大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)新思路

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大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)新思路

文/福建省漳州財(cái)貿(mào)學(xué)校曾珣

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人類開始進(jìn)入了數(shù)據(jù)時(shí)代。在這個(gè)時(shí)代，人們的檔案信息需求開始被激發(fā)，相關(guān)的檔案部門和工作人員也將面臨更高更嚴(yán)苛的要求。本文就數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息處理方面進(jìn)行相關(guān)的探討研究。

大數(shù)據(jù)；檔案信息；服務(wù)；新思路

一、數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀

到目前為止，學(xué)術(shù)界對(duì)大數(shù)據(jù)有這樣的一個(gè)定義：大數(shù)據(jù)是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的總和，它不是針對(duì)數(shù)據(jù)量大小的描述，而是在數(shù)量龐大、種類復(fù)雜的多重?cái)?shù)據(jù)中進(jìn)行快速的信息選擇。由此，大數(shù)據(jù)大致有這樣的幾個(gè)特點(diǎn)，速度快、容量大、價(jià)值高及種類多。

施永利于2012年開始將大數(shù)據(jù)引入國(guó)內(nèi)的檔案信息服務(wù)領(lǐng)域，并根據(jù)當(dāng)時(shí)的社會(huì)條件，分析了大數(shù)據(jù)的重要性及面臨的問題，提出了相應(yīng)的解決措施。隨著近些年，信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)開始變成了人們普遍關(guān)注的問題，就中國(guó)CNKI總庫來說，截止到2016年6月為止，以“檔案”和“大數(shù)據(jù)”作為關(guān)鍵字檢索，總共出現(xiàn)約68萬條結(jié)果，其中不乏部分研究成果斐然的文章。例如，劉建偉從大數(shù)據(jù)模式方面對(duì)其進(jìn)行了深入的分析研究，而陳蘆燕從技術(shù)的應(yīng)用、安全的風(fēng)險(xiǎn)、服務(wù)的理念等方面對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案用戶信息的需求特點(diǎn)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案用戶的信息需求開始變得集成化、個(gè)性化、專業(yè)化、多樣化、高效化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息的地位也開始發(fā)生根本性的變化，檔案用戶開始走向主導(dǎo)地位。與此同時(shí)，檔案用戶的期限增加，由短期開始向長(zhǎng)期轉(zhuǎn)變，其關(guān)注面也開始由局部向整體擴(kuò)展。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息服務(wù)新思路

就現(xiàn)實(shí)問題而言，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息服務(wù)需要對(duì)相關(guān)的檔案用戶進(jìn)行社會(huì)知識(shí)化和相關(guān)服務(wù)的融合。在這一個(gè)階段，檔案信息服務(wù)將逐步成長(zhǎng)為以用戶需求為主要著力點(diǎn)，以信息技術(shù)為連接工具，以挖掘知識(shí)服務(wù)的價(jià)值為主要目的的新信息服務(wù)模式。當(dāng)然，檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)變的過程之中，我們應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注對(duì)于檔案用戶行為的分析，并利用多種信息技術(shù)手段，對(duì)整個(gè)檔案信息的資源進(jìn)行分類與創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)的背景之下，不同的用戶行為反映了檔案用戶的不同需求，我們應(yīng)以此為切入點(diǎn)，開發(fā)出更靈活更能滿足用戶需求的服務(wù)系統(tǒng)。

（一）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)理念、提高相關(guān)從業(yè)人員的服務(wù)水平。正確的服務(wù)理念是更好、更優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)，只有建立新的信息服務(wù)理念，才能實(shí)現(xiàn)高效率高水平的信息服務(wù)。就相關(guān)的檔案信息服務(wù)人員來說，他們需要對(duì)用戶的需求有一個(gè)詳細(xì)的了解，并對(duì)用戶最近的動(dòng)態(tài)進(jìn)行追蹤，時(shí)刻掌握用戶的需求變化，建立起智慧與服務(wù)共存的基本信念。同時(shí)，檔案信息的服務(wù)人員應(yīng)建立起主動(dòng)獲取、動(dòng)態(tài)把握、整體聯(lián)系、主動(dòng)共享的服務(wù)觀念，努力做到個(gè)性化和人性化，提高信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。

