檔案部門貫徹ISO質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)之探討

文/寶鈦集團(tuán)股份有限公司檔案室 周消頻

檔案部門貫徹ISO質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)之探討

文/寶鈦集團(tuán)股份有限公司檔案室 周消頻

本文就檔案部門貫徹ISO質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)做分析研究，認(rèn)為在貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)的過程中，可以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，可以推動檔案管理與質(zhì)量認(rèn)證工作的有機(jī)結(jié)合，可以規(guī)范企事業(yè)單位質(zhì)量管理目標(biāo)，可以有效控制企事業(yè)單位的發(fā)展方向，從而促進(jìn)企事業(yè)單位的全面發(fā)展。

檔案管理；ISO質(zhì)量體系；標(biāo)準(zhǔn)體系

企事業(yè)單位檔案是指單位在日常各種活動中形成的多種形式的有保存價值的資料，涵蓋了企事業(yè)單位管理、營銷、財務(wù)、物流、庫存、人事等各個部門，其存在形式一般有文字、圖紙、表格、視頻、音頻等。鑒于檔案管理內(nèi)容繁雜、涉及保密等特點。企事業(yè)單位在檔案管理方面應(yīng)該按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)加以執(zhí)行，并按此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核驗收。在組織管理方面，建立符合單位自身實際情況的檔案管理體制，配置檔案管理者，制定管理制度；在檔案保管方面，按照“七防”要求，配置存放檔案的設(shè)備設(shè)施；在檔案工作建設(shè)方面，有一整套可以執(zhí)行的保管、整理、統(tǒng)計、鑒定等工作流程；在檔案利用方面，需要建立與各個部門的連接程序，使檔案管理專業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

一、IS09001質(zhì)量管理體系的要求

IS09001標(biāo)準(zhǔn)是國際通行的管理標(biāo)準(zhǔn)，其主要內(nèi)容包括：質(zhì)量管理體系要求、策劃、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)、采購、測量、分析改進(jìn)等，該質(zhì)量管理體系貫穿生產(chǎn)制造、設(shè)施管理、試驗檢測、售后服務(wù)等產(chǎn)品質(zhì)量形成的整個過程，歸根到底是一個過程控制。在這個過程控制中，伴隨著具體管理行為，必然產(chǎn)生大量檔案。檔案室按照IS09001質(zhì)量過程控制要求，編制了《質(zhì)量記錄清單》，明確了歸檔分類和責(zé)任部門，在各個部門安排有專門人員負(fù)責(zé)收集歸檔工作，例如：銷售部門的《管理評審》《顧客的服務(wù)記錄》；生產(chǎn)部門的《崗位操作記錄》《日巡檢記錄》；人力資源部的《職工培訓(xùn)登記表》等。由各單位將收集的記錄進(jìn)行初步整理，然后按期歸檔。由檔案室負(fù)責(zé)整編、提供借查閱、保管。

二、遵循IS09001標(biāo)準(zhǔn)，整合檔案與質(zhì)量管理的一致性

IS09001標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理要與質(zhì)量管理保持一致，這一點在“文件控制”與“記錄控制”等章節(jié)有明確的要求，即：文件發(fā)布前的批準(zhǔn)、審批、更改、修訂、發(fā)放、保存廢止，必須與質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存、檢索、保管、處置等環(huán)節(jié)保持一致。這樣做的要求是為了便于評價產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量，是為了能夠隨時跟蹤質(zhì)量管理體系的運行，是為了隨時掌握控制過程。由此可見，質(zhì)量管控要以質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保持一致，質(zhì)量管控的各種記錄都屬于檔案管理范疇，反之，質(zhì)量管控必須依靠檔案管理獲得支持保證。只有保持檔案管理與質(zhì)量管理一致，才能發(fā)揮IS09001標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的重要作用。所以，企事業(yè)單位在進(jìn)行IS09001標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的過程中，必須遵照IS09001標(biāo)準(zhǔn)，對原有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改制，加強檔案管理與質(zhì)量體系的密切程度，讓檔案管理與質(zhì)量體系在管理目的、管理手段、管理要求等方面保持一致，趨向同步，發(fā)揮檔案管理對資料控制的重要作用。

三、貫徹IS09001標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)公司檔案管理的規(guī)范化科學(xué)化

貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)，加強檔案資料的控制，統(tǒng)一檔案生成與審批程序，統(tǒng)一檔案文本格式，統(tǒng)一檔案材料分類與標(biāo)識，實現(xiàn)檔案材料的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。按照IS09001質(zhì)量管理體系，依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法規(guī)，我們檔案室結(jié)合本企業(yè)實際情況，修訂了《企業(yè)檔案分類與保管期限規(guī)則》，對檔案歸檔、形成部門、保管期限等檔案根本業(yè)務(wù)做了修訂，規(guī)范了檔案管理程序。同時，我們檔案室根據(jù)檔案“保密使用”的原則，根據(jù)不同部門實際需要，修訂并完善了檔案的歸檔、保管、移交、利用、鑒定、銷毀等制度，匯編成新的《檔案管理制度》，把檔案管理全部納入質(zhì)量管理體系之中。

貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)，離不開人的因素。我們檔案室首先做到全員掌握質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，然后通過培訓(xùn)，讓各個部門的專門人員也掌握新的《檔案管理制度》，并建立新的《檔案管理考核細(xì)則》，對于貫徹質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)突出人員給予獎勵，把績效考核引入檔案管理，促進(jìn)實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化科學(xué)化。

貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)，不能死板教條地照抄。IS09001體系并沒有專門的檔案管理要素，只是在控制過程中強調(diào)了檔案管理與質(zhì)量管控的同步性與統(tǒng)一性。因此，在貫徹IS09001標(biāo)準(zhǔn)的時候，既要考慮質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，還要防止為了貫標(biāo)而生搬硬套檔案管理規(guī)則的錯誤做法。只有這樣，才能形成檔案管理與貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)的相輔相成關(guān)系，才能凸顯檔案工作的重要意義。

[1]江秀萍.探討IS09001標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(11).

[2]張照芳.ISO-9000認(rèn)證與企業(yè)檔案工作[J].中州建設(shè),2013(17).