淺談文書檔案信息化的有效性

文/上海無線電設(shè)備研究所　馬瀟霄

淺談文書檔案信息化的有效性

文/上海無線電設(shè)備研究所馬瀟霄

本文從文書檔案信息化相較于傳統(tǒng)文書檔案的優(yōu)勢、文書檔案信息化面臨的問題及解決方式等方面解讀文書檔案信息化的有效性。

文書檔案；信息化；有效性

在辦公室業(yè)務(wù)中，文書檔案記載著企業(yè)的歷史過程。文書檔案工作者搜集、編制、處理大量的文書以及整理歸檔檔案材料，過程中包含著大量的數(shù)據(jù)信息。若只依靠傳統(tǒng)的人工整理方式，不僅無法按時(shí)按量完成工作，而且對文書檔案的檢索、利用等方面也有著巨大的局限性。隨著時(shí)代的高速發(fā)展，信息化越來越深入職場人士方方面面，企業(yè)的信息化程度越高，越能提高管理的有效性。以下從幾方面論證信息化時(shí)代背景下文書檔案信息化的有效性。

一、 文書檔案信息化使工作更加高效

（一）利用辦公系統(tǒng)處理公文，提高效率。

1.起草、修改環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)文書檔案的手工抄寫，易造成公文卷面不清潔，精準(zhǔn)度不高，且浪費(fèi)較多資源等問題。在信息化時(shí)代下，利用網(wǎng)絡(luò)、辦公系統(tǒng)處理公文，可以在同一頁面反復(fù)修改，減少資源浪費(fèi)。

2.閱示過程。涉及的閱示人員可以是一個(gè)或多個(gè)。按照傳統(tǒng)方式，每份公文需要工作人員逐一跟蹤，面對面交接，處理周期長且不穩(wěn)定，而現(xiàn)在只需利用辦公系統(tǒng)可以將公文同時(shí)分發(fā)至多個(gè)閱示人員，使閱示方式更靈活有效。節(jié)約了人力資源，減少了時(shí)間浪費(fèi)。

（二）辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，歸檔工作快速準(zhǔn)確。傳統(tǒng)文書檔案的立卷歸檔要求收集信息完整、齊全，避免漏寫、漏抄，字跡清晰，分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤。過多依賴手工操作，工作開展較困難。通過信息化手段，將文書檔案立卷歸檔與辦公系統(tǒng)以及檔案系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，將辦公系統(tǒng)中的公文原樣導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫所具有的信息檢索、分類、存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)功能，使公文從起草階段就納入檔案管理環(huán)節(jié)，做到公文到檔案的及時(shí)、完整且分類準(zhǔn)確，減去了實(shí)體文件的搜集、對照等諸多環(huán)節(jié)，提高了歸檔管理效率。

（三）電子文檔保存更穩(wěn)定。

1.檔案保存對比。紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案工作的主要形成形式。紙質(zhì)文檔難以長期保存，一些珍稀檔案損壞無法再生，會(huì)帶來巨大的損失。當(dāng)文書檔案采取信息化管理后，紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化和電子化，使文檔壽命無限期延長。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，文件的存儲(chǔ)技術(shù)日益完善，如硬盤備份、磁盤陣列存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)存儲(chǔ)等。這些新技術(shù)傳輸迅速且智能化較高，減少了人工干預(yù)造成的失誤。

2.檔案查詢優(yōu)勢。由于紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，按照傳統(tǒng)的方式查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)勁。而現(xiàn)在利用文書檔案信息化手段，通過網(wǎng)絡(luò)檢索、分類方式，能快速精準(zhǔn)定位到檔案所在位置，減少紙質(zhì)檔案的翻查，也避免了傳統(tǒng)排隊(duì)查閱。極大地提高了工作效率。

（四）提高文件安全性。日常辦公文件數(shù)量龐大，按照傳統(tǒng)公文處理方式，公文積壓、傳遞不到位、遺失的情況時(shí)有發(fā)生。而文書檔案信息化，使文書檔案起草、發(fā)文、閱示、搜集、整理、歸檔、借閱有機(jī)結(jié)合為一體，各環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)。過程管理使公文有章可循，可控，保證了文書檔案的處理及時(shí)、合理、高效。

二、文書檔案信息化面臨的問題

（一）文書檔案不規(guī)范。客觀地說，當(dāng)前公文并沒有完全統(tǒng)一格式。不同企業(yè)遵循的標(biāo)準(zhǔn)不一；人員對標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不到位；企業(yè)中部分不屬于文書類的文檔由于無處安放，被強(qiáng)制性納入文書檔案案卷管理；此外，文書檔案并沒有設(shè)置或者編制統(tǒng)一、系統(tǒng)的條碼，對其收編管理和操作的程序不一致，缺乏規(guī)范。

（二）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)并非無懈可擊。以word形式保存下來的文書檔案，可能因操作人員的疏忽大意刪除或增加不必要的字符，造成原文失真，導(dǎo)致文書后續(xù)閱示、歸檔等環(huán)節(jié)不準(zhǔn)確。存儲(chǔ)文書檔案的載體也會(huì)遭遇網(wǎng)絡(luò)病毒或木馬攻擊，造成電子文件的損壞。

（三）技術(shù)革新急需提高管理人員業(yè)務(wù)水平。各個(gè)企業(yè)都在力求管理上的信息化，以便提高效率，減少成本。然而信息化程度越高，對文書檔案工作人員業(yè)務(wù)能力要求越高，現(xiàn)有的文書檔案人員并非都精通于各個(gè)辦公軟件的使用，或者知之較少，不能有效發(fā)揮信息化的作用。

三、對存在問題的應(yīng)對建議

規(guī)范公文撰寫、歸類的標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)到各企業(yè)相關(guān)人員，做好每一份公文從擬稿到歸檔的全過程控制，及時(shí)歸檔新生成的文書檔案，同時(shí)對已有的文書檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期檢查和維護(hù)；企業(yè)加大基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)備投入，為文書檔案管理信息化建設(shè)提供先進(jìn)、穩(wěn)定的技術(shù)設(shè)備保障；加強(qiáng)文書檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)加強(qiáng)文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，同時(shí)制定合理的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高人才隊(duì)伍的積極性、能動(dòng)性。

四、結(jié)語

文書檔案工作的信息化，對傳統(tǒng)的文書檔案工作是一項(xiàng)革命性的變革，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)代文書檔案人員要利用好信息化的途徑，改變傳統(tǒng)的文書檔案工作思維，提高自身能力，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化帶來的便捷、高效。在工作實(shí)踐中深入研究思考文書檔案信息化的有效性，產(chǎn)生更有價(jià)值、更具創(chuàng)造性的效能。

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