淺析化工行業(yè)建設(shè)時期檔案管理工作的有效開展

文/陜西煤業(yè)化工集團(tuán)府谷能源開發(fā)有限公司 段瀛

淺析化工行業(yè)建設(shè)時期檔案管理工作的有效開展

文/陜西煤業(yè)化工集團(tuán)府谷能源開發(fā)有限公司 段瀛

本文闡述了化工檔案的特點，討論了化工行業(yè)建設(shè)時期檔案的管理問題，旨在為業(yè)界人士提供一定的參考。

化工檔案；管理；建設(shè)；發(fā)展

化工行業(yè)建設(shè)時期的檔案管理既是建設(shè)項目的歷史記錄，又是項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)，是知識產(chǎn)權(quán)的重要組成部分。近年來，隨著我國加入世界貿(mào)易組織，我國的化工企業(yè)既面臨著挑戰(zhàn)又面臨著新的發(fā)展機遇，為此我們必須要重視內(nèi)部檔案管理工作的整體效率。

一、化工行業(yè)檔案的特點

（一）形成周期長，變動大?；ぎa(chǎn)品的研發(fā)從提出到最終確定下來，一般要經(jīng)歷提出問題、可行性研究、小試、中試到大試等多個環(huán)節(jié)，而每一個環(huán)節(jié)可能又是由多個方案經(jīng)最終試驗篩選的結(jié)果，一般要耗費較長的時間。并且即便研究成功了，也會隨著企業(yè)的發(fā)展或者市場的變化，還會對原先的設(shè)計再進(jìn)行不斷地修改。

（二）專業(yè)面廣、種類多。當(dāng)下有很多企業(yè)是從事化工生產(chǎn)、化工銷售和化工科技服務(wù)的。而現(xiàn)在隨著科技的發(fā)展，專業(yè)劃分也越來越細(xì)，不斷有新的跨學(xué)科領(lǐng)域發(fā)展出來，如生物技術(shù)與化工的結(jié)合便有了生物化工，材料學(xué)與化工的結(jié)合便出現(xiàn)了材料化工，新興的納米科技與化學(xué)化工的結(jié)合便誕生了納米化學(xué)等等。這樣便產(chǎn)生了大量的化工行業(yè)檔案。

（三）技術(shù)儲備功能和繼承性?；W(xué)科的發(fā)展，最主要的一個特點就是實驗在學(xué)科發(fā)展中占有絕對的權(quán)重，也正因如此，任何化工產(chǎn)品的研發(fā)和工藝設(shè)備的發(fā)明都需經(jīng)歷大量的實驗才會最終得到令人滿意的結(jié)果，而化工檔案在里面的作用就明顯體現(xiàn)出來了?；n案是對前人智慧的總結(jié)，通過查閱化工檔案可以使化工設(shè)計開發(fā)人員花費較少的時間和精力，就能取得所需要的結(jié)果。同時，對以往化工生產(chǎn)技術(shù)中沒能力開展或因技術(shù)條件限制而無法進(jìn)一步研究的課題，可以在前人研究的基礎(chǔ)上繼續(xù)開展研究，這樣繼承的開發(fā)研究，也是化工很明顯的一個特點。

二、化工行業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化

（一）檔案的收集。首先，負(fù)責(zé)收集工作人員的專業(yè)水平是基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。如果收集化工檔案的工作人員業(yè)務(wù)水平不高或者參差不齊，必然會導(dǎo)致收集到的化工檔案不完整或者導(dǎo)致后續(xù)整理的混亂；而如果領(lǐng)導(dǎo)不予重視，則收集化工檔案的工作效率不僅低下而且還可能造成工作人員對收集化工檔案的不負(fù)責(zé)任，將會嚴(yán)重影響檔案的質(zhì)量，使得收集工作流于形式。其次，制定適合自身的規(guī)章制度，普及法律知識。任何檔案部門都要根據(jù)自身存在的問題和當(dāng)時的環(huán)境，制定符合自身的制度，包括獎懲制度、責(zé)任落實制度等。同時還要在檔案收集的各個部門普及《檔案法》和《科技檔案管理制度》等知識，用以提升工作人員對檔案工作的重視程度。

（二）檔案的整理。化工行業(yè)檔案的整理工作在企業(yè)管理工作中起著樞紐的作用?；n案的整理關(guān)系著后來者對化工檔案利用效率的高低，只有整理分類合理、歸檔正確的化工檔案，才會使檔案工作更加完善。筆者認(rèn)為在化工行業(yè)檔案的整理工作中，應(yīng)該注意兩方面：第一，應(yīng)當(dāng)對已存檔的化工檔案進(jìn)行及時追蹤。對已存檔的化工檔案，不能存起來就完事，因為化工企業(yè)周期長、變動大這一特點，決定了化工行業(yè)檔案在隨后可能會隨著企業(yè)的發(fā)展而相應(yīng)地做一些調(diào)整，這就要求檔案工作人員應(yīng)當(dāng)與化工企業(yè)的相關(guān)部門經(jīng)常保持聯(lián)系，以追蹤化工檔案的變化情況，及實地反映檔案的現(xiàn)實狀況。第二，應(yīng)該做到檔案的及時解密和降密。盡管化工檔案因知識產(chǎn)權(quán)等存在保密性問題，但也要注意到檔案具有時效性，這一特征決定了檔案本身不可能是無限期的保密，保密不是絕對的，而是相對的。

（三）檔案的利用。在化工行業(yè)檔案的利用過程中，我們應(yīng)該做到以下幾點：第一，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。檔案部門應(yīng)調(diào)查當(dāng)?shù)氐幕ぐl(fā)展形勢，依據(jù)本地市的化工發(fā)展行情，尋找熱點，服務(wù)企業(yè)等。又比如檔案管理部門，可以開展橫向研究，為同一行業(yè)的化工企業(yè)指引發(fā)展方向。第二，使用信息化服務(wù)手段?，F(xiàn)在隨著科技的發(fā)展，每天都會有大量的化工技術(shù)出現(xiàn)，舊的以紙質(zhì)材料為主的檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展要求，應(yīng)該改變服務(wù)管理的方式，使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行化工檔案的存儲，以方便使用者進(jìn)行化工檔案的檢索。

（四）加強宣傳，提高積極性。檔案管理宣傳工作是檔案單位各項工作的其中一項，但是加強檔案管理宣傳如果只依靠某個部門和幾個工作人員將無法達(dá)到令人滿意的效果，宣傳應(yīng)該是群策群力，上下一心，通過單位的各項工作來體現(xiàn)檔案的重要以及檔案價值的博大，所以建立以宣傳為重點的內(nèi)部文化并加強以宣傳工作成績?yōu)楹诵目冃Э己梭w系建設(shè)，從文化、職業(yè)素養(yǎng)和制度規(guī)范等各個方面提升工作人員在檔案管理方面的主動性與自覺性，才能夠營造出更好的宣傳氛圍，為檔案使用者提供更好的服務(wù)，從而進(jìn)人一個良性循環(huán)的科學(xué)軌道。

三、結(jié)語

綜上所述，我們應(yīng)當(dāng)加強對化工科技檔案的管理力度，化工行業(yè)建設(shè)時期可以通過提升文檔管理模塊這一切入口，可以優(yōu)化其他專業(yè)管理模塊，進(jìn)而達(dá)到提高工程建設(shè)項目管理整體水平的目的，使我國化工發(fā)展邁向更高的水平，增強國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展實力。

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[2]徐經(jīng)艷.煤化工項目檔案分類與檔號編制初探[J].中國檔案,2013,N o.47101:62-63.