檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題分析

文/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 龍珊珊 滿藝

檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題分析

文/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 龍珊珊 滿藝

本文針對(duì)我國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)問(wèn)題，從《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》和標(biāo)準(zhǔn)采標(biāo)率兩個(gè)切入點(diǎn)進(jìn)行探討。針對(duì)《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》，結(jié)合我國(guó)的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行探討；針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)采標(biāo)率，結(jié)合我國(guó)檔案領(lǐng)域的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行探討，并且對(duì)此與國(guó)外進(jìn)行了對(duì)比。

檔案標(biāo)準(zhǔn)體系；檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表；采標(biāo)率

一、關(guān)于《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》和標(biāo)準(zhǔn)制定

在CNKI中檢索文獻(xiàn)，限定篇名關(guān)鍵詞為“檔案”+“標(biāo)準(zhǔn)體系”，總共得到36篇文獻(xiàn)。剔除兩篇與檔案標(biāo)準(zhǔn)體系無(wú)關(guān)的文獻(xiàn)，其余相關(guān)文獻(xiàn)可分為四類(lèi)：第一類(lèi)是關(guān)于通用的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，這類(lèi)文獻(xiàn)關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)體系可通用于各類(lèi)檔案，例如檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系等；第二類(lèi)是關(guān)于某類(lèi)檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系，這類(lèi)文獻(xiàn)關(guān)注的是針對(duì)某一特定種類(lèi)檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系，例如科研檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系、城建檔案標(biāo)準(zhǔn)體系等；第三類(lèi)是關(guān)于國(guó)際或者國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)體系的研究，例如國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系、英國(guó)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系；第四類(lèi)是與本文相關(guān)的，例如中國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系研究、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表?？傮w說(shuō)來(lái)與本文主題相關(guān)的文獻(xiàn)最少，所占比例為6%；數(shù)量最多的是第一類(lèi)文獻(xiàn)，所占比例為80%。數(shù)據(jù)體現(xiàn)出學(xué)界對(duì)于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系從宏觀全局的層面上研究的較少，從中觀層面研究某一類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)體系的較多。

1991年國(guó)家檔案局發(fā)布了《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》，目的在于從宏觀上指導(dǎo)我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，該體系表將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)劃分為兩大部分：基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；其中基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)包括檔案專(zhuān)業(yè)基本術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)、檔案種類(lèi)劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)；業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》還列出了與檔案工作關(guān)系密切，但又不完全屬于檔案工作領(lǐng)域的一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括文件制成材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、底圖、藍(lán)圖制作規(guī)范、檔案裱糊用料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、立卷規(guī)則、技術(shù)文件格式、商業(yè)、金融、財(cái)政、外交等專(zhuān)門(mén)文件格式、國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式、CAD文件管理標(biāo)準(zhǔn)和CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)與歸檔標(biāo)準(zhǔn)等。

我國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)體系一般分為如下幾個(gè)層次：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中還包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)性技術(shù)文件。以《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》中的劃分為例，對(duì)我國(guó)頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)。我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工作進(jìn)入法制化建設(shè)階段以后，從1992年頒布DA/T 1-1992《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》標(biāo)準(zhǔn)至今，已經(jīng)發(fā)布了66項(xiàng)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在這些標(biāo)準(zhǔn)中，基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)有3個(gè)，所占比例約為4.5%；業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有61個(gè)，所占比例約為92.5%；其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)2個(gè)，所占比例約為3%。在基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)中，有兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是替代關(guān)系，最終現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)有兩個(gè)且這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都是檔案專(zhuān)業(yè)基本術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)，它們分別是DA/T1-2000《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》和DA/T 58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》。在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中，主要包含三類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，分別是檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。其中檔案整理標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)14項(xiàng)，所占比例約為23%；檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)20項(xiàng)，所占比例約33%；檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)27項(xiàng)，所占比例約為44%。在其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中，共計(jì)兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，包括DA/T34-2005《國(guó)家檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地工作規(guī)范》和DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》。

對(duì)照《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)覆蓋了兩大類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，但是在兩大類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)中進(jìn)一步分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)則沒(méi)有完全覆蓋。在基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)中，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)只覆蓋了檔案專(zhuān)業(yè)基本術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有覆蓋檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)、檔案種類(lèi)劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)。在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)覆蓋了檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，而沒(méi)有覆蓋檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。這說(shuō)明我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》的設(shè)定還存在不對(duì)應(yīng)，現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)體系有待于進(jìn)一步完善。例如基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)中目前缺乏檔案計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)和檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論是對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案還是電子文件，這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)有助于規(guī)范人們對(duì)于檔案工作中的計(jì)量和統(tǒng)計(jì)工作，有利于全面掌握檔案工作的發(fā)展情況，為進(jìn)一步發(fā)展的規(guī)劃和決策提供客觀依據(jù)。在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中，目前缺乏的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)也十分有必要。尤其在電子文件快速增長(zhǎng)，格式多種多樣的背景下，規(guī)范文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，有利于后續(xù)檔案管理工作的順利開(kāi)展。不過(guò)類(lèi)似的標(biāo)準(zhǔn)雖然沒(méi)有檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但是已有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》?？傮w來(lái)說(shuō)，我國(guó)現(xiàn)行的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》而言，基本的、關(guān)鍵的標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)具備，但是體系不夠完善和健全。與信息通信技術(shù)對(duì)檔案行業(yè)的影響日益加劇相比，《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》的演進(jìn)則過(guò)于緩慢，沒(méi)有及時(shí)的跟進(jìn)時(shí)代的變遷。雖然《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》屬于計(jì)劃性、框架性的指導(dǎo)文件，本身具有一定的固定性，欠缺靈活性，但是在時(shí)代發(fā)生激烈變革，出現(xiàn)新事物、新方法、新技術(shù)的時(shí)候，這種宏觀框架也應(yīng)該將新的變化考慮其中。這一點(diǎn)上《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》則比較滯后。為了更有利于我國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，一方面從宏觀指導(dǎo)層面，應(yīng)該構(gòu)建更合適、更能為當(dāng)下和未來(lái)一段時(shí)間的檔案工作提供有益支撐的標(biāo)準(zhǔn)體系；另一方面，從微觀實(shí)踐層面，制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)不僅要關(guān)注重點(diǎn)環(huán)節(jié)，也要關(guān)注其他的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，使得形成的體系更加健全和完善，對(duì)于檔案工作具有全方位的規(guī)范作用。

