高校新校區(qū)建設中基建檔案的收集和管理的探析

文/瓊臺師范學院　陳麗伊

高校新校區(qū)建設中基建檔案的收集和管理的探析

文/瓊臺師范學院陳麗伊

本文以高校新校區(qū)基建檔案為研究對象，以其收集和管理工作為研究目標。首先對高校新校區(qū)基建檔案的特點以及其在收集和管理中存在的問題進行了分析和研究。研究發(fā)現(xiàn)：高校新校區(qū)基建檔案在收集過程中存在嚴重的缺失的現(xiàn)象，且檔案保存時間長，管理錯綜復雜。另外，高校缺乏專門管理部門對新校區(qū)基建檔案進行有效管理。其次，針對這些問題，本文提出了完善高校新校區(qū)基建檔案管理工作的幾點建議。

高校新校區(qū)；基建檔案；收集；管理

作為高校新校區(qū)基建工作的重要部分，基建檔案是重要的歷史記錄，它對新校區(qū)基礎建設的質量以及水平進行了客觀的記錄。而高?；A建設以后都要根據(jù)基建檔案來進行維護、管理和擴建。由此可見，基建檔案對于高校新校區(qū)以后的發(fā)展具有十分重要的意義。但是，當前我國高校新校區(qū)在收集和管理檔案方面存在很多問題，這就需要我們來分析并探究基建檔案的管理工作，從而促進高校新校區(qū)基礎建設的順利開展。

一、高校新校區(qū)基建檔案的特點及其在收集和管理過程中存在的問題

（一）高校新校區(qū)基建檔案的特點。首先，高校新校區(qū)基礎建設工程與其他建設項目相比，其具有較多的項目承建單位，相應的記錄資料，也就是檔案資料比較多，而且檔案的類型不一，數(shù)目龐大；其次，完整的高校新校區(qū)基建檔案具有較高的利用率，例如利用記錄檔案進行基礎建設的修護、擴建等。另外，對基建檔案的管理有利于高校新校區(qū)順利開展竣工決算以及財政撥款等工作。待工程結束后，高校新校區(qū)基建檔案還可以為以日后單位的審計工作以及項目改建等提供數(shù)據(jù)支撐。

（二）基建檔案在收集和管理過程中存在的問題。高校新校區(qū)基建檔案在收集過程中存在嚴重缺失的現(xiàn)象。當前，我國很多高校在進行新校區(qū)建設時都不注重相關材料的歸檔，相關檔案業(yè)務人員甚至認為有關新校區(qū)建設時的招投標文件、合同等方面的檔案是毫無意義的，只要新校區(qū)基礎建設順利完工并驗收合格，則就沒有必要對其進行檔案記錄。同時，為了方便自己查找和利用，基建辦一般會將檔案資料歸到自己部門，而不向檔案館移交。這樣就造成高校新校區(qū)基建檔案在收集過程中存在嚴重缺失的現(xiàn)象，而資料收集不齊全直接影響了高校的檔案管理工作，使得檔案館不能充分發(fā)揮自身的作用。

（三）高校新校區(qū)基建檔案保存時間長，管理錯綜復雜。

與其他類型的檔案相比，高校新校區(qū)基建檔案隨著工程的開展，其不僅具有較長的建設周期，而且使用的時間也較長。因為新校區(qū)建設一般從立項到竣工需要很長時間，而且新校區(qū)建筑的使用期也很長，那么隨之檔案的保存時間也非常長，而這就給基建檔案的管理工作帶來了很多難題，在管理上錯綜復雜，無從下手。

（四）高校缺乏專門管理部門對新校區(qū)基建檔案進行有效管理。針對新校區(qū)基建檔案，很多高校都沒有設立一個專門的管理部門對其進行有效管理。甚至有的高校是從其他部門中借用非專業(yè)人員來管理基建檔案?？梢姡瑢τ诨n案的收集和整理，很多高校也沒有安排專門人員對其進行系統(tǒng)、全面的管理。再加上從其他部門借用過來的人員，其沒有相關的專業(yè)知識，且不能完全投入到檔案管理工作中來，導致整個檔案管理水平以及質量的下降。

二、完善高校新校區(qū)基建檔案管理工作的幾點建議

（一）增強基建檔案管理意識，在收集過程中嚴格保證檔案的完整性。高校新校區(qū)基建檔案收集管理工作的第一要求，就是保證歸檔文件的齊全完整性。首先，要增強高校新校區(qū)基建檔案的管理意識，并充分利用各種媒介，加強對檔案管理理念的宣傳，使得高校內部各個部門都認識到基建檔案管理的重要性；其次，加強各個部門的交流和溝通，尤其是在高校新校區(qū)建設過程中，一定要加強檔案館與基建辦之間的溝通，促進檔案館對有關基礎建設方面資料的收集與整理，避免各行其是。另外，落實管理職責，確?；A建設資料進檔，并對其檔案資料流向進行管理，從而將基建檔案的價值充分發(fā)揮出來。

（二）建立健全高校新校區(qū)基建檔案管理制度。因為高校新校區(qū)基建檔案的類型和數(shù)目較多，其管理上錯綜復雜。因此對于高校新校區(qū)基建檔案來說，必須要將檔案管理工作進行制度化，才能夠有條理、有制度地進行基建檔案的管理。明確基建檔案的歸檔時間、內容、程序以及要求，并對基建檔案的流向，如檔案的借閱等進行制度化的規(guī)范，從而依靠有效的制度來提高基建檔案管理工作的效率，使得高校新校區(qū)基建檔案得到有效的、系統(tǒng)的管理。

（三）針對基建檔案設立專門管理機構和專業(yè)人員，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。針對新校區(qū)基建檔案，為了實現(xiàn)全面而系統(tǒng)的檔案收集和管理工作，高校應當設立專門的管理部門并聘用專業(yè)人員對其進行妥善管理。要明確檔案管理工作的職責，對檔案管理人員進行有效激勵，提高他們對基建檔案管理工作的積極性。另外，針對檔案管理工作人員，高校要定期對其進行考核和培訓，不斷提升他們的專業(yè)水平和素質。還要定期對檔案管理部門進行檢查和驗收，及時糾正檔案管理工作中的不足，從各個方面促進檔案管理工作的有效開展。

三、結束語

綜上所述，高校新校區(qū)基建檔案收集與管理工作對其高?；A建設以及日后的審計工作具有十分重要的意義。由于基建檔案涉及范圍廣且管理復雜，因此其是一項非常艱巨的工作。所以，高校必須增強基建檔案管理意識，在收集過程中嚴格保證檔案的完整性，建立健全高校新校區(qū)基建檔案管理制度，并設立專門管理機構和專業(yè)人員，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。

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［3］趙菊蓉.對高校新校區(qū)建設的基建檔案管理研究［J］.辦公室業(yè)務，2014（11）.