檔案管理模式的研究與思考

文/濟(jì)南市傳染病醫(yī)院　湛麗莉

檔案管理模式的研究與思考

文/濟(jì)南市傳染病醫(yī)院湛麗莉

我國企事業(yè)單位數(shù)量眾多，其規(guī)模和經(jīng)營水平也不盡相同，在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，對(duì)這些模式進(jìn)行分析進(jìn)而了解其優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，有利于企事業(yè)單位進(jìn)行針對(duì)性地選擇，避免盲目的套用管理模式所帶來的不良影響和損失。本文對(duì)檔案管理的各種模式進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，希望對(duì)企業(yè)單位的檔案管理起到一定的啟示作用。

檔案管理模式；企事業(yè)單位；管理工作

一、前言

檔案是隨著人們的實(shí)踐活動(dòng)而逐漸積累起來的資料等，檔案管理指的是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，并依據(jù)檔案內(nèi)容為各種社會(huì)實(shí)踐服務(wù)提供信息，檔案管理工作具有重要的社會(huì)意義，是國家科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分，也是各企事業(yè)單位中各部門各項(xiàng)管理工作的組成部分。

檔案的管理模式依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的區(qū)分方式，在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，對(duì)這些模式進(jìn)行分析進(jìn)而了解其優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，有利于企業(yè)單位進(jìn)行針對(duì)性地選擇，避免盲目的套用管理模式所帶來的不良影響和損失。

二、檔案管理模式的研究

（一）按檔案管理主體區(qū)分的管理模式。我國人口眾多，企事業(yè)單位也數(shù)不勝數(shù)，其規(guī)模和經(jīng)營水平也不盡相同，根據(jù)其檔案管理主體的不同，可以分為自主管理、合作管理、外包管理三種。

1.自主管理模式。自主管理模式是企業(yè)根據(jù)自身的特點(diǎn)與經(jīng)營現(xiàn)狀，對(duì)自身經(jīng)營和發(fā)展過程中形成的檔案進(jìn)行獨(dú)立自主的管理活動(dòng)。其特點(diǎn)是不借助于國家檔案管理單位和社會(huì)的技術(shù)指導(dǎo)與支持，根據(jù)自身的財(cái)務(wù)狀況、人力條件進(jìn)行檔案管理工作。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是在自主的管理過程中積累檔案管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也完整有序的完成企業(yè)的檔案管理，對(duì)于企業(yè)日后的資料查找和使用非常便利。這種自主管理模式一般適用于具有一定檔案管理基礎(chǔ)的企業(yè)單位，在硬件設(shè)施、專業(yè)人才、管理制度上對(duì)自主的管理檔案都有一定的保證性條件。

2.外包管理模式。外包管理的模式與自主管理相對(duì)應(yīng)，是指將本企業(yè)或單位生產(chǎn)經(jīng)營及管理過程中所產(chǎn)生的所有檔案資料承包給社會(huì)化的檔案管理機(jī)構(gòu)來管理。這種模式產(chǎn)生的主要原因是我國的市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)間較短，大部分企業(yè)規(guī)模較小，內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠完善，缺乏檔案管理方面的專業(yè)人才和相應(yīng)的資金，所以使檔案托管于社會(huì)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，由這些機(jī)構(gòu)來給予托管者在檔案業(yè)務(wù)辦理到檔案實(shí)體資料的保管、整理、編目、檔案信息數(shù)字化等，也為有其他要求的企業(yè)單位提供更完善、多樣的業(yè)務(wù)。

檔案的這種外包管理模式主要是針對(duì)沒有自主管理能力的企業(yè)單位，彌補(bǔ)其在檔案管理方面的只能缺失。但是這種模式的檔案管理有一個(gè)十分明顯的缺陷，即保密性差，特別是涉及產(chǎn)品研發(fā)資料等具有保密價(jià)值的檔案，在托管時(shí)一定要簽訂保密協(xié)議等。

3.合作管理模式。合作管理是許多在內(nèi)部還沒能健全企業(yè)檔案管理制度和機(jī)構(gòu)，或者由于某些原因不適于在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案管理，又沒有足夠的資金托管給社會(huì)管理機(jī)構(gòu)，在這種情況下，具有類似情況的企業(yè)聯(lián)合籌措資金建立聯(lián)合檔案管理室，將參與的所有企業(yè)的檔案進(jìn)行保管。

（二）企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式。企業(yè)內(nèi)部自主管理檔案主要有三種模式存在，第一種是檔案分散管理模式，具體內(nèi)容就是企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門保存各自部門相關(guān)的檔案，比如會(huì)計(jì)檔案存放在財(cái)務(wù)部門、技術(shù)檔案存放在研發(fā)、生產(chǎn)部門等。第二種是檔案的集中管理模式。這種管理模式具體的操作方法是將企業(yè)內(nèi)部的文書、技術(shù)資料、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)等經(jīng)營管理的各種方面的檔案集中起來進(jìn)行統(tǒng)一管理。 這些檔案資料實(shí)際上是其所屬的企業(yè)單位檔案信息的綜合體，在企業(yè)相關(guān)方面負(fù)責(zé)人的直接領(lǐng)導(dǎo)下，作為企業(yè)單位整個(gè)管理系統(tǒng)的一個(gè)部分，承擔(dān)著企業(yè)全部檔案信息資源的儲(chǔ)存、管理和開發(fā)利用工作，發(fā)揮統(tǒng)一管理檔案和對(duì)內(nèi)、對(duì)外組織檔案信息流通的作用。第三種是信息一體化管理模式。這種管理模式是集企業(yè)內(nèi)部檔案、企業(yè)所屬行業(yè)的科技情報(bào)、單位所有科技圖書資料等各種信息于一體，實(shí)行一體化管理，是企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的信息管理中心。

對(duì)這三種檔案管理模式進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，前兩種模式屬于單一的檔案管理模式，這兩種模式其實(shí)是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展早期采用的管理模式，對(duì)于當(dāng)時(shí)的條件來說促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也起到了積極的作用。但是隨著經(jīng)濟(jì)的不斷市場(chǎng)化發(fā)展，這種單一的檔案管理模式表現(xiàn)出其不適宜于現(xiàn)代化企業(yè)的一面，主要是由于其所貯存信息具有單一性、所反映內(nèi)容有滯后性、所提供信息有局限性這三個(gè)方面的缺陷，導(dǎo)致這種檔案管理模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代企業(yè)單位的發(fā)展，特別是現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息化的要求。而第三種管理模式的信息一體化管理模式集企業(yè)經(jīng)營管理及研發(fā)等各種信息于一體進(jìn)行綜合的管理、開發(fā)，具有信息來源廣泛、信息貯存集中、信息內(nèi)容全面、信息輸出綜合性等特點(diǎn)，所以這種模式不僅滿足了企業(yè)對(duì)各種信息的需求和適應(yīng)企業(yè)走向市場(chǎng)的需要，而且有利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、總結(jié)與展望

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)漸漸跟不上時(shí)代的腳步，利用電腦是社會(huì)發(fā)展的總趨勢(shì)，但目前大多數(shù)企業(yè)檔案、圖書、資料等處于分散管理狀態(tài)，為了更好地發(fā)展，實(shí)行一體化檔案管理模式，對(duì)信息進(jìn)行綜合開發(fā)，實(shí)現(xiàn)各種信息輸入、計(jì)算、分析、檢索的自動(dòng)化，贏得時(shí)間，增加效益，從而加速企業(yè)信息管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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