新常態(tài)下教育科研檔案的科學(xué)管理探討

文/四川省內(nèi)江醫(yī)科學(xué)校 譚新

新常態(tài)下教育科研檔案的科學(xué)管理探討

文/四川省內(nèi)江醫(yī)科學(xué)校 譚新

本文就學(xué)校教育科研檔案管理現(xiàn)狀中存在的不足，提出了提高各級領(lǐng)導(dǎo)的科研檔案意識、建立健全教育科研檔案的管理制度、建立科研檔案的規(guī)范管理模式等幾點(diǎn)見解，希望對新常態(tài)下加強(qiáng)學(xué)校教育科研檔案科學(xué)管理提供一定參考。

檔案管理；科研檔案；規(guī)范化；探討

學(xué)?？蒲袡n案是廣大教職工在長期教育教學(xué)、管理及其他各項(xiàng)工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、照片等不同形式的文件材料，是學(xué)校教育教學(xué)活動的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，是評價學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動和教研工作必不可少的資料。

隨著院?？蒲兴降牟粩嗵岣?，作為重要信息資源的高?？蒲袡n案得到了社會的普遍認(rèn)同和重視，并在高校教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，成為高校事業(yè)發(fā)展的重要部分。高校科研檔案是高?？蒲谢顒拥臍v史記錄，它記載反映了科研活動的過程和成果，是儲備科技信息和科技知識的主要載體，為實(shí)際科學(xué)研究提供理論依據(jù)，具有重要的參考價值。如今在大眾創(chuàng)新、萬眾創(chuàng)業(yè)的進(jìn)程中，科研檔案管理更應(yīng)不斷豐富實(shí)用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，強(qiáng)化檔案的收集與規(guī)范化管理，以加強(qiáng)利用。教育科研檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，作為學(xué)校檔案教育科研管理的基本環(huán)節(jié)，在教育科研中具有舉足輕重的意義，其管理是否系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)，直接影響學(xué)校教育科研發(fā)展，系統(tǒng)規(guī)范管理就成為學(xué)校教育科研檔案管理中一個亟待解決的問題。下面就如何加強(qiáng)對科研檔案的科學(xué)管理，談幾點(diǎn)個人淺見。

一、學(xué)校教育科研檔案的作用

一個學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量很大程度體現(xiàn)在教育科研檔案上，其作用是多方面的，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn):

（一）教育科研檔案是進(jìn)行教育科研的必要條件。無論是哪種性質(zhì)的研究都要借助于各種各樣的檔案，都要在前人研究的基礎(chǔ)上再進(jìn)行深化，學(xué)校教育科研也不例外。通過查閱完整的檔案資料，可以拓展思維，開闊眼界，在吸取前人的設(shè)計思想和研究內(nèi)容基礎(chǔ)上提高研究質(zhì)量。學(xué)校教育科研檔案真實(shí)地記錄了科研活動的過程和成果，記載了前一階段科研人員的思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，為后人的科學(xué)研究提供了可靠的第一手材料；從教育科研的選題、計劃的制定、開題、實(shí)施研究到成果的整理和研究報告的撰寫等整個研究過程，都需要吸取和借鑒已有的成果。

（二）教育科研檔案有利于提高學(xué)校教育科研水平。學(xué)校教育科研水平的提高是不斷總結(jié)、積累、借鑒、發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的過程，這就必須依賴于教育科研和管理工作經(jīng)驗(yàn)的不斷積累、教育科研信息的有計劃儲備，資料的有計劃收集；依賴于直接記錄反映職工進(jìn)行教育科研活動的科研檔案。實(shí)踐表明，利用教育科研檔案材料，可充分發(fā)揮檔案的作用，避免不必要的財力、人力、物力方面的浪費(fèi)和走彎路，可大大提高教育科研效益。

（三）教育科研檔案是教育科研管理的依據(jù)和參考。無論是科研規(guī)劃的制定，還是科研課題的立項(xiàng)評審，教育科研檔案都能為決策提供依據(jù)。此外，課題的立項(xiàng)、進(jìn)度、結(jié)題、專著，先進(jìn)評選、教師職務(wù)評定、崗位晉級等，教育科研檔案都可為之提供詳盡完備而真實(shí)的事實(shí)依據(jù)，發(fā)揮其考查和憑證作用。

