學習型組織在企業(yè)基層檔案室的實踐與發(fā)展

文/北京宇航系統(tǒng)工程研究所 李偉

學習型組織在企業(yè)基層檔案室的實踐與發(fā)展

文/北京宇航系統(tǒng)工程研究所 李偉

本文通過分析當前檔案工作所面臨的種種變革，指出只有在企業(yè)基層檔案室構(gòu)建學習型組織，才是檔案工作不斷發(fā)展的動力。同時，介紹了企業(yè)基層檔案室在創(chuàng)建學習型組織方面的一些有益實踐，并對學習型組織在企業(yè)基層檔案室的未來發(fā)展進行論述。

檔案室；學習型組織

“一切都要從創(chuàng)新開始。應(yīng)對當今的各種挑戰(zhàn)，我們必須超越反應(yīng)式解決問題的模式。我們所需要的創(chuàng)新的規(guī)模和深度都是前所未有的?！边@是彼得.圣吉在其著名的倡導建立學習型組織的著作《第五項修煉》中所指出的。這是一個能熟練地創(chuàng)造、獲取和傳遞知識的組織，同時也要善于修正自身的行為，以適應(yīng)新的知識和見解。企業(yè)基層檔案室唯有建成學習型組織，才能在當前不斷變革的信息化社會中保持持續(xù)的競爭力，使檔案工作充滿活力。

一、檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

隨著我國企業(yè)制度改革的不斷深化，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)與管理發(fā)生變化，原有檔案管理方式的不適應(yīng)性日益明顯。同時，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)管理理念、管理方法、業(yè)務(wù)流程的變化下，龐大的信息資源如果失去檔案管理的技術(shù)配合與支持，極易引發(fā)企業(yè)文件失控，檔案管理創(chuàng)新勢在必行。然而，我們傳統(tǒng)的檔案管理似乎是與企業(yè)其他信息資源的管理相割裂的，檔案管理長期置于管理鏈條的末端，既不利于信息資源的后繼管理，也不利于檔案管理質(zhì)量的把控，因此，對檔案管理新型人才的需求凸顯出來。檔案人員不僅需要熟練檔案管理技術(shù)，更需要掌握企業(yè)和項目管理知識，以便在恰當?shù)臅r機對信息實施檔案化控制。

當前，由于電子文件在科研生產(chǎn)、經(jīng)營開發(fā)、項目管理等的廣泛應(yīng)用，企業(yè)的檔案管理已經(jīng)逐步進入了一個與“知識管理”相伴和高密度運用信息技術(shù)的時代，檔案管理的價值必須通過“知識管理”實現(xiàn)。因此，企業(yè)檔案管理需要制定新的規(guī)范以適應(yīng)這一變化。檔案工作者需要了解新時期檔案管理的重心，并將檔案管理與企業(yè)宏觀管理相關(guān)聯(lián)；需要新的人才定位和知識結(jié)構(gòu)，以便為企業(yè)提供檔案信息化的人才支持和務(wù)實可行的解決方案。

二、學習型組織在企業(yè)基層檔案室的實踐

以檔案管理手段和技術(shù)直接服務(wù)于企業(yè)各項工作的基層檔案室，正面臨著信息技術(shù)帶來的檔案管理理論與技術(shù)方面的難題，破解這一難題，需要建成學習型組織，營造個人、組織共同發(fā)展的良好組織環(huán)境。檔案部門內(nèi)部必須培養(yǎng)形成一種知識共享、互利互惠的文化氛圍，努力創(chuàng)造良好的溝通情境；注重員工的培訓和繼續(xù)教育，鼓勵他們認真學習現(xiàn)代化的管理技術(shù)、積極思考、勇于創(chuàng)新，并在工作實踐中汲取知識、增長才干。

（一）工作學習化，學習工作化。在過去的幾年中，作為企業(yè)中從事知識管理和技術(shù)保障服務(wù)的檔案室，我們始終以提升檔案人員專業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)技能素質(zhì)為目標，以員工培訓為基本手段，認真制定年度培訓計劃并努力付諸實施。培訓內(nèi)容是根據(jù)企業(yè)對檔案工作的需求，從文件與檔案管理的實際情況出發(fā)，突出實際操作能力，提高檔案人員解決工作實際問題的能力，進而提升他們的創(chuàng)新能力和綜合素質(zhì)。按照崗位技能標準要求進行文件管理與歸檔工作技能訓練、檔案管理規(guī)章制度的學習培訓、安全保密工作培訓、應(yīng)急問題能力培訓、創(chuàng)新能力培訓等，都收到了較好的效果，為后續(xù)的學習型組織的發(fā)展，員工實現(xiàn)自我超越奠定了基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)建“共享”的組織文化，實現(xiàn)團隊學習。通過對未來幾年綜合檔案室面臨的形勢任務(wù)的分析，我們首先確定了“建立一支具備人員培養(yǎng)意識、方法與能力的隊伍；建立與人員培養(yǎng)配套的人員配置、激勵、考核措施”的工作目標，強調(diào)基于團隊學習的檔案業(yè)務(wù)課題的共同研究，建立新老結(jié)合的工作組、課題組、學習小組，在小組內(nèi)部和小組之間實現(xiàn)知識和經(jīng)驗的共享。老同志負責傳授檔案工作經(jīng)驗和工作技能，新同志負責傳授檔案管理的新觀念及信息化技術(shù)在檔案工作中的實際應(yīng)用等等。我們通過這種方式，為檔案管理人員搭建知識共享平臺，實現(xiàn)成員的優(yōu)勢互補，相互促進，共同提高，進而實現(xiàn)學習對團隊文化的影響。