就管理制度上來說，應(yīng)積極建立最能適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的管理制度、激勵(lì)機(jī)制、工作規(guī)范和組織結(jié)構(gòu)，及時(shí)淘汰落后的組織形式和管理制度。與此同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案的管理人員定期培訓(xùn)，不斷地提高相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)技能和素質(zhì)修養(yǎng)，保證檔案信息服務(wù)的質(zhì)量與水平。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案用戶的管理研究。俗話說，“知己知彼，才能百戰(zhàn)不殆”，對(duì)檔案用戶有一個(gè)良好有效的管理研究是保證檔案信息服務(wù)的重中之重。加強(qiáng)對(duì)檔案用戶的研究，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期并且艱巨的任務(wù)，它需要耗費(fèi)大量的人力物力。但在大數(shù)據(jù)背景之下，只有真實(shí)地了解用戶的需求，切實(shí)站到用戶的立場(chǎng)上去分析和感受問題，才能夠真正了解用戶的主觀想法，才能夠真正提供高質(zhì)量高水平的服務(wù)。對(duì)檔案用戶的研究應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行，一個(gè)是檔案用戶類型的信息心理研究，一個(gè)是檔案信息需求的調(diào)查分析，一個(gè)是對(duì)檔案用戶甄別信息、吸收信息的機(jī)理分析，另外一個(gè)則是研究用戶的信息訓(xùn)練、信息保證和相關(guān)的研究方法論。從多個(gè)方面去分析檔案用戶信息，整體把握用戶需求，才能及時(shí)地提供滿足檔案用戶的服務(wù)。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)有效的信息服務(wù)，需要對(duì)相關(guān)的檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)和完善，提高對(duì)資源價(jià)值的重視。資源才是進(jìn)行一系列工作的基礎(chǔ)與核心。又因?yàn)闄n案資源自身具有種類多、價(jià)值高、數(shù)據(jù)量龐大等特點(diǎn)，相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)在進(jìn)行資源整合的過程中，需要保證機(jī)構(gòu)與人員、流程與技術(shù)的高度配合，以保證資源在整合后可以實(shí)現(xiàn)更大的價(jià)值。就目前來說，已經(jīng)有多個(gè)檔案館對(duì)檔案資源進(jìn)行了分類整合，例如，鄭州市檔案館，截止到目前，該檔案館已經(jīng)完成了對(duì)900多萬卷檔案的數(shù)字化管理，并建立起了一個(gè)統(tǒng)一的資源共享平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案電子文件與實(shí)體文件的結(jié)合。

（四）構(gòu)建完整的檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)?？陀^的評(píng)價(jià)是提高檔案信息服務(wù)水平的有效手段，通過客觀的評(píng)價(jià)，有利于檔案機(jī)構(gòu)及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題和改正問題，提高自身的檔案信息服務(wù)水平。在構(gòu)建完整的信息服務(wù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)中，應(yīng)努力遵循以下的三個(gè)原則，一個(gè)是動(dòng)態(tài)性原則，即隨著問題的發(fā)現(xiàn)及時(shí)地調(diào)整相關(guān)的服務(wù)工作，一個(gè)是整體性原則，就評(píng)價(jià)而言應(yīng)該從多個(gè)角度全方面進(jìn)行分析，避免片面化。一個(gè)是有效性原則，在評(píng)價(jià)的過程，評(píng)價(jià)的內(nèi)容應(yīng)該適用于檔案信息用戶。

在大數(shù)據(jù)的背景之下，檔案用戶的信息需求被強(qiáng)化，而相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)也被提出了更高的要求。為充分滿足檔案用戶的需求，提高自身的信息服務(wù)質(zhì)量，相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)和人員還有很長(zhǎng)的一段路要走。

［1］郭育艷.大數(shù)據(jù)時(shí)代圖書館信息服務(wù)的創(chuàng)新［J］.鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（1）.

［2］劉國(guó)華.檔案工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應(yīng)用思考［J］.檔案管理，2014（2）.