高校辦公室隊伍建設(shè)的幾點思考

文/伊犁師范學(xué)院　王莉莉

高校辦公室隊伍建設(shè)的幾點思考

文/伊犁師范學(xué)院王莉莉

高校辦公室作為高校重要的綜合協(xié)調(diào)部門，要想充分發(fā)揮其職能，提高人員的整體素質(zhì)，辦公室自身隊伍的建設(shè)至關(guān)重要。

高校辦公室；隊伍建設(shè)；能力素養(yǎng)

高校辦公室是高校重要的綜合協(xié)調(diào)部門，是學(xué)校上情下達、下情上傳、內(nèi)外協(xié)調(diào)、溝通聯(lián)絡(luò)的重要部門，部分高校將黨委辦公室和校長辦公室合署辦公，使得學(xué)校辦公室在高校中的地位更加凸顯，建設(shè)一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、結(jié)構(gòu)合理、作風(fēng)扎實、身心健康的高校辦公室管理隊伍至關(guān)重要。

一、高校辦公室隊伍建設(shè)中存在的突出問題

（一）數(shù)量不足。高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，但人員編制極其緊張，各高校縮減行政編制向?qū)Ｈ谓處焹A斜，使得高校辦公室隊伍數(shù)量也受到了極大影響。無論是高素質(zhì)、高學(xué)歷、工作能力強、理論水平高的文秘人員，還是保密、檔案等專業(yè)技術(shù)人員，都存在不同程度的人員短缺問題，嚴(yán)重影響著管理水平的提高、運作成效和個人發(fā)展。

（二）結(jié)構(gòu)不合理，隊伍不穩(wěn)定。高校對辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子的配備比較重視，充分考慮到了年齡、性別及民族結(jié)構(gòu)等問題，但在整個管理隊伍的建設(shè)方面重視不夠，男女比例、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)科專業(yè)背景結(jié)構(gòu)等不夠科學(xué)合理。老職工在現(xiàn)代化設(shè)備運用方面、文化知識更新等方面存在諸多不足；年輕同志缺乏工作經(jīng)驗，政治素養(yǎng)、大局觀念、服務(wù)水平亟待提升。工作人員因任務(wù)重、壓力大調(diào)崗嚴(yán)重，部分優(yōu)秀干部提拔輪崗使用，團隊優(yōu)勢無法顯現(xiàn)。

（三）專業(yè)化程度不高。部分人員是從教師、教輔員等中間選調(diào)的，屬于“半路出家”，沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)訓(xùn)練，業(yè)務(wù)技能不強；有的是應(yīng)屆本科、碩士生，缺乏高校管理經(jīng)驗和文字處理能力。

二、加強高校辦公室隊伍建設(shè)的有力措施

（一）學(xué)校層面的工作。

1.配齊隊伍，加強指導(dǎo)。一是要充分認識到高校辦公室管理的重要性，健全辦公室機構(gòu)建設(shè)，完善辦公室人員配置，以長遠發(fā)展的眼光來考慮隊伍的穩(wěn)定和建設(shè)。二是要加強對辦公室的支持和指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作既要嚴(yán)格要求，又要大膽放手，給予具體的幫助和指導(dǎo)，為其作用的發(fā)揮創(chuàng)造條件。

2.加強隊伍的專業(yè)化建設(shè)力度?！肮芾砀刹恳彩且恢е匾年犖椤边@一觀念尚得不到完全認可，對辦公室管理人員過分強調(diào)“好用”“順手”，導(dǎo)致隊伍凝聚力不強，易產(chǎn)生臨時觀念和短期行為。學(xué)校應(yīng)著力推進辦公室管理隊伍專業(yè)化建設(shè)，不斷加強辦公室的綜合協(xié)調(diào)與公關(guān)的能力和辦公能力。

