學(xué)校辦公室管理工作特點(diǎn)與創(chuàng)新研究

文/重慶交通大學(xué)　楊凡

學(xué)校辦公室管理工作特點(diǎn)與創(chuàng)新研究

文/重慶交通大學(xué)楊凡

在新的時(shí)代背景下，結(jié)合學(xué)校辦公室管理工作的特點(diǎn)，創(chuàng)新管理方式，轉(zhuǎn)換學(xué)校辦公室的角色，從只注重依公文辦事到既能依公文辦事又能出謀獻(xiàn)策；從只簡(jiǎn)單收發(fā)傳遞信息到能及時(shí)綜合處理信息；從僅憑經(jīng)驗(yàn)辦事到科學(xué)化管理工作；從被動(dòng)消極服務(wù)到主動(dòng)提供服務(wù)。

學(xué)校；辦公室管理；特點(diǎn)；創(chuàng)新

在經(jīng)濟(jì)、科技迅猛發(fā)展，知識(shí)占主體地位的大時(shí)代背景下，信息更新的周期縮短，學(xué)校辦公室的傳統(tǒng)工作模式，已經(jīng)與飛速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代化的辦公進(jìn)程不相適應(yīng)。新時(shí)代的到來(lái)，給我們帶來(lái)了機(jī)遇也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，我們需要轉(zhuǎn)變觀念，發(fā)揮學(xué)校辦公室管理工作的主動(dòng)性，創(chuàng)新管理方式。

一、學(xué)校辦公室管理工作的特點(diǎn)

學(xué)校是培養(yǎng)人才的搖籃，學(xué)校的辦公室是學(xué)校綜合管理的部門，在一定程度上決定著一個(gè)學(xué)校的管理秩序和教學(xué)質(zhì)量。高等教育在整個(gè)教育體系中占有舉足輕重的地位，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校辦公室管理工作如何能適應(yīng)新形勢(shì)的要求，不斷提高辦公能力和水平，是我們急需解決的問(wèn)題。

首先，我們應(yīng)該從學(xué)校辦公室管理工作的特點(diǎn)入手，了解辦公室管理工作的特殊點(diǎn)。協(xié)調(diào)性是辦公室管理工作的主要特點(diǎn)，也是最首要的特點(diǎn)。學(xué)校辦公室是學(xué)校進(jìn)行行政管理工作的核心部門，無(wú)論是上層領(lǐng)導(dǎo)的決策意見(jiàn)，還是下層教職工和學(xué)生的訴求，都需要學(xué)校辦公室在中間進(jìn)行協(xié)調(diào)，做好溝通領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生的橋梁，從中協(xié)調(diào)好各種利益的沖突，避免矛盾的發(fā)生。

學(xué)校辦公室的下一個(gè)主要特點(diǎn)就是執(zhí)行性，辦公室是學(xué)校的行政單位，管理工作的特殊性，要求辦公室嚴(yán)格按照學(xué)校的規(guī)章制度執(zhí)行各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)指示。當(dāng)然，作為學(xué)校管理的一個(gè)部分，在執(zhí)行學(xué)校的各項(xiàng)指示和要求的時(shí)候，除了要自覺(jué)遵守黨的方針政策外，還應(yīng)該增加工作處理的靈活度。學(xué)校的指示和規(guī)章制度并不是機(jī)械式的，辦公室人員需要根據(jù)實(shí)際情況，靈活處理各項(xiàng)任務(wù)，爭(zhēng)取達(dá)到最佳執(zhí)行效果。

如果說(shuō)學(xué)校辦公室管理工作除了上述兩個(gè)特點(diǎn)之外，還有第三個(gè)特點(diǎn)便是服務(wù)性。管理工作在一定意義上講就是服務(wù)性工作，學(xué)校辦公室的管理既要面對(duì)上層領(lǐng)導(dǎo)的決策，也要面對(duì)教師們的教學(xué)安排，還要面對(duì)學(xué)生們的學(xué)習(xí)和生活。因此，管理人員在服務(wù)的時(shí)候，要耐心傾聽(tīng)大家的訴求和心聲，將大家的意見(jiàn)傳遞給上級(jí)，將上級(jí)的關(guān)懷和問(wèn)候傳遞給教職工和學(xué)生。

服務(wù)是辦公室管理工作的真諦，服務(wù)精神是提高辦公室管理效度的基礎(chǔ)所在。只有秉持著服務(wù)的理念，才能在管理工作中換位思考，才能在貫徹執(zhí)行各種制度時(shí)努力實(shí)現(xiàn)利益最大化，才能轉(zhuǎn)變學(xué)校辦公室管理工作的角色，讓辦公室管理在新的時(shí)代背景下承擔(dān)起更大的重任。

