城建檔案工作中現(xiàn)存的問題與對策探析

文/中山市城建檔案館 劉紅健

城建檔案工作中現(xiàn)存的問題與對策探析

文/中山市城建檔案館 劉紅健

城建檔案記錄著城市建設(shè)的發(fā)展變化，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理工作提供了重要的服務(wù)。城建檔案工作還存在著建檔不規(guī)范、接收不暢和保管不完善等問題，必須要通過認真貫徹執(zhí)行相關(guān)法規(guī)和行業(yè)標準、加強軟硬件設(shè)施和專業(yè)技術(shù)隊伍的建設(shè)等手段，加強城建檔案工作。

城建檔案；現(xiàn)存問題；對策

城建檔案中蘊含著豐富的信息，記錄著城市建設(shè)的發(fā)展變化，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理工作提供了重要的服務(wù)。做好城建檔案的接收、整理、保管和利用等一系列管理工作是城市建設(shè)中的一項不可或缺的工作，特別是在我國目前全面推行新型城鎮(zhèn)化建設(shè)的階段，做好城建檔案管理工作顯得尤為重要。

一、城建檔案工作的意義

（一）為城市規(guī)劃提供信息服務(wù)。城市規(guī)劃通過調(diào)控城市中的各類建筑技術(shù)指標與基本城市資源，全面規(guī)劃城市整體布局，確定基本方案，然后在后期城建之中采取具體措施。為實現(xiàn)城市規(guī)劃所代表的先進性，城建檔案提供了信息支持，縮短了城市規(guī)劃所消耗的時間與資源，并且提升了整體工作的效率。城市規(guī)劃在城鎮(zhèn)建設(shè)中非常重要，為保證城市規(guī)劃的效率，需做好規(guī)劃準備工作，了解地區(qū)特點與區(qū)域建設(shè)情況，進而開展城市規(guī)劃，而了解城市情況又離不開城建檔案信息的利用。

（二）記錄城市建設(shè)信息。城建檔案中記錄的便是城市建設(shè)信息，其中的點點滴滴都屬于最真實的記錄，是非常重要的城市信息資源，其不僅屬于人文精神所包含的一部分內(nèi)容；也屬于城市建設(shè)工作的基礎(chǔ)，為城市后期的維護與更新等工作提供了有力依據(jù)。比如，在后期維護檢修一些建筑的設(shè)備時，往往會出現(xiàn)各類隱蔽線路的查找困難，這時通過從城建檔案中查閱該建筑的設(shè)計圖紙，就可以輕而易舉地解決問題。

（三）為城市管理工作帶來便利。伴隨著新型城鎮(zhèn)化建設(shè)的腳步加快，現(xiàn)代城市的各類管線林立，埋在地下的各類管線縱橫交錯，不管理好會為城市帶來很多麻煩，甚至引起泄漏或爆炸等事故的發(fā)生。通過加強城建檔案中地下管線類檔案工作的管理，可以為建設(shè)單位提供工程開工前的地下管線埋設(shè)信息，也可以為相關(guān)單位進行管線檢修與維護時提供重要的信息，從而為城市管理工作帶來便利。

（四）可作為參考文獻。城建檔案信息不僅關(guān)乎于城市中的具體建筑，同時關(guān)系到城市的歷史文化與社會的方方面面。在很多的社會工作中，可以將城建檔案作為參考文獻資料，以充分開發(fā)城市歷史文化資源或者服務(wù)于社會生活。很多城建檔案館都意識到城建檔案信息的重要性，紛紛變被動為主動，加強城建檔案編研工作，通過各種途徑努力開發(fā)城建檔案信息資源，出版了很多與城市歷史文化有關(guān)的書籍與音像制品等。

二、現(xiàn)階段城建檔案工作存在的問題

現(xiàn)階段，城建檔案工作仍然存在不足，筆者認為主要因為現(xiàn)階段我國針對城建檔案工作認識存在不足，導(dǎo)致我國在該領(lǐng)域的發(fā)展比較緩慢，而且投入力量較少，相對專業(yè)管理人員培訓(xùn)機制不足，使得很多城建檔案工作無法由專業(yè)技術(shù)人員完成，從而導(dǎo)致城建檔案各環(huán)節(jié)的工作都存在一定的問題。

（一）建檔不規(guī)范。一些建設(shè)工程單位在實際工作中，對城建檔案工作不重視，為減少開銷，節(jié)省了城建檔案整理編制環(huán)節(jié)，導(dǎo)致工程檔案收集不完整，甚至造假的現(xiàn)象出現(xiàn)。此種行為一方面違反了城建檔案的相關(guān)法律法規(guī)；另外一方面帶來了許多實際的隱患，例如，當某幢建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題時，由于該建筑的竣工檔案不完整或不真實，不但會給追查質(zhì)量的原因造成很大的困難，而且不便于后期的維修。存在建檔不規(guī)范的問題，主要是因為城建檔案的法律法規(guī)執(zhí)行得不夠嚴，很多城建檔案館本身因為機制的性質(zhì)而不具備執(zhí)法權(quán)，所以單單依靠行政的手段去約束建設(shè)單位把工程檔案管理好是一件比較難的事情。

