“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高等院校檔案管理有效模式探討

文/懷化學(xué)院音樂舞蹈學(xué)院　鄭彩云；懷化學(xué)院機(jī)械與光電物理學(xué)院　向少華

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高等院校檔案管理有效模式探討

文/懷化學(xué)院音樂舞蹈學(xué)院鄭彩云；懷化學(xué)院機(jī)械與光電物理學(xué)院向少華

隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，先進(jìn)技術(shù)大量涌現(xiàn)，并廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)中，大大促進(jìn)了行業(yè)的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，人們逐漸進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，越來越多先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用在人們?nèi)粘Ｉ?、工作和學(xué)習(xí)中，潛移默化中改變著人們的思想意識(shí)和行為習(xí)慣。高校作為專業(yè)人才培養(yǎng)基地，在此背景下做好檔案管理模式的創(chuàng)新是十分有必要的，由于高等院校檔案管理自身工作特性，相關(guān)部門應(yīng)該進(jìn)一步推動(dòng)檔案無紙化管理，構(gòu)建更為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)，完善管理責(zé)任制，從而實(shí)現(xiàn)高等院校檔案管理信息化發(fā)展。本文主要就“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下高等院校檔案管理有效模式展開分析，結(jié)合實(shí)際情況，尋求合理改善措施。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代；高等院校；檔案管理；有效模式

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，人們的思想意識(shí)和行為習(xí)慣悄然發(fā)生變化，對于社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展同樣起到了十分的影響。高等院校作為專業(yè)人才培養(yǎng)基地，為了能夠更好地服務(wù)于教學(xué)管理事物開展，做好高校檔案信息化管理工作，尋求有效管理模式是十分有必要的。在這個(gè)過程中，其中包含了大量具有參考價(jià)值的信息，對于高校檔案管理工作有序開展具有十分重要的影響。經(jīng)過不斷地完善和發(fā)展，我國高等院校檔案信息化管理建設(shè)取得了十分可觀的成效，無論是硬件還是軟件方面發(fā)展速度明顯提升，為高校檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)。由此看來，加強(qiáng)對“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高等院校檔案管理有效模式分析是十分有必要的，對于后續(xù)研究和工作開展具有一定參考價(jià)值。

一、高校檔案管理特點(diǎn)

高校作為人才培養(yǎng)教育基地，檔案管理工作具有十分突出的特點(diǎn)，其中所記錄的內(nèi)容和數(shù)據(jù)更多的是服務(wù)于實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)開展，將最原始的資料和數(shù)據(jù)留存下來，所以具有十分突出的工具性、說明性以及實(shí)踐性特點(diǎn)。高校檔案管理工作專業(yè)性特點(diǎn)，高校檔案是在高校教學(xué)和管理活動(dòng)中逐漸積累而成，根據(jù)不同的分工可以細(xì)化為不同的專業(yè)內(nèi)容。這些檔案以文字、圖像、聲音以及視頻等形式留存下來，記錄了高校的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理以及科研活動(dòng)內(nèi)容。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代環(huán)境下，高等院校檔案管理工作呈現(xiàn)出一種虛擬性、集成性以及網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。其一，虛擬性。主要是由于信息檔案自身的數(shù)字化管理特點(diǎn)導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)出虛擬性特點(diǎn)，這種虛擬性特點(diǎn)更多地體現(xiàn)在數(shù)據(jù)信息的采集和加工中。其二，集成性。高校檔案集成管理，從不同角度去分析教學(xué)管理活動(dòng)，能夠更加綜合化的運(yùn)用多種手段方法，將檔案組織中人力資源和物力資源有機(jī)整合在一起，將檔案管理組織外的集成要素整合，促使各個(gè)集成要素之間能夠相互補(bǔ)充、相互完善。借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)集成管理，為日常教學(xué)和管理活動(dòng)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其三。網(wǎng)絡(luò)化。信息網(wǎng)絡(luò)逐漸成為高校內(nèi)部教學(xué)部門、行政管理部門以及后勤部門之間聯(lián)系的重要紐帶，進(jìn)一步加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了資源共享為檔案信息資源管理提供更加堅(jiān)實(shí)的支撐，更好地服務(wù)于高校教學(xué)和管理活動(dòng)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高等院校檔案管理的模式