二、學(xué)校辦公室管理工作的創(chuàng)新

基于上述學(xué)校辦公室管理工作的特殊性，我們要對(duì)癥下藥，有針對(duì)性地提出解決措施，讓學(xué)校辦公室管理工作發(fā)揮更大的作用。

首先，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，這是成功轉(zhuǎn)變辦公室角色的第一步，也是辦公室能否成功轉(zhuǎn)型至關(guān)重要的一步。學(xué)校辦公室崗位的重要性和特殊性，決定了其工作理念是服務(wù)，工作作風(fēng)是嚴(yán)謹(jǐn)。堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，就是要求管理人員在工作中關(guān)心人、尊重人、理解人，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，將人的發(fā)展放在第一位。

這在另一個(gè)側(cè)面，也對(duì)學(xué)校辦公室的管理工作給出了一個(gè)定位，就是辦公室工作要做到“到位不越位、理解不曲解、參謀不參和”。辦公室出于決策的輔助性地位，在工作中要把握好度，注意做事的分寸，做到獻(xiàn)策不決策、參謀不主謀、管家不當(dāng)家。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和決策意見(jiàn)，要正確理解，準(zhǔn)確把握，不歪曲領(lǐng)導(dǎo)的意圖，不曲解領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。辦公室工作能有機(jī)會(huì)接觸到很多領(lǐng)導(dǎo)，不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)你工作的信任，就不征求領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，亂發(fā)施令，在工作中自己決策，忘記了服務(wù)的理念。

其次，便要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域?，F(xiàn)代化的辦公進(jìn)程，以及學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的新目標(biāo)，要求辦公室承擔(dān)更多的任務(wù)，在管理中能緊跟時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理方式，實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變，即從只注重依公文辦事到既能依公文辦事又能出謀獻(xiàn)策；從只簡(jiǎn)單收發(fā)傳遞信息到能及時(shí)綜合處理信息；從僅憑經(jīng)驗(yàn)辦事到科學(xué)化管理工作；從被動(dòng)消極服務(wù)到主動(dòng)提供服務(wù)。

辦公室由于有貫徹執(zhí)行政策豐富的經(jīng)驗(yàn)，知道各項(xiàng)政策的執(zhí)行力度，深知各項(xiàng)決策給大家?guī)?lái)的利弊，因此參與政務(wù)時(shí)，要敢于提出建設(shè)性意見(jiàn)，將大家的訴求反饋給領(lǐng)導(dǎo)，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，由參與型積極向參謀型轉(zhuǎn)變。同時(shí)，在收發(fā)傳達(dá)各種消息的時(shí)候，要善于綜合各種信息，對(duì)部分信息進(jìn)行有效的加工整理，及時(shí)反饋重要信息，提高綜合處理信息的能力。

現(xiàn)代化辦公一個(gè)最重要的要求便是要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、科技化管理，社會(huì)管理技術(shù)的快速發(fā)展，也對(duì)學(xué)校的管理工作提出了更高的要求。在任務(wù)重、要求高、壓力大、人手緊的新形勢(shì)下，我們要善于利用新科技、新方式，向社會(huì)上的企業(yè)辦公室管理方式學(xué)習(xí)，借鑒它們的成功經(jīng)驗(yàn)，吸失敗的教訓(xùn)，然后結(jié)合自身的特點(diǎn)，最大限度發(fā)揮我們的優(yōu)勢(shì)。

21世紀(jì)是科技的時(shí)代，是信息的時(shí)代，是網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，學(xué)校辦公室管理工作要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，就必須借助網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)，提高信息傳播的速度。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中提高服務(wù)質(zhì)量，隨時(shí)隨地解決大家的問(wèn)題，打破工作的時(shí)空限制，將服務(wù)貫穿到生活中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。

學(xué)校辦公室管理工作的創(chuàng)新，是整個(gè)服務(wù)理念的創(chuàng)新，是角色的正確轉(zhuǎn)型，是更好發(fā)揮其重要性的第一步，和諧、積極向上的辦公室工作氛圍，必將為高校的發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)遇。

［1］戴玉純.略論新時(shí)期大學(xué)校長(zhǎng)辦公室工作［J］.安徽工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2005（6）.

［2］孫洪和.淺談創(chuàng)新思維與高校辦公室工作［J］.大眾科技雜志，2006（6）.

［3］陳瑞蓮.試論學(xué)校辦公室管理的科學(xué)化［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，1997（2）.