檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討

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檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討

文/海口市第一職業(yè)中學(xué) 韓清衍

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化成為檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢。本文結(jié)合檔案信息化的內(nèi)涵, 分析了目前國內(nèi)檔案信息化建設(shè)過程中存在的主要問題，并提出了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的幾點措施。

檔案信息化；檔案管理；開發(fā)利用；措施

一、檔案信息化的內(nèi)涵

檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展和普遍應(yīng)用的產(chǎn)物，是對傳統(tǒng)檔案體系工作的創(chuàng)新，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。早在2002 年11 月25 日， 國家檔案局中央檔案館向全國各檔案部門印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》， 明確提出檔案信息化建設(shè)涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這五個方面基本上對檔案信息化做了較為全面的解讀。為檔案信息化的具體實施指明了切入點。

二、目前檔案信息化建設(shè)過程中存在的主要問題

近幾年來，檔案信息化日益受到相關(guān)單位的高度重視，在檔案信息化的推進(jìn)上都取得了一定的經(jīng)驗和成果。但我們也發(fā)現(xiàn)，檔案信息化進(jìn)程中仍然存在著不少問題。

（一）檔案信息化建設(shè)意識有待加強(qiáng)。由于長期以來檔案都是以紙質(zhì)媒介或者實體等形式貯藏，檔案工作人員在向檔案信息化的觀念轉(zhuǎn)變上比較困難，仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案工作體系，檔案信息化的意識比較淡薄。很多單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案本身的重要性認(rèn)識不足，在檔案建設(shè)的投入上難以放到優(yōu)先考慮的位置。這些都對檔案信息化建設(shè)的順利開展帶來了一些干擾或障礙，延緩了信息化的整個進(jìn)程。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案室屬于單位的行政服務(wù)部門，過去在此部門的工作人員文化水平普遍較低，年齡偏大，他們手工操作比較熟練，但對電腦操作卻很生疏，在電子文件管理方面缺乏經(jīng)驗。檔案信息化建設(shè)的最終目的是提高檔案的服務(wù)價值，電子文檔便于檢索和查詢，網(wǎng)絡(luò)讓檔案資源實現(xiàn)了共享，拓展了服務(wù)對象范圍，提高了利用效率和價值。很顯然，檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求。原先的管理人員需要盡快參加現(xiàn)代信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。

（三）檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施相對薄弱。檔案信息化要求檔案管理引入現(xiàn)代信息技術(shù)，而現(xiàn)代信息技術(shù)又必須依賴于現(xiàn)代化的軟件和硬件設(shè)施。內(nèi)存比較大的計算機(jī)、運行速度較快的局域網(wǎng)、功能比較強(qiáng)大的服務(wù)器以及專門為檔案管理開發(fā)出來的數(shù)據(jù)庫等等，這些都是檔案信息化建設(shè)的必要條件。目前檔案管理部門因為資金比較緊張，增加收入的渠道比較少，一定程度上制約了在基礎(chǔ)設(shè)施上的投入，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)陷入心有余而力不足的窘境。

（四）檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)滯后。檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化的基本要求之一。國內(nèi)目前對檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)制定了不少標(biāo)準(zhǔn)，但主要是針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的，對數(shù)字化的檔案管理制定的標(biāo)準(zhǔn)比較少。檔案信息資源的貯存必須要用共同的信息技術(shù)和共同的信息語言，否則會出現(xiàn)各自為政，電子檔案混亂的局面。檔案信息化建設(shè)要求從數(shù)字檔案信息的著錄、保護(hù)等方面入手，制定新的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范工作實踐。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的主要措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代檔案管理意識。單位各級領(lǐng)導(dǎo)及全體檔案管理人員都要迅速轉(zhuǎn)變觀念，從檔案事業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略高度認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等都是當(dāng)前鮮明的時代特征，檔案管理也必須與時俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)豐富、完善傳統(tǒng)檔案管理的不足，樹立現(xiàn)代檔案管理意識，實現(xiàn)檔案資源收集、著錄、開發(fā)利用等方面的突破，更好地滿足用戶的需要， 提高檔案管理的社會效益。

（二）外引內(nèi)培，優(yōu)化檔案管理人員素質(zhì)。檔案信息化建設(shè)的成效歸根結(jié)底取決于檔案管理人員的素質(zhì)。檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識，熟悉傳統(tǒng)的紙質(zhì)或?qū)嶓w材料的存檔，還要能運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段獲取檔案信息資源、通曉電子著錄并能提供數(shù)字化的檔案信息服務(wù)。一方面，單位要組織內(nèi)部員工進(jìn)行技能培訓(xùn)，讓他們盡快適應(yīng)新的工作挑戰(zhàn)，另一方面，要積極引進(jìn)電腦操作熟練、懂軟件開發(fā)和利用的高素質(zhì)人才，打造檔案信息化建設(shè)的精英團(tuán)隊，為檔案信息化建設(shè)提供人力資源上的保障。

（三）增加投入，創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案信息中心。檔案信息化建設(shè)是為了更好地為經(jīng)濟(jì)、社會、企業(yè)等提供服務(wù)。單位應(yīng)該加大資金投入，創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案信息中心，使檔案管理部門成為提升本單位的形象和核心競爭力的生力軍之一。有條件的單位可以把檔案室、圖書館、計算機(jī)中心等部門進(jìn)行整合，形成技術(shù)上互相支持、信息資源共享的良好格局，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)?，F(xiàn)代化的檔案信息中心需要有方便快捷的信息網(wǎng)絡(luò)、性能穩(wěn)定并且功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫以及數(shù)量足夠的計算機(jī)和服務(wù)器。另外，各級部門要緊密配合檔案管理部門，加大網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)，并利用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息在短時間內(nèi)的異地傳輸與交流， 使分散在各地的檔案信息資源實現(xiàn)共享。

（四）結(jié)合實際， 制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案載體不再只是停留在紙質(zhì)媒介和實體等形式，而是呈現(xiàn)出多元化的態(tài)勢。單位應(yīng)立即行動起來，按照國家的有關(guān)法律和規(guī)定，結(jié)合自身的實際情況，制定與檔案信息化相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。電子檔案的鑒定、電子文件的格式和存儲及利用都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案信息的密級應(yīng)制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案的密級配置相應(yīng)的服務(wù)器，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化的激勵約束制度的建設(shè)，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，單位只有迎頭趕上，適應(yīng)這一重大變革。創(chuàng)新工作思路，積極探索檔案信息化建設(shè)的有效路徑，不斷總結(jié)經(jīng)驗，推動檔案信息化建設(shè)上新的臺階。

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