新時期高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義探析

文/浙江科技學(xué)院檔案館 徐秀娟 王宇晴

新時期高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義探析

文/浙江科技學(xué)院檔案館 徐秀娟 王宇晴

在大數(shù)據(jù)時代，信息量暴增，隨之而來的是越來越多的信息資料，而對于高校檔案工作來說，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)發(fā)展的需求，檔案數(shù)字化管理已成為必然。因此，新時期高校必須順應(yīng)發(fā)展趨勢，認(rèn)知檔案數(shù)字化管理的意義，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理。

高校檔案；數(shù)字化管理；現(xiàn)實意義

伴隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對高校檔案管理工作也提出了更高的要求，檔案管理工作對于高校的發(fā)展有著非常重要的作用。然而，當(dāng)前高校檔案管理工作中存在著諸多問題，制約著高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

一、高校檔案管理過程中存在的主要問題

（一）高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對落后主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.由于高校檔案中包含不同種類的檔案資料，因此管理時需要大量的專門檔案盒以及檔案柜，但是學(xué)校往往在這一方面的經(jīng)費投入較少，管理設(shè)備缺失，從而導(dǎo)致檔案材料丟失，材料堆積；2.現(xiàn)代化的技術(shù)管理設(shè)備配置不到位，專門檔案室空間狹小，常年失修，缺乏防盜、除塵、防火、防漏、防有害生物的必要保護(hù)設(shè)施；3.沒有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，不利于高校檔案的管理。

（二）高校檔案內(nèi)容缺乏完整性。高校檔案內(nèi)容缺乏完整性主要體現(xiàn)在：1.高校開設(shè)的課程門類繁多，且教學(xué)活動本身是一個動態(tài)的過程，教學(xué)效果易受到師生情緒的影響，種種因素造成教學(xué)檔案具有多樣性、分散性和易變性等特點，這些特點不利于檔案的齊全收集、集中歸檔與規(guī)范管理。2.教學(xué)檔案直接來源是教師的教學(xué)成果，這使得部分教師對教學(xué)檔案的上交有抵觸心理，上交不積極或上交材料不齊全，甚至將一些檔案材料據(jù)為己有，導(dǎo)致部分教學(xué)材料不能完整地收集起來，缺乏完整性。

（三）紙質(zhì)檔案保護(hù)、查找、共享難以實施。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案給檔案管理帶來了很大的不便。1.高校檔案眾多，頻繁查詢及借閱紙質(zhì)檔案，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、丟頁、頁面污染等情況；2.紙質(zhì)檔案查找起來非常不容易，如果需要批量查找更是十分困難，并且查找出來的檔案還要放回原處，否則會給下次的查找造成更大的困難；3.由于高校檔案的內(nèi)容包含的比較廣泛，像重點學(xué)科及課題跟蹤檔案以及文獻(xiàn)典藏檔案和借閱檔案，如果需要查詢檔案，就必須到檔案管理處來，并由檔案管理處工作人員協(xié)助查找，這種低效的重復(fù)勞動不利于高效辦公，降低了工作效率。

二、新時期高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義

（一）高校檔案智能化管理，有利于提高辦公效率。借助檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行智能化管理，可使檢索編碼自動生成，提高辦公效率。1.辦公人員可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程操作，彌補(bǔ)以往的傳統(tǒng)辦公條件空間和時間的局限性。掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化原始材料大大減少了人工操作的工作量，并將失誤率降至最低，能夠?qū)⒄滟F材料及時、準(zhǔn)確地保存。2.將檔案借閱或者翻閱記錄錄入電腦，能夠及時提醒管理人員，避免檔案遺失，實現(xiàn)快捷管理，提高辦公效率。檔案數(shù)字化代替原來的紙質(zhì)檔案使用，使文件不再受“孤本”限制，該文件可以提供給所有需要的人使用，數(shù)字圖像文件異地轉(zhuǎn)移，使異地存取使用可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)得到實現(xiàn)，極大地提高了辦公效率。3.為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)高校的實際情況，制定統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案智能化管理在實際應(yīng)用中少走彎路，以保證檔案管理軟件的有效運行，提高辦公效率。

（二）高校檔案數(shù)字化管理，有利于拓寬資源建設(shè)途徑。

高校檔案數(shù)字化管理，有利于資源建設(shè)途徑的拓寬。1.高校檔案可借助于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理，將檔案數(shù)字化處理并錄入系統(tǒng)，運用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，建立相應(yīng)的提交檔案信息的系統(tǒng)，這有利于檔案的齊全收集、集中歸檔與規(guī)范管理。2.高校應(yīng)遵循開放性原則，將數(shù)字化信息資源對外開放，讓學(xué)生或者公眾在數(shù)字資源中查詢并自愿提交有用信息資源，提高共享程度，拓寬資源建設(shè)途徑。3.對于部分教師對教學(xué)檔案的上交有抵觸心理，上交不積極或上交材料不齊全的情況，可以運用計算機(jī)技術(shù)，通過軟件管理系統(tǒng)對其進(jìn)行統(tǒng)一的提醒、督促及審查，督促其完整上交教學(xué)材料，以確保教學(xué)材料能完整地收集起來，保證其完整性。

（三）檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)資源保護(hù)共享。

數(shù)字化管理是建立在計算機(jī)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，摒棄了傳統(tǒng)管理方式和檢索方式的煩瑣，安全性、通用性得到很大程度地提升。1.建立安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的計算機(jī)加密、防入侵等技術(shù)。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉(zhuǎn)換成微縮品，以確保它們長久可讀。2.教學(xué)檔案數(shù)字化管理可借助網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)整個網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部信息資源共享，管理和檢索檔案信息不受辦公地點和辦公時間的限制，使檔案信息的利用更加便捷，擴(kuò)大范圍，使應(yīng)用范圍、應(yīng)用人群更加廣泛，而且有利于實現(xiàn)資源的保護(hù)、查找。3.人們在共享資源的使用過程中，可以不斷了解到當(dāng)前使用的數(shù)據(jù)庫缺點，取長補(bǔ)短，不斷改進(jìn)和更新數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，使檔案數(shù)字化管理日益成熟完善，并且定期整合高校產(chǎn)生的教學(xué)信息資源，確保具有歸檔價值的信息能夠及時數(shù)字化歸檔。

三、結(jié)束語

綜上所述，新時期高校檔案管理面臨的諸多問題，嚴(yán)重制約了高校檔案管理的效率。因此，要想使高校檔案管理更快更好，必須使高校檔案智能化和數(shù)字化管理，提高辦公效率，拓寬資源建設(shè)途徑。同時，認(rèn)識到檔案管理對高校工作的重要性，大力推動高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，對構(gòu)建和諧的高校環(huán)境和和諧的社會環(huán)境也有著巨大的意義。

［1］王翠紅.實施檔案數(shù)字化管理的幾點思考［J］.檔案管理，2013（09）：115-117.

［2］王靜.對檔案信息安全體系建設(shè)的幾點思考［J］.東方企業(yè)文化，2014（02）：108-120.