檔案管理科學(xué)化水平的發(fā)展方向

文/深圳出版發(fā)行集團(tuán)公司　陳福珍

檔案管理科學(xué)化水平的發(fā)展方向

文/深圳出版發(fā)行集團(tuán)公司陳福珍

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展做出了很大的貢獻(xiàn)，尤其是對(duì)整理檔案這項(xiàng)工作，不僅提高了檔案信息錄入的效率和準(zhǔn)確性，還節(jié)約了人力和物力。在整理檔案的信息化水平不斷提高的過程中，管理檔案的科學(xué)化水平也在不斷提高，并且是其未來發(fā)展的主要方向。所以本文將從推動(dòng)檔案管理提高科學(xué)化水平的現(xiàn)實(shí)意義出發(fā)，對(duì)其發(fā)展的方向進(jìn)行合理思考，為我國(guó)檔案管理的有效性做貢獻(xiàn)。

檔案管理；科學(xué)化水平；發(fā)展方向

管理檔案這項(xiàng)工作對(duì)個(gè)人、企業(yè)和國(guó)家都有重要的作用，它是記錄各項(xiàng)重要信息的途徑，所以需要不斷提高管理檔案的有效性，主要的途徑就是提高其科學(xué)化的水平。當(dāng)前我國(guó)的科學(xué)技術(shù)在不斷地發(fā)展，這對(duì)提高檔案管理的科學(xué)化水平有重要的促進(jìn)作用，國(guó)家和相關(guān)企業(yè)需要重點(diǎn)研究。

一、推動(dòng)檔案管理提高科學(xué)化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義

第一，檔案管理的科學(xué)化水平不斷提高，可以為我國(guó)提高整體的科學(xué)化水平做貢獻(xiàn)，因?yàn)闄n案管理需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，在發(fā)展的過程中相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)和理論會(huì)日益成熟，而且與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、編程技術(shù)等都會(huì)提高，各方面雙向作用，促進(jìn)共同進(jìn)步；第二，可以對(duì)檔案進(jìn)行有效、快速的分類，各類別的檔案分別管理，使信息錄入、收集、輸出等環(huán)節(jié)更便捷、快速；第三，檔案涉及各類學(xué)科和領(lǐng)域的信息資料，尤其是歷史、文化發(fā)展等領(lǐng)域，通過提高科學(xué)化的水平，可以有效將地這些信息進(jìn)行整合，從而使我國(guó)的傳統(tǒng)文化統(tǒng)一起來，對(duì)其未來的發(fā)展提供正確的方向。

二、關(guān)于檔案管理工作未來科學(xué)化發(fā)展方向的幾點(diǎn)思考

明確檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義后，國(guó)家和各企業(yè)相關(guān)人員需要重點(diǎn)研究，結(jié)合國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和理論，加上我國(guó)其他領(lǐng)域計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理的經(jīng)驗(yàn)，找到其科學(xué)化發(fā)展的正確方向，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化水平不斷提高，主要從以下三個(gè)方面思考：

（一）相關(guān)人員更新理念，推動(dòng)檔案的管理形成完備的體系。提高檔案管理的科學(xué)化水平，最主要就是相關(guān)的工作人員更新理念，重視提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，這樣才可以保證制定的每一個(gè)方案都以這個(gè)目標(biāo)為主。在這個(gè)基礎(chǔ)上，可以形成檔案管理完備的體系，使各個(gè)工作環(huán)節(jié)都有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)工作人員在工作的時(shí)候都有據(jù)可依，從而保證效率和質(zhì)量。另外，檔案的管理工作要想具備完備的體系，還需要國(guó)家完善相關(guān)內(nèi)容的法律法規(guī)，為檔案管理工作提高科學(xué)化的水平提供法律的保障。

（二）完善檔案管理工作的設(shè)備，提高科學(xué)化水平。推動(dòng)檔案管理的工作有完備的體系和規(guī)章制度后，還需著重于完善檔案管理工作的設(shè)備，提高設(shè)備的信息化水平，從而促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。一方面，提高設(shè)備的信息化水平是促進(jìn)檔案管理提高科學(xué)化水平的外部保證，因?yàn)橹挥羞\(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備，才可以使體系和規(guī)章制度發(fā)揮作用，所以各檔案管理部門要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并且保證系統(tǒng)的安全性，避免錄入的信息被破壞，在這個(gè)基礎(chǔ)上制作符合自身實(shí)際情況的檔案管理軟件；另一方面，相關(guān)企業(yè)和單位要加大對(duì)檔案管理工作的投入，定期更新相關(guān)的設(shè)備和系統(tǒng)，然后加強(qiáng)管理的力度，定期維修設(shè)備，這樣可以保證設(shè)備問題及時(shí)被解決，在這個(gè)過程中技術(shù)人員加強(qiáng)創(chuàng)新，繼續(xù)提高檔案管理的科學(xué)化水平。

（三）建立專業(yè)管理檔案的團(tuán)隊(duì)，提高他們的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。做好上面兩點(diǎn)工作的同時(shí)，還要注意管理檔案需要人來操作，所以要提高相關(guān)人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。一方面，各企業(yè)和單位建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，使這項(xiàng)工作更加成體系，提高了工作的準(zhǔn)確性，也便于集中管理；另一方面，定期組織培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，因?yàn)闄n案管理的工作提高了科學(xué)化水平，但是仍然需要人來操作，這個(gè)過程中很容易發(fā)生失誤，如信息錄入錯(cuò)誤、遺漏等，或者編寫的語句不通、有錯(cuò)別字等，這些都會(huì)使檔案的信息失實(shí)，所以要先讓他們熟練掌握信息資源管理的理論知識(shí)，再提高運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的能力。

三、結(jié)論

總之，提高檔案管理這項(xiàng)工作的科學(xué)化水平有重要的現(xiàn)實(shí)意義，國(guó)家和相關(guān)部門要重視起來。除了文中提到的內(nèi)容外，還要定期開展心理健康課程，讓工作人員有正確的心態(tài)和良好的心理素質(zhì)，從而避免人的失誤。

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［3］朱瑞英.深入貫徹落實(shí)中辦發(fā)15號(hào)文件推動(dòng)新形勢(shì)下全省檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展山東省檔案工作科學(xué)化管理座談會(huì)召開［J］.山東檔案，2014（02）:5.