干部教育培訓(xùn)班檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

文/成都市工業(yè)投資集團(tuán)有限公司　胡星；四川大學(xué)公共管理學(xué)院　胡康林

干部教育培訓(xùn)班檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

文/成都市工業(yè)投資集團(tuán)有限公司胡星；四川大學(xué)公共管理學(xué)院胡康林

文章以四川某干部教育培訓(xùn)基地為例，在概述干部教育培訓(xùn)班檔案含義和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)該基地干部教育培訓(xùn)班檔案管理存在的管理制度、管理人員、保管條件和開發(fā)利用等問題，提出健全制度、優(yōu)化人員配置、科學(xué)化保管和深入開發(fā)利用等方面的對(duì)策。

干部培訓(xùn)；檔案管理；問題；對(duì)策

干部教育培訓(xùn)班檔案，是指圍繞整個(gè)干部教育培訓(xùn)過程中，形成的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、交流、參觀和實(shí)踐等活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、材料、照片和音頻等原始記錄。干部教育培訓(xùn)班檔案在總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、提高干部教育培訓(xùn)的質(zhì)量等方面具有重要的參考作用，下面以四川某干部教育培訓(xùn)基地（以下簡稱S基地）的干部教育培訓(xùn)班檔案管理工作為例，對(duì)其特點(diǎn)、問題進(jìn)行系統(tǒng)梳理并提出相應(yīng)對(duì)策。

一、干部教育培訓(xùn)班檔案特點(diǎn)

干部教育培訓(xùn)班檔案除“歷史性、記錄性、價(jià)值性和憑證性”等基本特點(diǎn)，還有“檔案周期的不規(guī)律性、檔案來源的分散性、檔案載體的多樣性、檔案內(nèi)容的成套性”等特點(diǎn)。

（一）檔案周期的不規(guī)律性。由干部教育培訓(xùn)班的培訓(xùn)周期所決定的，以S基地為例，每年組織和開展培訓(xùn)班百余期（次），但由于每個(gè)培訓(xùn)班的開班時(shí)間、培訓(xùn)專題、培訓(xùn)人數(shù)以及培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)等因素，培訓(xùn)周期短則數(shù)日、長則月余，加之各培訓(xùn)班對(duì)后期反饋材料內(nèi)容要求存在差異。因此，檔案形成的周期有長有短，不能按年度或季度周期進(jìn)行檔案統(tǒng)一管理。

（二）檔案來源的分散性。由干部教育培訓(xùn)活動(dòng)的任務(wù)分工所決定的，以S基地為例，培訓(xùn)活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)需要學(xué)員部、教學(xué)部、綜合部和發(fā)展部等多部門協(xié)同合作，以培訓(xùn)班次為單位，部門間各司其職，共同服務(wù)于整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)。因此，培訓(xùn)活動(dòng)過程中的檔案多分散形成于各部門，各部門所形成的檔案具有相對(duì)獨(dú)立性和完成性。

（三）檔案載體的多樣性。由干部教育培訓(xùn)班的活動(dòng)內(nèi)容所決定的，以S基地為例，干部在培訓(xùn)期間所參與的活動(dòng)或環(huán)節(jié)包括專題學(xué)習(xí)、參觀考察、圖書借閱、座談交流和考勤簽到等，參與不同的活動(dòng)或環(huán)節(jié)會(huì)形成不同類型、不同形式的原始記錄或資料。使得干部教育培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案載體形式多樣性，既有學(xué)員手冊(cè)、專題講義、簽到表和考勤表等紙質(zhì)檔案，也有學(xué)員合影照片、紀(jì)念光盤、學(xué)員通訊錄和獎(jiǎng)?wù)碌确羌堎|(zhì)檔案。

（四）檔案內(nèi)容的成套性。由干部教育培訓(xùn)班的培訓(xùn)過程所決定的，以S基地為例，每期干部教育培訓(xùn)活動(dòng)所包含的環(huán)節(jié)都是一個(gè)從始至終的完整流程，環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)之間內(nèi)容相輔相成。因此，每期干部教育培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案是一個(gè)整體，環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)之間的檔案內(nèi)容密不可分，共同記錄著整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)的過程。

二、干部教育培訓(xùn)班檔案管理存在的問題

（一）干部教育培訓(xùn)班檔案管理制度不健全。通過查閱現(xiàn)有檔案管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)可知，已有較多的從“人事部門”角度出臺(tái)的國家、省市級(jí)干部教育培訓(xùn)檔案管理相關(guān)的文件，如《干部檔案工作條例》（中組部和國家檔案局發(fā)布）《干部教育培訓(xùn)檔案管理制度》（河北?。┖汀栋不帐「刹繉W(xué)習(xí)培訓(xùn)檔案管理辦法（試行）》等，但從“培訓(xùn)部門”角度出臺(tái)的干部教育培訓(xùn)班檔案管理相關(guān)的文件比較匱乏，導(dǎo)致干部教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理缺少可參考的權(quán)威性檔案管理辦法，各培訓(xùn)部門只能根據(jù)自身情況進(jìn)行檔案管理工作，對(duì)干部教育培訓(xùn)班檔案的管理主體、收集范圍、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、分類體系、保管期限和保管要求缺乏可參考性依據(jù)。以S基地為例，年均承接全國各類干部教育培訓(xùn)班逾百期（次），檔案管理工作量比較大，主要由學(xué)員培訓(xùn)部負(fù)責(zé)，采用一班一歸檔的方法，尚未制定成文的檔案管理辦法作為依據(jù)，造成檔案收集范圍較大、檔案鑒定缺乏、檔案分類排序主觀和檔案保管期限區(qū)分不明顯等問題。

