計算機著錄的電子編目數(shù)據(jù)；三是各館合并前用各自計算機著錄的電子編目數(shù)據(jù)；四是使用集成管理系統(tǒng)后著錄的標準MARC數(shù)據(jù)。

這幾種情況在本館就曾并存過。在多種編目數(shù)據(jù)并存情況下的回溯建庫主要有兩種方法：第一，由卡片或圖書逐一回建著錄。第二，由原來的非集成管理環(huán)境下的電子機編數(shù)據(jù)導入，之后再修改完善。為提高效率，回溯建庫前的電子版數(shù)據(jù)，能利用SQLserver的“數(shù)據(jù)轉移技術”導入新數(shù)據(jù)庫的都要盡量導入和利用。這樣可避免不必要的頻繁重復錄入。

本文所探究的就是這部分電子數(shù)據(jù)在導入“集成管理系統(tǒng)”的新數(shù)據(jù)庫后，可能交叉、重疊和阻滯；在出現(xiàn)這些問題時，怎樣在新數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中解決是下面研究的內(nèi)容。

三、導入新數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)有可能出現(xiàn)交叉、重疊

因原系統(tǒng)應用的電子編目數(shù)據(jù)都是過去業(yè)務中積累下來的準確數(shù)據(jù)，利用好這些電子編目數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)回溯可大大提高回溯建庫效率和準確率。

但這些數(shù)據(jù)由于歷史的不連貫性，導入新的集成管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫后，很多數(shù)據(jù)上的沖突就會凸顯出來；特別是數(shù)據(jù)的交叉、重疊矛盾尤為突出。它表現(xiàn)在前臺應用管理模塊上的現(xiàn)象就是導致部分圖書和期刊的“流通數(shù)據(jù)”受阻，造成不能實現(xiàn)讀者機上借還。這種情況在本館就發(fā)生存在，針對這些問題本館承擔了通遼職業(yè)學院的這一課題研究項目。此針對性的探討研究應該具有某些普遍意義，以此為各中小館提供借鑒。

目前各中小圖書館所用集成管理系統(tǒng)雖各不相同，但在后臺的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)幾乎都是運用的SQLserver數(shù)據(jù)庫管理軟件。那么對后臺SQLserver軟件進行的研究也就對各中小圖書館普遍適用。研究方法是通過建立模擬的數(shù)據(jù)庫模型；深入研究關系型數(shù)據(jù)庫的概念模型、關系模型（邏輯模型）及物理層模型的邏輯結構；分析各電子編目“相關數(shù)據(jù)”對應數(shù)據(jù)庫的庫名、基本表名和相對應的字段；研究各字段的屬性：字符型、數(shù)值型、長度、精度、定長、可變長等等，摸索基本表的屬性變化所對應物理層數(shù)據(jù)存儲的物理變化規(guī)律。

通過大量深入研究發(fā)現(xiàn)：前臺流通信息受阻是由于電子數(shù)據(jù)回溯中產(chǎn)生了數(shù)據(jù)交叉、重疊而造成的。這種交叉、重疊產(chǎn)生的原因：

一是在導入數(shù)據(jù)前，兩批數(shù)據(jù)位數(shù)不同（為說明問題下面將以登錄號為例）例：一批登錄號為五位“00100至00199”，另一批登錄號為六位“000100至000199”，五位字符和六位字符本身并不沖突；但由于集成管理系統(tǒng)中的“數(shù)據(jù)庫”在“館藏信息表”中，“登錄號”字段的屬性設定是“定長”即固定位數(shù)（長度一般為8或10）這樣導入的兩批“登錄號”就都變成了八位（以長度8位為例）“00000100至00000199”這樣就由于不同位數(shù)“數(shù)據(jù)”的交叉而造成了數(shù)據(jù)的重疊沖突。