（四）教育科研檔案可提高教師進(jìn)行教育科研的積極性。

教育科研檔案記載了學(xué)校教育科研的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)與成果，利用教育科研檔案對教師進(jìn)行教育科研的宣傳，能夠讓教師看到教育科研與學(xué)校發(fā)展、個人成長的關(guān)系、教育科研在教育教學(xué)中的作用，進(jìn)而激發(fā)教師的科研熱情，堅(jiān)定科研興教的信心，自覺投入到教育科研活動中去；教科研檔案的建立使得教師科研工作的好壞，以及水平的高低有據(jù)可查，有利于激發(fā)教師奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取。

二、學(xué)校教育科研檔案管理工作存在的問題

（一）教育科研檔案收集不齊全。知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)管理與措施不到位，給科研課題檔案文件材料的收集帶來困難?？萍汲晒褪巧a(chǎn)力，關(guān)系著企事業(yè)單位的生存與發(fā)展。當(dāng)前, 仍有相當(dāng)一部分教研人員沒有充分認(rèn)識到教育科研檔案管理工作的意義及作用，他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，對于自己的研究數(shù)據(jù)、技術(shù)成果存放于檔案部門有疑慮，認(rèn)為放到檔案室不如放在自己身邊，不如自己保管安全、使用便利。于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。而多數(shù)科研人員在科研過程中，重視研究實(shí)踐活動，重視科研成果的論文發(fā)表與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認(rèn)為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。

（二）學(xué)?？蒲腥藛T檔案意識缺乏?？蒲姓n題檔案是科研工作真實(shí)的歷史記錄，它的作用主要在于研究中積累的技術(shù)知識、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的傳承與借鑒。在研究階段其作用的發(fā)揮不如情報、標(biāo)準(zhǔn)等效果明顯，造成了學(xué)校對科研課題檔案重視不夠，普遍存在重科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請，輕結(jié)題驗(yàn)收，重經(jīng)費(fèi)管理輕成果歸檔的情況。而檔案人員從主觀上把注意力都集中到科研圖紙與技術(shù)文件的歸檔上，忽視了科研課題檔案文件材料的歸檔工作。

（三）教育科研檔案制度不健全。在教育科研檔案歸檔管理工作方面，缺乏行之有效的制約手段，教育科研檔案管理的權(quán)限不夠明確，造成教育檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態(tài)，科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理，致使科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。有的單位雖然制度上有所要求, 但是對科研檔案歸檔的范圍、要求、方法、時間沒有作出具體規(guī)定；有的單位雖然制度完善, 但落實(shí)上缺少保證的措施。

（四）檔案部門沒有樹立權(quán)威性。目前，不少的檔案管理人員是兼職的。由于兼職檔案管理人員檔案管理的專業(yè)知識不夠，工作情況在學(xué)?？己酥泻茈y體現(xiàn)，致使部分兼職檔案員不熱心檔案工作，不了解科研檔案管理的科學(xué)規(guī)范要求，造成了科研檔案收集不夠齊全。另外，由于科研課題分散在各個處室和研究單位，各單位兼職檔案員不可能參加所有課題，以至于不能把科研的檔案管理真正實(shí)行“三納入”“四同步”制。所以，很難使檔案部門以出色的工作效果得到教研人員的信任和理解，教研人員也體會不到檔案收集歸檔給他們帶來的方便和效益。

（五）教育科研檔案重心偏離。在科研檔案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少；傳統(tǒng)簡易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用教育科研檔案材料。

三、提升學(xué)校教育科研檔案科學(xué)管理的幾點(diǎn)措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的科研檔案意識，加強(qiáng)科研檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)以重視科研工作的態(tài)度重視科研檔案的管理，科研檔案管理雖然是科研工作的最后一個環(huán)節(jié)，但卻是一個總結(jié)性和記錄性的環(huán)節(jié)，并且從科研課題立項(xiàng)就需要重視的環(huán)節(jié)，它是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對科研檔案的管理力度，在制度、人財物上給予支持，加強(qiáng)對所有科研工作者進(jìn)行檔案法律規(guī)章的宣傳教育，適時對他們進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備與業(yè)務(wù)工作量相適應(yīng)的專兼職管理人員，確保有一支健全的科研檔案管理隊(duì)伍。科研檔案工作者不同于文書檔案管理人員，不僅要有檔案管理專業(yè)知識，還要有一些自然科學(xué)知識和專業(yè)知識，以便了解、管理、開發(fā)、利用科研檔案，為科技工作服務(wù)。近幾年科研檔案的數(shù)量迅速增加，管理手段變化很快，隨著科技是第一生產(chǎn)力的深入人心，大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新的深入推進(jìn)，社會對科研檔案的需求量越來越大，科研檔案人員的觀念更新、知識更新、管理方式更新就顯得尤為重要，學(xué)?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理工作邁上一個新臺階。所以科研人員要把科研材料歸檔看作是自己的義務(wù)，是自己工作中不可缺少的一部分。

