試論信息化背景下高校檔案管理制度的建設(shè)

文/寧夏大學(xué)民族預(yù)科教育學(xué)院 馬偉

試論信息化背景下高校檔案管理制度的建設(shè)

文/寧夏大學(xué)民族預(yù)科教育學(xué)院 馬偉

檔案工作是一項重要的社會性的信息服務(wù)工作，它不僅僅是簡單地對檔案進(jìn)行管理，而是為了充分開發(fā)檔案利用的現(xiàn)實價值，從而推動檔案工作的發(fā)展。目前，高等教育發(fā)展進(jìn)入一個新的發(fā)展階段，將信息技術(shù)應(yīng)用作為中心，也推動了檔案管理的改革和發(fā)展。本文闡釋了在信息化背景下，高校檔案管理制度存在的問題，并提出了發(fā)展的對策。

信息化背景；高校；檔案管理；制度；建設(shè)

高校檔案管理工作具有多方面的功能，其可以涉及高校教學(xué)、科研、后勤管理等各個環(huán)節(jié)。在信息化背景下，高校的信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然要求，因此，高校檔案管理工作也要緊跟時代的發(fā)展步伐，引入信息技術(shù)手段和方法，促進(jìn)高校檔案管理工作的信息化程度的提高。目前，在信息化背景下，我國高校檔案管理制度建設(shè)還存在一些問題，因此，研究者應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗，推進(jìn)高校檔案管理制度的信息化建設(shè)。

一、高校檔案管理制度信息化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏管理意識，管理觀念落后。目前，在高校中，領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)的負(fù)責(zé)人沒有充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，因此，在檔案管理信息化建設(shè)上發(fā)展比較緩慢。高校領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為這一項工作是由學(xué)校檔案部門進(jìn)行負(fù)責(zé)，因此，忽略了高校檔案管理工作。同時，高校檔案管理人員對高校檔案信息化建設(shè)的作用認(rèn)識不足，仍然按照傳統(tǒng)的檔案管理的方式和方法，堅持傳統(tǒng)的檔案管理觀念，從而影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）信息化建設(shè)基礎(chǔ)硬件設(shè)備比落后，缺乏資金投入。在信息化背景下，高校檔案管理需要借助計算機(jī)和有關(guān)軟件的支持，才能開展信息化檔案建設(shè)工作。因此，這就對計算機(jī)硬件、軟件以及人員的素質(zhì)提出了較高的要求。但是，這項工作是一個系統(tǒng)性、長期性的項目，比如要不斷進(jìn)行資金的投入，從而用來支持高校檔案管理建設(shè)。但是，用于高校建設(shè)的經(jīng)費有限，高校大多重視對教學(xué)、科研的投入，相對忽視檔案管理信息化建設(shè)的資金，從而不能持續(xù)支持檔案管理工作的開展。所以，基礎(chǔ)硬件設(shè)備和軟件也比較落后。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全隱患。隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，為學(xué)校提供了更多發(fā)展的契機(jī)，計算機(jī)技術(shù)為檔案管理工作提供了極大的便利，但是也加大了檔案管理的難度，給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)具有開放性、包容性。因此，要求公開信息資源，實現(xiàn)資源的共享，而另一方面，也需要保護(hù)一些人的隱私，防止被侵害。但是，目前越來越多的信息安全事件也逐漸增加，在高校檔案管理的信息中，可能包含著重要的機(jī)密，影響著學(xué)校的發(fā)展。因此，若發(fā)生信息泄露的情況，將會嚴(yán)重?fù)p害學(xué)校的發(fā)展。

（四）工作量大，效率低下。高校檔案管理工作的任務(wù)比較繁重，很多檔案都是紙質(zhì)的檔案，在進(jìn)行分類和校對時，往往需要耗費大量的人力、物力，而且花費的時間比較長，在管理時效率不高。

二、信息化背景下加強(qiáng)高校檔案管理制度的對策

（一）高校檔案管理模式的優(yōu)化。高校檔案的管理模式可以分為兩種，一是納入管理模式，二是非納入管理模式。納入管理模式主要是在本校檔案館中實現(xiàn)對檔案的管理。非納入管理模式具有多種不同的表現(xiàn)形式，由于檔案管理的類別不同，因此，管理模式也不同。比如，人事部門負(fù)責(zé)管理高校的人事檔案，教務(wù)處負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案。在對檔案進(jìn)行管理時，檔案管理人員要進(jìn)行合理的分工，實現(xiàn)檔案信息資源的有利共享，提高檔案的使用率。

（二）充分認(rèn)識到高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性。在信息化背景下，高校領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員要強(qiáng)化對高校檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，充分認(rèn)識到其建設(shè)的重要性。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理的理念，加強(qiáng)檔案管理人員的信息化建設(shè)的意識，提高他們的自覺意識，使他們不斷學(xué)習(xí)，以便可以更好地開展檔案管理工作。

（三）加大檔案管理信息化建設(shè)資金投入。在高校檔案管理制度信息化建設(shè)中，需要計算機(jī)硬件設(shè)備和軟件的支持，因此，高校要加大資金的投入，完善相關(guān)的硬件和軟件設(shè)備。同時，高校還要重視加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們接受新的信息管理的理念，促進(jìn)他們的整體素質(zhì)的提高。

（四）完善檔案管理的信息安全措施。高校檔案具有一定的機(jī)密性，其包括了很多重要的機(jī)密信息，關(guān)系到高校的發(fā)展，因此，要加強(qiáng)對檔案信息的安全管理。所以，高校可以按照保密性劃分不同的等級，然后，可以設(shè)置一定的權(quán)限，只有確認(rèn)身份安全之后，才允許獲得訪問權(quán)限。同時，要制定嚴(yán)格的管理流程，促進(jìn)檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并且要采取有效的監(jiān)控手段等，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性。

三、結(jié)語

在信息化建設(shè)中，高校檔案管理工作是其中一項重要的工作，也可以促進(jìn)教學(xué)、科研活動的展開。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理人員要重視檔案制度建設(shè)的重要性，優(yōu)化高校檔案管理模式，充分認(rèn)識到高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加大檔案管理信息化建設(shè)資金投入，完善檔案管理的信息安全措施，有利于推進(jìn)高校檔案管理的發(fā)展。

[1]徐長忠,李慧鵬,羅獻(xiàn)習(xí).試論信息化背景下高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策[J].中國校外教育,2015(12):11.

[2]李鐵衡.信息化背景下高校財務(wù)檔案管理對策研究[J].中國管理信息化,2013(06):25-26.

[3]解詠晉.教育信息化時代下高校檔案信息化管理建設(shè)研究[J].知識經(jīng)濟(jì),2016(04):154-155.