（二）檔案接收不暢順。我國現(xiàn)階段在《檔案法》中明確規(guī)定移交檔案，而落實到省一級或市一級的具體單位，同樣做出了不同區(qū)域的管理方法，但是此類規(guī)定落實到實際實施中總會帶來各類問題，使得檔案接收工作仍然存在障礙。城建檔案因為利用竣工檔案驗收后才能辦理房產(chǎn)證的行政手段，使得建筑工程檔案的接收還算比較順利，但是在一些市政道路工程之類的項目，由于不需要通過檔案驗收這一關(guān)，其檔案就不好接收。特別是不少城市的地下管線工程檔案，因為管線權(quán)限單位的獨立自主性很強，也使得其檔案接收不暢順。

（三）檔案保管不完善?，F(xiàn)階段城建檔案多數(shù)仍然為紙質(zhì)文件，而城鎮(zhèn)化建設(shè)又在快速發(fā)展，房地產(chǎn)與市政工程等項目的大量建設(shè)，使得紙質(zhì)城建檔案的數(shù)量大增，一些條件落后的城市，其城建檔案館的庫房容量已難以承受，從而導(dǎo)致檔案保管條件跟不上要求。再加上人手的不足，在檔案保管的安全方面也做得不夠周全。目前很多城建檔案館已開展了檔案掃描的數(shù)字化工作，甚至電子檔案的接收，這是檔案工作的大勢所趨，做得好則對檔案保管有利；做得不好則可能因為過于重視電子檔案而忽視了紙質(zhì)檔案的保管。

三、針對問題的解決對策

根據(jù)上述問題，筆者認為應(yīng)該從國家法規(guī)和行業(yè)標準的執(zhí)行、檔案保管利用軟硬件設(shè)施的改善和城建檔案專業(yè)技術(shù)隊伍的建設(shè)這三方面著手，去加強城建檔案工作。

（一）認真貫徹執(zhí)行國家法規(guī)和行業(yè)標準。要解決城建檔案建檔不規(guī)范和接收不暢順等問題，

必須要認真貫徹執(zhí)行城建檔案的國家法規(guī)和行業(yè)標準，把行政和執(zhí)法兩方面的手段結(jié)合起來，才能提高城建檔案的報送和接收水平。認真執(zhí)行《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《城市地下管線工程檔案管理辦法》以及《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等，努力爭取上級主管部門和相關(guān)單位配合，實行城建檔案的全過程管理，在建設(shè)工程開工前做好檔案移交合同的簽訂；在工程施工中把好跟蹤指導(dǎo)的關(guān)；在工程竣工階段把好預(yù)驗收和最終驗收的關(guān)，從而提高工程竣工檔案的移交率、規(guī)范率和完整率。

（二）不斷改善檔案保管利用的軟硬件設(shè)施和條件。一些條件和水平落后的城建檔案管理部門要提高自身的檔案意識，摸清現(xiàn)狀，并到先進單位去調(diào)研學(xué)習，把不足之處和改善方案向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，爭取上級部門的重視和大力支持，通過人、財、物等方面的投入，不斷改善城建檔案保管利用的軟硬件設(shè)施和條件。完善辦公區(qū)域的安全設(shè)施配備，落實各項安全措施，加強檔案庫房日常的“八防”管理。針對一些地區(qū)城建檔案庫房空間不夠的問題，可以考慮與當?shù)貦n案局合作，聯(lián)合爭取建設(shè)一幢檔案大樓，目前已有不少城市成功實行這種檔案集中保管和辦公的模式。另外，查檔接待室要做到衛(wèi)生、整潔、安靜、有序，盡量營造一個具有檔案文化氣息的優(yōu)雅又舒適的辦公環(huán)境。隨著電子檔案查閱的趨勢，在查檔室還要配備方便群眾自行操作的電腦和觸摸屏等。

（三）加強城建檔案專業(yè)技術(shù)隊伍的建設(shè)。為提升管理工作實際效果，需要吸納一批具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員。城建檔案管理工作存在較強的專業(yè)性和一定的特殊性，需要建立一支具有城鄉(xiāng)規(guī)劃、檔案管理、建筑工程、管線測繪、計算機應(yīng)用等專業(yè)技術(shù)水平的綜合性隊伍，才能順利保證城建檔案接收、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、數(shù)字化建設(shè)、地下管線檔案管理、檔案編研、保管利用等一系列工作的全面開展。城建檔案管理部門一方面要注重人才的引進，嚴把進來的關(guān)口，根據(jù)實際工作需要招聘相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員；另一方面要加強對現(xiàn)有人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，為員工多創(chuàng)造學(xué)習的機會，建立鼓勵員工參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)教育的相應(yīng)激勵機制，不斷提高城建檔案專業(yè)技術(shù)隊伍的整體素質(zhì)和水平。

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[3] 馬忠玲.城市規(guī)劃檔案管理現(xiàn)存的問題及對策探析[J].決策與信息旬刊, 2015(32):163-163.