二、關(guān)于檔案領(lǐng)域國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)情況

在CNKI中檢索文獻(xiàn)，限定篇名關(guān)鍵詞為“檔案”+“采標(biāo)”沒(méi)有檢索出文獻(xiàn)；限定關(guān)鍵詞為“檔案”+“采標(biāo)”，關(guān)鍵詞檢索范圍為全文可得到相關(guān)的文獻(xiàn)。檢索結(jié)果表明學(xué)界現(xiàn)已公布的文獻(xiàn)里面沒(méi)有專(zhuān)門(mén)以此為主題的，有一些文獻(xiàn)在涉及檔案標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題時(shí)會(huì)談到檔案標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)。本文將針對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)問(wèn)題進(jìn)行探討。

就檔案行業(yè)而言，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率，因此本文針對(duì)此問(wèn)題的討論將范圍限定在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，資料來(lái)源包括國(guó)家檔案局網(wǎng)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)共享服務(wù)平臺(tái)（中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)）。本文從國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中篩選出37項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理相關(guān)，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容覆蓋了《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》表中的兩大類(lèi)：檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并且后者居多。除了這兩類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)國(guó)標(biāo)還有一類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)屬于檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但是它并不是指針對(duì)某一個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案收集、整理等，而是針對(duì)檔案管理的整個(gè)環(huán)節(jié)，本文在下面的討論中將其視為檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

在這37項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，有17項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)采用了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（包含了修改采用和等效采用），所占比例為46%，有20項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，所占比例為54%。總體而言，37項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的比率低于未采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的比率。

在采標(biāo)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)別全部是檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)；標(biāo)準(zhǔn)中主要是國(guó)家推薦性標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)性技術(shù)文件，沒(méi)有國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)；這些現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布時(shí)間為2003年至今，并且我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布時(shí)間一般要晚于所采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)至少1年，多則8至9年，不存在像國(guó)外有的國(guó)家同步采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的情況。這些標(biāo)準(zhǔn)采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)包括ISO關(guān)于信息與文獻(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)、縮微攝影技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)等。在沒(méi)有采標(biāo)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)別即有檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，也有檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并且標(biāo)準(zhǔn)全部是國(guó)家推薦性標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)性技術(shù)文件。

從標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的角度看采標(biāo)率可以發(fā)現(xiàn)，采標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)主要是關(guān)于電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，例如元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、縮微攝影技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)等；沒(méi)有采標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)主要是本土特性比較明顯的標(biāo)準(zhǔn)，例如全宗單標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)技術(shù)檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、古代壁畫(huà)保護(hù)修復(fù)檔案標(biāo)準(zhǔn)、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)、城市建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)等，這些標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍沒(méi)有合適的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)作為參考，因此并未采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。

為了更進(jìn)一步的衡量我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)情況，針對(duì)電子文件管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，選取了英、韓兩國(guó)進(jìn)行對(duì)比。在英國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，本文梳理出與電子文件管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)11項(xiàng)，其中10項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)采用了ISO國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，所占比例約為91%。在韓國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，本文梳理出與電子文件管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)12項(xiàng)，其中10項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)采用了ISO國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，所占比例約為83%。在我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，本文梳理出與電子文件管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)13項(xiàng)，其中8項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)采用了ISO國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，所占比例為62%。根據(jù)數(shù)據(jù)可知，中國(guó)的采標(biāo)率低于英國(guó)和韓國(guó)，英國(guó)的采標(biāo)率最高。

總的來(lái)說(shuō)，我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率不高，并且采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)滯后。這一方面是由于對(duì)于不適應(yīng)于我國(guó)具體的檔案管理實(shí)際情況的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)我們不予采用，一方面是由于我國(guó)在一些通用領(lǐng)域的發(fā)展上滯后于世界先進(jìn)水平。對(duì)此，我國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)制定工作一方面準(zhǔn)確把握自身特色，根據(jù)本國(guó)特點(diǎn)，制定出符合自身情況的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范和引導(dǎo)檔案工作，一方面對(duì)于國(guó)際共通的領(lǐng)域，我們一邊要加快實(shí)際工作的發(fā)展步伐，一邊要在研究領(lǐng)域跟進(jìn)國(guó)際動(dòng)態(tài)，在理論研究和實(shí)際應(yīng)用兩個(gè)層面完善與提升檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)和檔案管理工作。

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[10]該標(biāo)準(zhǔn)被DA/T1-2000《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》代替.

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