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)趨勢愈加明顯，以往針對實(shí)體檔案管理的模式已經(jīng)難以更好地滿足實(shí)際工作需要，迫切的需要進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理模式的創(chuàng)新和完善。故此，高校檔案管理工作創(chuàng)新，首先應(yīng)該對管理模式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新，采用以下幾種管理模式。其一，集中式管理模式。這種管理模式主要是以教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)為主體，形成的一種檔案信息資源管理和服務(wù)模式。簡單地說，就是以機(jī)構(gòu)為主體，對外提供檔案信息管理和服務(wù)，借助高校的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立專門的檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用。這種模式同樣存在缺陷，就是硬件配置過于集中，很容易出現(xiàn)重復(fù)購置現(xiàn)象，相應(yīng)檔案信息資源管理也比較集中，在一定程度上為網(wǎng)絡(luò)信息帶來安全隱患。此外，數(shù)字檔案信息更新較慢，很容易造成檔案信息的流失。其二，分布式管理模式，通過校內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)將檔案信息及時(shí)收集，分散提供服務(wù)的一種形式。這種管理模式檔案信息更新速度較快，更便于使用。缺陷是軟硬件系統(tǒng)購置資金投入大，管理難度較大，同樣會(huì)為檔案信息管理工作帶來安全隱患。其三，集成式管理模式。這種管理模式是當(dāng)前高校檔案管理的重要模式，高校檔案管理工作要求多措并舉，也就是綜合運(yùn)用各種資源，實(shí)現(xiàn)資源要素的整合，尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，針對檔案信息資源的管理，應(yīng)充分結(jié)合高校內(nèi)眾多管理信息系統(tǒng)，諸如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)管理信息系統(tǒng)等，從而確保高校教學(xué)活動(dòng)能夠切實(shí)開展。近些年來，高校內(nèi)部紛紛成立局域網(wǎng)，高校內(nèi)部的教學(xué)、科研以及管理工作逐漸整合，構(gòu)建了統(tǒng)一的信息交換平臺(tái)。局域網(wǎng)以其數(shù)據(jù)傳輸速度快、安全性的特點(diǎn)，能夠更有效地滿足高校行政管理和教研工作需要，通過校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，可以將大量具有保存價(jià)值的資料留存下來，采用邏輯歸檔的方式，定期對檔案信息資源上傳到Web服務(wù)器、檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器等，對檔案信息資源進(jìn)行集中管理和保存，為后續(xù)教研活動(dòng)以及行政管理工作開展提供服務(wù)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案管理策略

（一）大力推動(dòng)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化檔案管理的必然選擇，同時(shí)也是檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的首要前提。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，高校傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作需求，所以迫切的需要尋求更加合理有效的管理模式。但是由于我國檔案管理工作缺少統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案收集和分類管理工作混亂，檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步較晚，管理水平偏低。在以往紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，進(jìn)一步結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化，以此作為高校檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。在對電子文檔管理中，由于文檔對設(shè)備和環(huán)境依賴性較強(qiáng)，所以管理標(biāo)準(zhǔn)也存在一定差異，致使高校很多電子文檔被排除在管理系統(tǒng)入口外，制約檔案管理工作開展。

（二）樹立人才興檔理念。高校檔案管理工作開展中，最為關(guān)鍵的就是檔案管理人員。故此，高校應(yīng)該注重檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批更高素質(zhì)、高水平的現(xiàn)代化檔案管理人員，促使檔案管理工作能夠有序開展。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，高校應(yīng)該抓住人才重點(diǎn)，提升檔案管理人員的思想素質(zhì)和專業(yè)能力；促使檔案管理人員能夠熟練掌握操作技能，豐富和積累相關(guān)信息知識(shí)儲(chǔ)備，提供更加優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；了解高校內(nèi)部各個(gè)部門之間檔案信息資源的流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)情況，有針對性地為教學(xué)、科研以及行政管理工作提供服務(wù)。

（三）加強(qiáng)高校數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)字檔案建設(shè)是高校檔案信息資源開發(fā)和利用的關(guān)鍵所在，在數(shù)字檔案建設(shè)中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，諸如對傳統(tǒng)檔案信息掃描技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)以及識(shí)別技術(shù)被廣泛應(yīng)用，能夠有效提升檔案數(shù)字化建設(shè)效率，為后續(xù)構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)論

綜上所述，高校檔案管理工作開展中，應(yīng)該結(jié)合高校實(shí)際情況建立起特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新和完善高校的檔案信息化管理理念，選擇合理的管理技術(shù)，從而為高校教學(xué)、科研以及行政管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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湖南省教育廳教改項(xiàng)目（湘教通［2012］401號(hào)）和懷化學(xué)院教改課題，批準(zhǔn)號(hào)：201202。）