（二）干部教育培訓(xùn)班檔案管理人才不穩(wěn)定。干部教育培訓(xùn)是一項(xiàng)長期性和持續(xù)性的工作，與之對(duì)應(yīng)的檔案管理工作也是一項(xiàng)長期性和持續(xù)性的工作，因此配備相應(yīng)的檔案管理人員十分必要，但干部教育培訓(xùn)班檔案管理人才不穩(wěn)定的問題普遍存在。以S基地以及筆者參觀了解到的幾家同類培訓(xùn)部門檔案工作為例，均未設(shè)置專門的檔案管理崗位，多由學(xué)員辦公室或綜合辦公室職工兼管，檔案的日常整理工作多采取臨時(shí)聘用外部人員進(jìn)行，但兼職人員流動(dòng)性大、專業(yè)程度普遍較低，很少有檔案專業(yè)背景或工作經(jīng)驗(yàn)。

（三）干部教育培訓(xùn)班檔案保管條件不完善。檔案保管維護(hù)檔案的完整與安全的重要環(huán)節(jié)，檔案保管工作的基本任務(wù)可概括為“不散、不亂、不丟和不壞”四不，要做到“四不”則需要相應(yīng)的檔案保管條件作為保障，但目前干部教育培訓(xùn)班檔案保管條件明顯存在不完善的問題。以S基地為例，保管條件不完善主要體現(xiàn)在：一是用于檔案保管的庫房缺乏標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，目前所用檔案庫房位于頂層，面積較小且室內(nèi)未做任何有關(guān)隔熱、防潮、防光、防塵和防蟲等方面的投入與建設(shè)。二是在用于檔案保管的裝具、設(shè)備和包裝材料等耗材缺乏必要的經(jīng)費(fèi)投入和按檔案保管要求購置耗材，在保管傳統(tǒng)實(shí)體檔案（紙制、照片、光盤檔案）時(shí)，均采用A4大小牛皮紙制檔案盒存放于五節(jié)鐵皮柜中；在保管電子檔案時(shí)缺乏必要的信息安全措施，并未購置獨(dú)立的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備和作備份處理，極易造成信息泄露或遺失。

（四）干部教育培訓(xùn)班檔案信息資源開發(fā)利用不足。干部教育培訓(xùn)班檔案信息資源的開發(fā)利用，是實(shí)現(xiàn)干部教育培訓(xùn)班檔案價(jià)值的重要手段，是滿足干部教育培訓(xùn)對(duì)檔案信息資源的需要。為建立檔案而建立檔案、為保管檔案而保管檔案，不為開發(fā)利用而建立、保管檔案，只會(huì)讓檔案束之高閣，成為“死檔”。以S基地為例，對(duì)干部教育培訓(xùn)檔案有相應(yīng)的開發(fā)利用工作，但考慮到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、安全保密和工作量等問題，目前對(duì)干部教育培訓(xùn)檔案的開發(fā)利用程度則十分有限，S基地通過檔案的開發(fā)利用，已初步完成了干部學(xué)員信息數(shù)據(jù)庫、師資數(shù)據(jù)庫以及課程講義數(shù)據(jù)庫等多個(gè)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，為S基地的可持續(xù)發(fā)展提供了重要的支撐，但上述數(shù)據(jù)庫尚處于初級(jí)階段的信息匯總階段，缺乏深入的挖掘與分析。

三、干部教育培訓(xùn)班檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）健全干部教育培訓(xùn)班檔案管理制度。干部教育培訓(xùn)班檔案管理是一項(xiàng)長期性和持續(xù)性的工作，對(duì)干部教育培訓(xùn)工作可持續(xù)發(fā)展具有重要的輔助作用，需要建立一系列相應(yīng)的檔案管理實(shí)施辦法、工作條例和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等，促進(jìn)干部教育培訓(xùn)班檔案管理的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化。首先，應(yīng)由中組部和國家檔案局聯(lián)合出臺(tái)如《干部教育培訓(xùn)班檔案管理辦法》和《干部教育培訓(xùn)班檔案保管期限表》類的國家層面的指導(dǎo)性文件，可供各級(jí)干部教育培訓(xùn)部門制定切合自身實(shí)際的檔案管理制度參考。其次，負(fù)責(zé)具體干部教育培訓(xùn)的各級(jí)黨校、行政學(xué)院、干部學(xué)院、社會(huì)主義學(xué)院和干部教育培訓(xùn)基地，應(yīng)結(jié)合國家層面出臺(tái)的檔案管理辦法與標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本部門實(shí)際情況、參考借鑒兄弟單位經(jīng)驗(yàn)，制定出適用于本部門的干部教育培訓(xùn)班檔案管理辦法，使得干部教育培訓(xùn)班的檔案管理有法可依、有據(jù)可查。

