積極構(gòu)建數(shù)據(jù)化檔案管理優(yōu)化民生服務(wù)

文/河北省唐山市灤河下游灌溉管理處　閆玉嬌

積極構(gòu)建數(shù)據(jù)化檔案管理優(yōu)化民生服務(wù)

文/河北省唐山市灤河下游灌溉管理處閆玉嬌

隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案信息變得越來(lái)越多且雜，為了推進(jìn)檔案信息資源的整體建設(shè)，積極推進(jìn)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)跟利用，更好地服務(wù)民生，如何實(shí)現(xiàn)電子建檔成了檔案數(shù)字化發(fā)展模式的研究焦點(diǎn)。本文對(duì)數(shù)字化檔案管理內(nèi)涵及功能進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展進(jìn)行了探討，提出了構(gòu)建數(shù)據(jù)化檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策。

數(shù)據(jù)化；檔案管理；民生服務(wù)

檔案工作是一項(xiàng)維護(hù)史實(shí)、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的基礎(chǔ)性工作，關(guān)注、保障民生，解決民生問(wèn)題需要檔案和檔案工作。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與深化，檔案工作也隨之發(fā)生了巨大的變化，不僅數(shù)量劇增，人們對(duì)獲取信息的范圍、時(shí)效、深度和廣度也有更高的要求。這都要求檔案管理效率與質(zhì)量必須提高，需提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，而數(shù)據(jù)化檔案管理也就應(yīng)運(yùn)而生。

一、檔案數(shù)據(jù)化的內(nèi)涵

檔案資源是信息資源中非常重要的一種，各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案信息的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范管理都有很高的要求，數(shù)據(jù)化檔案管理是對(duì)相關(guān)檔案信息利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行的數(shù)據(jù)化管理，包括科技檔案、文書(shū)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案與實(shí)物檔案等等。通過(guò)對(duì)檔案信息的的數(shù)字化加工處理，存儲(chǔ)與管理，可充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，為利用者提供電子存取服務(wù)。檔案數(shù)據(jù)化能夠讓利用者在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和查閱，獲得其所需的信息與服務(wù)，這種方式下，避免了傳統(tǒng)檔案管理、利用受時(shí)間與地域限制的問(wèn)題。在數(shù)據(jù)化檔案管理下，能夠在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案信息的檢索、標(biāo)引和歸檔，可實(shí)現(xiàn)一次錄入后提供多次使用，有效地避免了檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入問(wèn)題，并且，數(shù)據(jù)化檔案管理由多層授權(quán)控制，這也為檔案數(shù)據(jù)的安全性提供了保證。自“十五”以來(lái)，我國(guó)檔案管理的數(shù)據(jù)化檔案一直是檔案發(fā)展的主要形式。

二、數(shù)據(jù)化檔案管理發(fā)展的問(wèn)題

（一）新型檔案人才明顯不足?，F(xiàn)代化的檔案管理工作涉及多個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)信息、語(yǔ)言等變得多元化，因此，為了滿足數(shù)據(jù)化檔案管理的發(fā)展，必須要提高檔案人員的素質(zhì)、技能。對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理自身素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)能力來(lái)看，在意識(shí)與技術(shù)上都與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)有較大的差距，而這也是我國(guó)數(shù)據(jù)化檔案管理所面臨的一個(gè)瓶頸。因此，必須大力培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案專(zhuān)業(yè)人才。

（二）對(duì)數(shù)據(jù)化檔案管理的規(guī)則缺乏了解和適應(yīng)。在我國(guó)數(shù)據(jù)化檔案管理的發(fā)展中，紙質(zhì)檔案、電子文件將長(zhǎng)時(shí)間并存發(fā)展，檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)化檔案管理表現(xiàn)出的不熟悉情況，將可能引起諸多的問(wèn)題。例如電子文件磁性材料距離磁場(chǎng)較近，造成資料受損；軟盤(pán)需要使用防磁性裝具存放等；同時(shí)，還需要注意避免電子檔案、電子文件受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客惡意入侵攻擊的情況，防止文件被偷竊和篡改等問(wèn)題。因此，檔案管理人員既要了解數(shù)據(jù)化檔案管理的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)、保密等有充分的認(rèn)識(shí)。