（三）通過反思，改善行為與思維模式。為了給檔案人員改善心智模式創(chuàng)造條件，我們建立并完善檔案文件管理的工作例會制度。例會的議題涉及檔案管理專業(yè)知識的學習、文件管理工作質(zhì)量的管控、檔案工作服務(wù)性與服務(wù)內(nèi)容的研討、檔案工作面臨的變革與創(chuàng)新發(fā)展、檔案業(yè)務(wù)工作技巧的實操等等。為了使每次檔案工作例會達到預(yù)期的目標，我們在全體專兼職檔案人員中征集議題并提前告知，要求檔案人員反思自己的工作過程。同時制定議事規(guī)則，一方面要求發(fā)言者抓住事物的本質(zhì)，有效地表達自己的想法，另一方面要求傾聽者學會開放心靈，容納別人的想法，從而達到有效溝通的目的。

（四）不斷推進個人成長，鼓勵實現(xiàn)自我超越。在企業(yè)檔案室，我們組織檔案管理者進行學習，學習的主題內(nèi)容不僅僅涵蓋檔案管理理論，而且涉及自己在企業(yè)中的發(fā)展方向、質(zhì)量管理理論與方法、產(chǎn)品研制流程與項目管理知識、檔案文化研討、知識管理與信息化的發(fā)展等等。通過學習，開闊檔案人員的視野，鼓勵他們選擇自己的專業(yè)發(fā)展方向，從而逐步看清自己的個人職業(yè)愿景。例如：“我想成為檔案管理工作的質(zhì)量管控專家”“我想更加深入地研究產(chǎn)品檔案”“我希望成為檔案編研的專業(yè)人才”等等。根據(jù)這些個人愿景，我們努力在日常業(yè)務(wù)工作中為檔案人員創(chuàng)造條件，讓每一個人在自己的愿景中充分實踐，發(fā)揮管理才能，引導檔案人員從工具型的工作轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)造型的工作，進而挑戰(zhàn)自己的能力極限。

三、學習型組織在基層檔案室的發(fā)展

學習型組織在基層檔案室的發(fā)展必須依靠不斷地學習實踐來獲得。因此，我們需要在已經(jīng)做出的有益實踐的基礎(chǔ)上進行系統(tǒng)的思考和整合。

（一）開發(fā)共同愿景，以促進對長期性目標的承諾。近些年，隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，企業(yè)基層檔案室的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作被嚴重的邊緣化，檔案工作面臨轉(zhuǎn)型的機遇與挑戰(zhàn)。檔案室是技術(shù)保障與服務(wù)型的組織，要避免員工因感到崗位工作的邊緣化而放棄提升能力的想法。由于身處保障性崗位，檔案人員往往對單位發(fā)展的目標感到茫然無所依，很有可能產(chǎn)生“打醬油”的情緒和心理，對自己的學習目的和意義也不甚明了。因此，在下一步的工作中，需要引導檔案人員樹立“有為有位”的思想。就像人體的健康一樣，企業(yè)的健康發(fā)展，離不開任何一個組織的健康發(fā)展。檔案人員應(yīng)該通過學習，樹立起正確的職業(yè)觀念，既通過檔案人員的努力，使檔案管理成為企業(yè)基礎(chǔ)的信息管理環(huán)節(jié)和危機控制手段，檔案工作所提供的強有力的技術(shù)支持，會成為助推企業(yè)中心工作起飛的動力之一，這是我們工作存在的價值和必要性，也應(yīng)該是我們檔案人員的共同愿景和長期目標。

（二）系統(tǒng)思考，完成第五項修煉。系統(tǒng)思考可以幫助檔案人員深刻理解從傳統(tǒng)的檔案管理工作到檔案信息化的過程中，我們必須熟練把握的各種影響力。檔案人員必須形成看待自己業(yè)務(wù)工作與企業(yè)中心工作的新方法，從把檔案工作看成與企業(yè)工作的相互分離，轉(zhuǎn)變?yōu)榕c企業(yè)工作的相互聯(lián)系；從把檔案工作中的問題看成是由外部因素造成的，轉(zhuǎn)變?yōu)檎J清我們自己的行為如何導致了我們所面臨的各種問題。通過系統(tǒng)思考，檔案人員會不斷發(fā)現(xiàn)自己如何創(chuàng)造現(xiàn)實，以及自己如何改變現(xiàn)實。

檔案室可以根據(jù)企業(yè)的目標及對檔案工作的要求，制定自己的哲學理念，把對歷史的責任和對現(xiàn)實的服務(wù)作為檔案工作的核心價值觀，創(chuàng)建一種共同的、對創(chuàng)新的信念和行動能力。只有這樣，企業(yè)檔案室才能逐步進入檔案與知識管理的自由王國。

當今社會已全面進入信息化時期，企業(yè)需要檔案工作提供信息與知識的服務(wù)，檔案人員必須建立新的觀察角度，重新理解自己的職業(yè)使命，通過采用學習型組織的行動對策，不斷開創(chuàng)自己真心向往的成就，使檔案工作的組織和檔案人員與自己所服務(wù)的企業(yè)得到共同發(fā)展?！緟⒖嘉墨I】

［1］覃兆劌.企業(yè)檔案的價值與管理規(guī)范［M］.北京：世界圖書出版公司，2010.