（二）建立健全教育科研檔案的管理制度。加強(qiáng)教育科研檔案的管理必須有一套健全的管理制度，學(xué)校要根據(jù)上級相關(guān)規(guī)定，結(jié)合教育科研管理實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的管理辦法。保證教育科研檔案的完整性、系統(tǒng)性，必須做好檔案的收集、整理工作，要制定《學(xué)校教育科研文件歸檔規(guī)定》《教育科研檔案分類編號試行方案》，明確科研文件材料的歸檔范圍、歸檔要求，加強(qiáng)對教育科研文件材料形成、積累、整理、歸檔工作的檢查、協(xié)助和指導(dǎo)，并且對教育科研檔案進(jìn)行科學(xué)的分類和系統(tǒng)排列，保持教育科研檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。總之，為了實(shí)現(xiàn)教育科研檔案的有效利用，要制定有關(guān)制度，以章管理，才能為教科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教育科研檔案的最終目的。

（三）建立學(xué)?？蒲袡n案的管理規(guī)范模式，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。檔案館（室）作為學(xué)?？蒲袡n案信息的管理者，既要注重對檔案信息資源自由閱覽、下載、復(fù)制、轉(zhuǎn)載的合法權(quán)利的保護(hù)，同時也要對非法利用行為進(jìn)行控制。嚴(yán)格遵守有關(guān)科技保密的規(guī)定，正確劃分密級，合理確定使用范圍，從而保證科技機(jī)密和檔案的安全，維護(hù)本單位和科研人員的知識產(chǎn)權(quán)。注重保護(hù)好知識產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，正確處理管理利用與保密的關(guān)系。要確定課題負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制，由課題負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔。做到下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收鑒定課題檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級的確定，填寫科研檔案簡介等，科研檔案部門要根據(jù)歸檔范圍，規(guī)范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。檔案工作者負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)和管理，保護(hù)原有檔案的完整性，保密性，確?？蒲匈Y源和知識產(chǎn)權(quán)不流失，不受侵犯。

（四）實(shí)現(xiàn)教育科研檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理檔案是時代的需要，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為檔案管理帶來了無限生機(jī)?？蒲袡n案管理現(xiàn)代化是科研檔案管理規(guī)范化的重要手段?？蒲袡n案規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運(yùn)用計算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)，多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。這是達(dá)到科研檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規(guī)范化。其次，要明確立卷歸檔的重點(diǎn)。此外，還要注意案卷裝訂的質(zhì)量，利于分類檢索，便于檔案規(guī)范化管理。

（五）將檔案管理人員納入科研項(xiàng)目研發(fā)團(tuán)隊(duì)，“一崗雙責(zé)”同時負(fù)責(zé)科研課題檔案的管理與研究?！耙粛忞p責(zé)”的管理方式，從科技文件材料的形成到歸檔進(jìn)行了全流程控制。專門制定的科研項(xiàng)目檔案管理辦法，要求將科研課題檔案管理工作納入到科研項(xiàng)目管理工作之中，同計劃、同實(shí)施、同驗(yàn)收，明確歸檔時間，落實(shí)歸檔責(zé)任；通過調(diào)研、溝通、探討、融合，解決了研究人員不確定研究階段產(chǎn)生的文件材料，哪些需要?dú)w檔保存，與檔案管理人員不完全了解科研項(xiàng)目會產(chǎn)生哪些文件材料的溝通盲點(diǎn)，按科研項(xiàng)目研究里程碑節(jié)點(diǎn)制定歸檔范圍，為研究人員歸檔提供可操作性依據(jù)；協(xié)助項(xiàng)目管理人員參與項(xiàng)目的節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收工作，在明確提出紙質(zhì)與電子文件審查意見的同時，對形成的科技文件材料進(jìn)行現(xiàn)場收集，確保了科研課題檔案的完整、真實(shí)及有效。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用現(xiàn)代化的手段做好科研檔案的管理工作水平，已成為必然。因此，要樹立開拓創(chuàng)新意識，緊跟時代步伐，不斷開創(chuàng)學(xué)校檔案事業(yè)的新局面?？蒲袡n案管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化勢在必行。更要著眼于利用，使“死”的檔案用“活”，更好地為學(xué)校教育科研服務(wù)，從而促進(jìn)學(xué)校教育科研發(fā)展。

[1]關(guān)月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報.2007，10.30(10).

[2]馮文靜.淺談高?？蒲袡n案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì).2007（8）.