3.注重對干部隊伍的培養(yǎng)和培訓(xùn)。一是制定教育培訓(xùn)計劃，建立長效機制。將辦公室管理人員的素質(zhì)提高納入學(xué)校干部整體培訓(xùn)計劃中，推進學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)。二是加大教育培訓(xùn)力度。分層次、分類別、分崗位，按照各自的崗位職責(zé)和需求進行針對性強的系統(tǒng)教育培訓(xùn)。定期舉辦一些辦公室管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，邀請有豐富理論知識和實踐經(jīng)驗的專家、同行來校，進行交流，開闊視野。三是創(chuàng)造成長條件和機會。有意識地創(chuàng)新條件，盡可能多地安排辦公室人員參加有關(guān)會議，隨領(lǐng)導(dǎo)下基層調(diào)研，到外地考察，指導(dǎo)他們通過工作與領(lǐng)導(dǎo)接觸，主動學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)們觀察、思考、解決問題的方式方法，理解領(lǐng)會政策、駕馭處理復(fù)雜事件能力，以及求真務(wù)實、一切從實際出發(fā)等思想作風(fēng)和嚴(yán)謹(jǐn)細致、民主決策等工作作風(fēng)。

（二）個人層面。

1.加強自身理論學(xué)習(xí)。樹立終生學(xué)習(xí)觀念，在實踐中加強自身理論學(xué)習(xí)。高校辦公室工作瑣事多、壓力大，整天忙于處理文來文往等事務(wù)，平時參與學(xué)習(xí)、交流、考察的機會少。辦公室人員一是要樹立終身學(xué)習(xí)的觀念。要妥善處理好工作與學(xué)習(xí)的關(guān)系，合理安排學(xué)習(xí)時間和工作任務(wù)。自覺養(yǎng)成學(xué)習(xí)的習(xí)慣，力爭學(xué)有所長、一專多能。二是在實踐中加強鍛煉。在工作中做個有心人，認真對待每一項工作，珍惜每一次鍛煉機會，在辦文、辦會、辦事中磨煉自己。要善于總結(jié)經(jīng)驗，注意多觀察、多歸納、多總結(jié)。同時加強與部門和工作人員間的交流，注意吸收他人的經(jīng)驗，取長補短，以此來充實自己，提高自己，達到完全勝任高校辦公室管理工作的要求。

2.不斷提升政治素養(yǎng)，加強綜合協(xié)調(diào)能力的鍛煉。辦公室的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)決定辦公室人員必須具有較高的政治素養(yǎng)和較強的綜合協(xié)調(diào)能力。

首先，思想觀念要新。一是發(fā)展開放的觀念。發(fā)展是硬道理，牢固樹立發(fā)展的意識，在學(xué)校發(fā)展的全局中找準(zhǔn)自己的工作目標(biāo)和位置；同時以開放的心態(tài)、開放的視野、開放的思維來思考問題，開展工作。及時了解國內(nèi)外高等教育發(fā)展動態(tài)，加強與高校、地方和社會各界的聯(lián)系和交流，拓展工作的空間和深度，形成開放的工作運行機制。二是科學(xué)管理的觀念。合理布局人員結(jié)構(gòu)及工作職能，最大限度地發(fā)揮每個人的主觀能動性和創(chuàng)造性，盡快實現(xiàn)辦公室工作職能的轉(zhuǎn)變，提升工作的層次和管理的水平。

其次，必須切實提高綜合協(xié)調(diào)能力，緊緊圍繞學(xué)校中心大局做好協(xié)調(diào)工作。校內(nèi)的很多工作需要多個部門合作完成，這就要求高校辦公室工作人員努力提高溝通協(xié)調(diào)能力，力求理順各種關(guān)系。充分調(diào)動人員的積極性，耐心細致、熱情周到的服務(wù)去協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間、各單位各部門之間的有關(guān)工作，保證學(xué)校各項工作的高質(zhì)量、高效率運轉(zhuǎn)。在與外界進行工作聯(lián)系的過程中，維護學(xué)校利益，樹立學(xué)校形象。

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