二是期刊和圖書數(shù)據(jù)導入新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的目的地并不是同一個“數(shù)據(jù)庫”，一個是“圖書數(shù)據(jù)庫”，一個是“期刊數(shù)據(jù)庫”。還以“登錄號”數(shù)據(jù)為例：理論上講，因兩種“登錄號”在導入前和導入后都應屬不同“數(shù)據(jù)庫”的不同“館藏表”，根本不存在交叉、重疊問題。但事實卻是：期刊的“登錄號000100—000199”和圖書的“登錄號000100—000199”雖導入時相安無事，但導入后的表現(xiàn)卻是只能有一樣（或期刊或圖書）在前臺流通。

以上的探討是在數(shù)據(jù)庫理論研究前提下，經(jīng)多次試驗得出的結論；即數(shù)據(jù)回溯后，影響前臺流通、產(chǎn)生數(shù)據(jù)阻滯的原因是數(shù)據(jù)的交叉和重疊。交叉和重疊的概念是：在同一數(shù)據(jù)庫中出現(xiàn)‘主碼’相同為重疊；在不同數(shù)據(jù)庫中出現(xiàn)兩個相同的“主碼”為交叉。

四、針對數(shù)據(jù)交叉、重疊問題的解決方案

如前分析，對導入同一“數(shù)據(jù)庫”、同一“基本表”、同一“字段”的不同數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)，當出現(xiàn)數(shù)據(jù)交叉、重疊時，表現(xiàn)為：或因數(shù)據(jù)交叉、重疊難以導入；或在前臺表現(xiàn)如前第四節(jié)所述故障。對這類問題，最好在物理層面解決；經(jīng)多次在“數(shù)據(jù)庫”模型上試驗研究發(fā)現(xiàn)：利用“數(shù)據(jù)庫”存儲介質(zhì)的物理記憶性，可使導入的有交叉、重疊的數(shù)據(jù)，通過變化“字段長度”而使存儲在“數(shù)據(jù)庫”硬盤上的數(shù)據(jù)相異化，也就是說即使是同一數(shù)據(jù)亦可在第二次導入時，使其成為與第一次導入時“長度”不同的數(shù)據(jù)。

具體實現(xiàn)方法（還以登錄號為例）：兩批有交叉、重疊的數(shù)據(jù)分別是“登錄號”五位字符“00010—00100”和六位字符“000010—000100”或兩批登錄號都是五位字符，導入時先導入位數(shù)少的，此處先導入五位字符登錄號。首先在后臺打開SQLserver的“企業(yè)管理器”找到要導入的數(shù)據(jù)庫，打開“館藏信息表”的“設計表”功能；找到字段名“登錄號”將其字段長度設為5；然后通過SQLserver的數(shù)據(jù)轉移工具將需要設為五位字符的“登錄號”導入；導入五位字符“登錄號00010—00100”后，其在“集成管理系統(tǒng)”新數(shù)據(jù)庫中的長度將固定為五位，在前臺只有輸入五位字符“登錄號”時才能將其調(diào)出。

導入第二批“登錄號”之前一定要再次打開“企業(yè)管理器”——打開同一數(shù)據(jù)庫的“館藏信息表”的“設計表”功能，將“登錄號”的“長度”改為6，然后再將第二批“登錄號”數(shù)據(jù)導入；第二批“登錄號”甚至可以是和第一批“登錄號”數(shù)據(jù)完全重疊（如同為五位字符00010—00100）但導入后的新“數(shù)據(jù)庫”數(shù)據(jù)卻變成了六位字符的“登錄號000010—000100”。第二批“登錄號”在前臺表現(xiàn)為，只有輸入夠六位字符才能將其調(diào)出（而第一批登錄號是輸入夠五位字符調(diào)出）。這樣通過利用數(shù)據(jù)庫的物理記憶功能，解決了兩批“登錄號”交叉、重疊沖突。

以上方法一定要在新系統(tǒng)“數(shù)據(jù)庫”沒有數(shù)據(jù)情況下使用，當把所有電子數(shù)據(jù)回溯完成后，應再次把“登錄號長度”改為8；這樣以后新書著錄時的“登錄號”就開始按八位處理，可同以前“回溯建庫數(shù)據(jù)”區(qū)別開來。系統(tǒng)穩(wěn)定下來后，就不要再輕易更改“登錄號長度”了。

