基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

文/白山市社會保險(xiǎn)局渾江區(qū)分局 呂顯偉

基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

文/白山市社會保險(xiǎn)局渾江區(qū)分局 呂顯偉

自從改革開放后，國內(nèi)基層事業(yè)單位發(fā)生深刻改變，其檔案管理工作也隨之而轉(zhuǎn)變。筆者在本文中首先研究了檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵及要求，然后探討了當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理存在的問題，最后分析了其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的路徑選擇。

事業(yè)單位；基層；檔案管理；現(xiàn)代化

進(jìn)入信息化時(shí)代后，檔案管理形式出現(xiàn)較大變動。為了提升基層事業(yè)單位工作質(zhì)量，不斷提升事業(yè)單位的發(fā)展水平，在市場經(jīng)濟(jì)背景下必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理，在此背景下需要不斷改進(jìn)和完善檔案管理，筆者在本文中對此進(jìn)行分析和研究。

一、檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵及要求

（一）檔案管理的無紙化、虛擬化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提升，文字具有多樣化的保存形式。依托信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，文字儲存中無紙化方式更加常見，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介管理方式將慢慢退出歷史舞臺?？焖侔l(fā)展的信息技術(shù)讓檔案管理更加便捷。不僅如此，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的輔助下，把檔案資源鏈接網(wǎng)絡(luò)，深化資源利用，豐富資源形式，虛擬化的檔案管理為其顯著特征也是今后發(fā)展的趨勢。

（二）檔案管理的縮微化、數(shù)字化。當(dāng)前攝影技術(shù)獲得極大的發(fā)展，人們逐漸意識到數(shù)碼技術(shù)、微縮技術(shù)等的重要性，這也為基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化提供技術(shù)支撐。綜合運(yùn)用上述兩種技術(shù)可以變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為電子檔案，然后在縮微攝影技術(shù)的輔助下變?yōu)殡娮游募?，由于其占用?nèi)存較小，因此可以大量并方便的保存，從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理大量使用空間的現(xiàn)狀，也避免了紙質(zhì)檔案防腐、防蛀等等問題的困擾，提升其使用時(shí)長。

（三）檔案管理的社會化、市場化。作為全社會發(fā)展豐富經(jīng)驗(yàn)的保存者和知識庫，檔案資料在社會發(fā)展過程中扮演著重要的角色，具有較高的應(yīng)用價(jià)值，是不可多得的珍貴材料。社會化檔案資源進(jìn)行市場化運(yùn)作能夠激發(fā)人們檔案保護(hù)的意識和水平，共享完善檔案管理機(jī)制，可以對其價(jià)值深化開發(fā)，把其作用最大限度的發(fā)揮，為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供較強(qiáng)的借鑒意義。

二、基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）基層事業(yè)單位檔案管理專業(yè)性較低。如今，傳統(tǒng)落后的檔案管理模式在當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理中有極大的市場，和單位發(fā)展的實(shí)際情況相左。未能以專業(yè)化、規(guī)范化的角度對待檔案管理工作，一些基層事業(yè)單位內(nèi)部還存在科室閥門，如財(cái)務(wù)部門保存財(cái)務(wù)類檔案，技術(shù)部門保存技術(shù)類檔案，辦公室保存文書類檔案。這也導(dǎo)致檔案資源作用難以發(fā)揮，存在不專業(yè)、不規(guī)范的管理檔案的行為，嚴(yán)重阻礙該項(xiàng)工作水平的提升。

（二）檔案利用率低、管理人員意識薄弱。對事業(yè)單位尤其是基層單位來講，檔案管理工作在其改革、發(fā)展過程中扮演著重要的角色，這些單位在發(fā)展當(dāng)前的同時(shí)可以借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)，以便于更好地進(jìn)行發(fā)展。但是，長時(shí)間以來很多單位對檔案承載的重要?dú)v史資源難以有效的利用，管理人員的利用意識有待提升。

（三）缺乏相關(guān)方面的人才。在市場經(jīng)濟(jì)背景下，很多基層單位從事檔案管理的人員激情和耐心不足，難以在一個(gè)崗位上長時(shí)間工作，尤其是檔案管理工作平淡無奇，所以在基層事業(yè)單位從事檔案管理工作的大都缺乏必要的工作經(jīng)驗(yàn)，這對基層事業(yè)單位整理、記錄檔案造成嚴(yán)重影響。

三、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化路徑選擇

（一）重視檔案管理現(xiàn)代化工作。思想觀念的落后導(dǎo)致行為的落后，最終導(dǎo)致檔案管理工作的落后，所以，我們必須強(qiáng)化思想認(rèn)知，不斷對檔案管理工作強(qiáng)化認(rèn)知和發(fā)展，以社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的本質(zhì)要求促進(jìn)思想認(rèn)識的提升，適應(yīng)信息化社會發(fā)展的步伐，不斷提升檔案管理工作的信息化質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化制度管理建設(shè)。如今，基層事業(yè)單位檔案管理工作依托的制度比較陳舊，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的普及，為信息的輸入輸出奠定良好的基礎(chǔ)，這也是為什么當(dāng)前檔案管理工作必須保證電子檔案安全性、可靠性的根本原因。因?yàn)楹芏鄰氖聜鹘y(tǒng)檔案管理的人員對此類型的問題沒有遇到，所以，我們必須依托社會實(shí)際情況，在新技術(shù)的輔助下，不斷完善法規(guī)制度，提升信息管理的安全性。

（三）檔案管理方法的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化檔案管理如果僅僅依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備難以形成規(guī)模，還應(yīng)該制定和現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備相符的管理標(biāo)準(zhǔn)。對比傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理的現(xiàn)代化工作主要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，當(dāng)前快速發(fā)展的信息化技術(shù)也為其奠定良好的基礎(chǔ)，因此我們應(yīng)該在基層事業(yè)單位中引入新的技術(shù)和方法，充實(shí)本單位檔案管理工作，提升基層事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平。

四、結(jié)束語

總而言之，要想保障基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，就應(yīng)該具有先進(jìn)的科學(xué)理論進(jìn)行指引，依托現(xiàn)代化的手段和管理措施，在先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)等媒介的輔助下，對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，以便于保障基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平的提升，提高其利用效率。作為在基層事業(yè)單位從事檔案管理的人員，我們必須深化知識學(xué)習(xí)，探討信息技術(shù)的使用方法，保障綜合素質(zhì)的提升，為檔案管理的現(xiàn)代化奠定良好的基礎(chǔ)。

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