（二）優(yōu)化干部教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案人員配置。檔案人員是干部教育培訓(xùn)班檔案管理的主體，配備一定數(shù)量的干部教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理人員是干部教育培訓(xùn)工作規(guī)范化的必然選擇。此外，針對(duì)目前干部教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理人員缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)和檔案整理大量聘用臨時(shí)人員的問題，可從如下方面著手優(yōu)化與改進(jìn)：一是加強(qiáng)負(fù)責(zé)干部教育培訓(xùn)檔案管理專職或兼職人員的檔案專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)；二是加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)聘用檔案整理工作人員的管理和指導(dǎo)，保障檔案整理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，但宏觀安排與核心管理工作須有本機(jī)構(gòu)專職或兼職檔案管理人員承擔(dān)；三是在干部教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)人員有限、財(cái)力許可的情況下，可采取“同檔案整理專業(yè)團(tuán)隊(duì)簽訂外包協(xié)議、同檔案專業(yè)院校共建檔案專業(yè)實(shí)踐基地”等模式，保證檔案整理工作的專業(yè)化和持續(xù)化開展，而避免本機(jī)構(gòu)人員不足或聘用臨時(shí)人員等帶來的問題。

（三）加強(qiáng)干部教育培訓(xùn)班檔案科學(xué)化保管。干部教育培訓(xùn)班檔案保管要“以防為主、防治結(jié)合，立足長遠(yuǎn)、保證當(dāng)前”，檔案保管的任務(wù)是保證檔案的存放秩序、防止檔案受損、維護(hù)檔案安全和最大限度的延長檔案壽命。具體而言，針對(duì)S基地在檔案保管方面存在的問題，可從如下措施入手：一是加強(qiáng)檔案庫房的科學(xué)化建設(shè)，庫房選址應(yīng)盡量避開頂層（漏水）和底層（潮濕），增加庫房“八防”建設(shè)的投入，為檔案保管提供良好的室內(nèi)環(huán)境。二是加強(qiáng)檔案保管裝具、設(shè)備和包裝材料等耗材的經(jīng)費(fèi)與針對(duì)性購置，避免不同載體和不同形式的傳統(tǒng)實(shí)體檔案均使用統(tǒng)一的檔案裝具；增加電子檔案安全建設(shè)投入，采用專用存儲(chǔ)設(shè)備管理電子檔案，利用安全技術(shù)和異地備份等方式防止電子檔案信息泄露或遺失。

（四）深化干部教育培訓(xùn)班檔案信息資源開發(fā)利用。深化檔案信息資源開發(fā)是實(shí)現(xiàn)干部教育培訓(xùn)班檔案價(jià)值，助力于干部教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提升培訓(xùn)質(zhì)量、打造培訓(xùn)品牌的重要舉措。針對(duì)S基地在檔案信息資源開發(fā)利用方面的問題，可從如下方面改進(jìn)：一是進(jìn)一步深化開發(fā)利用已開發(fā)的檔案信息資源，目前S基地利用檔案初步開發(fā)與建設(shè)了幾個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，可在現(xiàn)有基礎(chǔ)上做出進(jìn)一步的專題分析和關(guān)聯(lián)性挖掘等工作，比如提煉出精品師資和精品課程。二是針對(duì)尚未開發(fā)利用的培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)評(píng)價(jià)和培訓(xùn)音像等檔案，加強(qiáng)開發(fā)利用，使之更好地服務(wù)于培訓(xùn)教育改進(jìn)、培訓(xùn)教育宣傳和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)文化品牌構(gòu)建等工作。

四、小結(jié)

建立健全干部教育培訓(xùn)檔案，既是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，也是干部教育培訓(xùn)工作進(jìn)一步完善和改進(jìn)的要求。當(dāng)前我國“人事部門”角度的干部教育培訓(xùn)檔案管理工作已比較成熟，而“培訓(xùn)部門”角度的干部教育培訓(xùn)班檔案管理工作尚處于初步階段，在管理制度、人員配置和科學(xué)化管理等方面，還存在較多的問題需要進(jìn)一步探討與解決，望以上探討有助于干部教育培訓(xùn)班檔案工作的進(jìn)一步研究與開展。

［1］干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定（2009年12月中央組織部發(fā)布）.

［2］陳智為，等.檔案管理學(xué)（第三版）［M］.北京:中國人民大學(xué)出版社，2008:203-216.

［3］郭玉英.對(duì)當(dāng)前干部培訓(xùn)檔案管理的思考［J］.新西部（理論版），2012（6）:95.