對導入不同數(shù)據(jù)庫的編目數(shù)據(jù)（如期刊的登錄號和圖書的登錄號），可通過上面的方法先在“企業(yè)管理器”中，分別在期刊數(shù)據(jù)庫和圖書數(shù)據(jù)庫的“館藏信息表”中將“登錄號字段”的“長度”分別設為5位或6位；然后將“期刊登錄號”和“圖書登錄號”分別導入各自的數(shù)據(jù)庫。這時“期刊登錄號”和“圖書登錄號”是有重疊和交叉的，在前臺往往形成部分流通數(shù)據(jù)阻滯。

第二步應打開“企業(yè)管理器”將“登錄號”的“字段長度”改為8位，然后打開SQLserver系統(tǒng)中的“查詢分析器”，通過編入T-SQL語句，批量修改其中一個數(shù)據(jù)庫中的“登錄號”字段的數(shù)據(jù)來使“期刊數(shù)據(jù)庫”和“圖書數(shù)據(jù)庫”的“登錄號”徹底區(qū)分開。這里以修改“期刊登錄號”為例：假設期刊數(shù)據(jù)庫名為“中文期刊”、館藏信息表名為“館藏”、登錄號字段名為“登錄號”；準備將先前導入的六位字符“登錄號000010-000100”前面全部加兩位字符“Z0”，使其變成八位字符的“登錄號Z0000010-Z0000100”徹底與圖書的“登錄號000010-000100”區(qū)別開。通過“查詢分析器”寫入的T-SQL語句如下面程序：

USE 中文期刊

UPDATE 館藏

SET登錄號=‘Z0’+ 登錄號

GO

執(zhí)行該程序即可將“中文期刊”數(shù)據(jù)庫中的名為“館藏”的基本表中的列名為“登錄號”字段的整列所有“登錄號數(shù)據(jù)”前面加兩個字符“Z0”；使例子中期刊的“登錄號000010-000100”修改為“Z0000010-Z0000100”，徹底解決了由于期刊和圖書的登錄號數(shù)據(jù)交叉、重疊而造成的前臺事故。

執(zhí)行上面程序有兩點需特別注意：

一是此程序是無條件修改所選“基本表”的所修改“字段”的全部“列數(shù)據(jù)”。執(zhí)行此程序的前提是對導入的整列數(shù)據(jù)全部修改。如果在更改前就錄入了不需更改數(shù)據(jù)，“修改程序中”就要加入限制語句WHERE和限制條件，實現(xiàn)起來會很麻煩。

二是在執(zhí)行此UPDATE語句時，應提前在SQLserver的“企業(yè)管理器”中展開要修改的表并打開“設計表”；在“設計表”對話框中，點擊工具欄的“管理關系”圖標，選中“級聯(lián)更新相關的字段”功能。這樣在修改要更新的主碼值時，可同時將關聯(lián)子表中的外碼值一起修改。否則系統(tǒng)有可能拒絕運行此程序。

只要靈活運用上面兩個方法，在回溯數(shù)據(jù)時，就能解決所有各種數(shù)據(jù)的交叉和重疊對系統(tǒng)所造成的影響。特別是在回溯建庫前就設計好整個電子數(shù)據(jù)的回溯方案，更可大大提高回溯效率。

五、結語

由于管理系統(tǒng)更新或各中小圖書館的合并而引發(fā)回溯建庫，回溯建庫中的電子數(shù)據(jù)回溯是其中重要一環(huán)；本館在實踐中針對回溯數(shù)據(jù)時所走過彎路和所遇難題，進行了針對性的課題研究；并提出解決方案和找出應避免的彎路。希望為其它中小圖書館的回溯建庫工作提供借鑒。

（本文系通遼職業(yè)學院課題：圖書編目的創(chuàng)新性研究（項目編號：TZYKT15021）研究成果之一。）

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［3］何玉潔.數(shù)據(jù)庫基礎及應用技術［M］.北京：清華大學出版社，2009.