（三）檔案的社會(huì)共享度不高。我國(guó)數(shù)據(jù)化檔案管理發(fā)展的時(shí)間并不長(zhǎng)，數(shù)據(jù)化檔案管理及其利用情況并不理想，服務(wù)手段相對(duì)落后，并且共享程度并不高，這使得檔案利用者的需求無(wú)法得到滿足。例如，土地、房產(chǎn)與婚姻信息等這類(lèi)與職能部門(mén)關(guān)系密切的檔案，使得這部分檔案在各個(gè)部門(mén)分散開(kāi)來(lái)，無(wú)法向群眾進(jìn)行統(tǒng)一的開(kāi)放，也為老百姓的檔案利用造成較大麻煩。

三、理清思路健全檔案資源體系

（一）強(qiáng)化檔案的現(xiàn)代化管理觀念。當(dāng)前，必須要強(qiáng)化檔案管理人員“重購(gòu)置設(shè)備，輕服務(wù)”的思想與做法，強(qiáng)化其檔案的現(xiàn)代化管理觀念，讓傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的信息檔案中心，形成良好的數(shù)據(jù)化檔案管理模式，使檔案信息得以充分的利用，并服務(wù)于社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案信息的服務(wù)功能，拓寬服務(wù)途徑，對(duì)利用者的潛在需求進(jìn)行研究，為利用者提供便捷的信息服務(wù)。

（二）建立起數(shù)據(jù)化檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)檔案利用新型載體，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的智能化管理，對(duì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性的要求也更高。檔案信息的質(zhì)量與數(shù)據(jù)質(zhì)量直接相關(guān)，因此設(shè)立相關(guān)格式標(biāo)準(zhǔn)是必需的，當(dāng)前頒布的標(biāo)準(zhǔn)大多是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理的，隨著數(shù)據(jù)化檔案管理的發(fā)展，完善數(shù)據(jù)化檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)在必行。

（三）對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加強(qiáng)建設(shè)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)所加工檔案數(shù)據(jù)的正確性、科學(xué)性與規(guī)范性有著嚴(yán)格的要求，一方面要制定出檔案信息著錄的規(guī)則與細(xì)則，管理人員須熟悉相關(guān)工具；另一方面需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多次的審校。這就需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加強(qiáng)建設(shè)，在對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行建設(shè)的同時(shí)，對(duì)電子檔案強(qiáng)化管理，開(kāi)發(fā)與應(yīng)用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理。另外，必須加強(qiáng)對(duì)檔案各個(gè)環(huán)節(jié)，包括著錄、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)，確保檔案的真實(shí)、有效和完整。

（四）大力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。數(shù)據(jù)化檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)化是必然的發(fā)展趨勢(shì)，在安全、適用、科學(xué)的原則要求下，應(yīng)加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，完善局域網(wǎng)，大力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，進(jìn)而為檔案利用人員提供更加便捷的服務(wù)。與此同時(shí)，相關(guān)檔案部門(mén)與社會(huì)應(yīng)加強(qiáng)相互之間的聯(lián)系，使檔案信息更好地服務(wù)于民生。

四、結(jié)束語(yǔ)

數(shù)據(jù)化檔案管理中，其中最大的特點(diǎn)為能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行迅速地流動(dòng)，避免了檔案利用的時(shí)間、地域等限制，可推動(dòng)檔案管理利用的高效便捷性，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)智能的轉(zhuǎn)變，更好地服務(wù)于社會(huì)與人民。

［1］黨景麗.數(shù)字化檔案管理的思考［J］.甘肅科技，2011，（11）:97-99.

［2］崔芳梅.做好新時(shí)期數(shù)字化檔案管理工作的思考［J］.山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，（6）:168-169.